信息时代的人力资源管理-

信息时代的人力资源管理-eHR[摘要]伴随着互联网和信息技术的日益成熟,人力资源管理信息系统已由一种简单的薪资计算工具逐渐演变为人力资源管理信息化的全面解决方案。本文着重介绍了人力资源管理的e化历程、e化的含义、eHR的典型模型,并就我国企业人力资源管理信息化的发展现状及其问题进行分析。[关键词]信息化人力资源管理人力资源管理信息系统随着经济全球化的浪潮乘信息技术尤其是Internet之势汹涌而来,企业的经营环境在知识经济时代正迅速发生着变化,这种变化已经推动了众多企业进行以信息技术为支撑的业务流程改进、业务流程再造甚至业务模式再造,其中又以借助信息技术提升人力资源管理的eHR项目尤为引人关注。一、人力资源管理的e化历程在国际上,人力资源管理的e化历程可以追溯到20世纪60年代末期。第一代的人力资源管理信息系统支持的用户非常少,只是一种自动计算薪酬的工具,既不包含非财务的信息,也不包含薪资的历史信息,几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。第二代的人力资源管理信息系统出现于20世纪70年代末,对非财务的人力资源信息和薪资的历史信息都给予了考虑,其报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大的改善。但未能系统地考虑人力资源的需求和理念,而且其非财务的人力资源信息也不够系统和全面。人力资源管理信息系统的革命性变革出现在20世纪80年代末。最初的人力资源信息系统HRIS(humanresourceinfor2mationsystem),着重于对人力资源信息的采集、维护等功能,主要表现在系统中的模块大多是人事信息管理模块、考勤模块、薪资计算模块、福利管理模块。随着人力资源管理的逐渐深入,企业对系统的要求不仅局限于信息的采集、更新和维护,而是要进一步对相关数据进行挖掘,依靠各类模型和工具,提供优化的管理流程、智能的分析、战略的决策参考等,于是真正意义上的人力资源管理信息系统HRMS(HumanResourceManagementSystem)应运而生,与此同时,系统中还增加了许多全新的模块,如培训模块、绩效管理模块、招聘模块等。随着互联网和信息技术的日益成熟,人力资源管理信息系统随着信息流的延伸或改变而突破了封闭的模式延伸到企业内外的各个角落,使得企业各级管理者及普通员工也能参与到人力资源管理活动中,并与企业外部建立起各种联系(网络招聘),即eHR(e-HumanResource),作为人力资源管理信息化的全面解决方案,基本上是由人力资源部的人力资源管理信息系统HRMS和面向企业不同角色(高层管理者、直线经理、普通员工、人力资源管理者)的网络自助服务系统(self-service)两大部分组成,是对HRMS在技术上(基于internetöintranet技术)与理念上(建立在全面人力资源管理,强调全员共同参与)的延伸。[1]互联网技术的运用,可有效帮助组织降低人事成本、提高其人力资源管理的效率。据一些研究统计,人事部大约有70%的时间是花在行政职能上,而花费在每个员工身上的行政费用每年大约是1700美元。在这其中,人力资源工作主要通过纸面工作方式进行大约要耗费20-30美元,若采用电话方式大约是2-4美元,但如果通过互联网进行的话,企业大约只需要5-10美分。[2]二、何谓eHR所谓eHR,即电子化人力资源管理,是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式,通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享,达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。[3]通俗地说,就是人力资源管理信息化或自动化。随着互联网、电子商务理念与实践的发展,目前所说的“eHR”包含了“电子商务”、“互联网”、“人力资源业务流程优化”、“以客户为导向”、“全面人力资源管理”等核心思想在内的新型人力资源管理模式:它利用各种IT手段和技术,比如互联网、呼叫中心、考勤机、多媒体、各种终端设备等,包括了一些核心的人力资源管理业务功能,比如招聘、薪酬管理、培训、绩效管理等。其使用者除了一般的人力资源管理者,普通员工、直线经理及高层管理者都将与eHR的基础平台发生相应权限的互动关系。eHR的“e”体现以下三个方面的含义:首先,“e”把有关人力资源的分散信息集中并进行分析,优化人力资源管理的流程,实现人力资源管理全面自动化,与企业内部其他系统,如财务等进行匹配。由此,企业管理者可以迅速、准确地获得有关人员的信息,可以使高层管理者和部门经理明了企业人员状况、人才需求标准,这对于企业经营决策和人才招募具有重要意义,与此同时,增强各部门之间的交流,使企业的业务流程衔接自然而又清晰,提高工作效率,节省费用。其次,企业的人力管理者能够有效利用外界的资源,并与之进行交易,比如获得人才网站、高级人才调查公司、薪酬咨询公司、福利设计公司、劳动事务代理公司、人才评价公司、培训公司等人力资源服务提供商的电子商务服务。第三,实现企业内部自助服务,让各层人员参与企业的人力资源管理,充分达到互动和人文管理。员工通过自助服务,可以很方便地获得有关自己的考勤、薪资、培训记录等信息,并可以自己来维护这些信息,还可以实现在线报销、在线申请休假、在线查询等工作。这种透明、简便易查的信息获取方式将赢得员工对人力资源服务和企业管理的满意度的提升。据调查,2000年初,美国爱立信公司实施了员工自助服务系统,第一年就节省了超过100万美元的开支。克里斯·冈瑟尔(ChrisGonser),爱立信人力资源和员工福利主管表示:“我们并非仅仅在削减成本,我们已较以往更有效率、更快捷、更具组织性;我们的优异服务有助于吸引和招募人才;我们提供的信息更加精确,各方的赞誉不绝于耳。”[4]总之,eHR将先进的技术力量运用于人力资源管理,为企业建立人力资源服务的网络系统。一方面,eHR可以“Dothingsbetter”,它可以缩短管理周期,减少HR工作流程的重复操作,使工作流程自动化,使最终用户(员工)自主选择HR信息和服务,加速实现事务性工作和日常服务的外包。另一方面,eHR可以“Dobetterthings”,它可以使HR部门从提供简单的HR信息转变为提供HR知识和解决方案,可以随时随地向管理层提供决策支持,可以向HR专家提供分析工具和建议,可以建立支持HR部门积累知识和管理经验的体系。正如Peoplesoft公司亚太区的HRMS策略经理布莱恩特所言,eHR中的e实际上意味着更强功能(enabling)、更有能力(empowering)和HR功能的扩展(extending)。[5]因此,eHR不仅只是技术以及工作方式的改进,更是人力资源管理理念的革新。它代表着一种全新的工作方法和思维模式,是促进变革的工具。三、eHR的典型模型人力资源管理的业务范围非常广泛,涉及招聘、培训、绩效考核、薪资福利、员工管理、企业文化建设以及员工职业生涯计划等等,而eHR利用人力资源管理软件和网络(InternetöIn2tranet)则可以对人力资源管理进行改进和革新。作为一个系统的工程,为保证eHR的顺利实施,需要整合企业内部、外部的各种资源。一个典型的eHR模型一般包括以下组成部分:(一)对企业内部资源的要求1、eHR准备(1)eHR实施规划企业须首先确定自身实施eHR的规划,它决定着eHR能否适合企业的实际需要,并对下一步工作的开展起指导作用。在进行规划时,要根据企业的情况决定企业通过实施eHR要达到的目标,是仅仅为了减少HR部门的日常行政事务工作,还是要建立系统的HR服务模型;确定实施的广度和深度;拟定eHR实施的步骤;分析企业现有的硬件和软件是否符合需要,如何改进等。(2)硬件支持要保证eHR项目的顺利实施并发挥其功能,企业必须具备完整的系统运行环境,比如服务器、硬件设备、IT支持、数据库管理等等。企业要根据现有硬件条件与实施eHR所需硬件的差距,调整硬件的配置。(3)网络支持eHR通过网络使企业内部各个部门的管理者、经理、员工能够及时充分地进行信息沟通和交流,提高企业内部信息的利用效率和反应速度。因此,理想的情况是员工都拥有实现联网支持的电脑和相应的软件。如果不是每一位员工都具备这种条件,则要考虑如何创造条件使员工享受到该服务,如在企业的公共场所设置多媒体终端。2、按需选择HR功能服务企业实施eHR的目的就是为了处理人力资源管理的业务,因此,企业应根据自身实际选择eHR需要实现的HR功能服务,比如薪酬福利管理、绩效管理、招聘管理、培训管理和相关自助服务。如员工通过eHR系统的自助服务,可以自己完成一系列的HR业务,比如员工个人资料修改、申请培训、评估打分、请假及主管的批准等等。3、不同员工的服务界面eHR系统为企业内部不同性质的员工提供不同的服务界面和工具,直线经理的界面一般包含本部门员工的信息,而基层员工则只能在自己的界面上了解有关个人的信息,人力资源管理者的界面显示的则是企业全体员工的信息,并可以进行大量的HR业务操作。同时,员工、直线经理和人力资源管理者分别拥有各自需要使用的各种工具,用以进行相应的业务操作。(二)外部服务机构的支持优化人力资源管理信息系统不仅要考虑企业内部的资源,同时还必须充分利用、整合企业外部的各种资源。现代社会的一个明显的特征就是专业化的分工合作,一个企业不可能也没有必要具备所有的资源,尤其是对于众多规模不是很大的企业来讲,更是如此。因此,实施eHR必定获得外部机构的支持,比如从事HR咨询(组织结构设计、HR业务流程设计等)的人力资源顾问公司、为企业提供各种外包服务(如薪酬福利外包服务)的社会机构、企业实施eHR的核心软件的供应商(信息技术供应商)等等。以招聘管理为例,eHR系统将会实现与主流招聘网站的链接(如51job,chinaHR等等),通过在招聘网站发布招聘信息,应聘者投递简历,这些简历就会自动发送到企业的eHR系统,然后通过过滤、选择找出企业需要的候选人进行面试,大大提高招聘的效率。候选人成为正式员工后,简历中相关的数据就会自动进入eHR系统中的相关模块。四、eHR在我国企业中的应用(一)HR的e化浪潮管理大师杜拉克在《新时代、新组织》中指出:“未来的企业将是一个大部分由专业人员组成的知识型组织,必然会走向以信息为导向的组织结构。”[7]促成这种趋势的主要力量,除了劳动人口结构的改变以及经济需求导致的变革外,信息技术的快速发展是最大的推动力之一。信息技术的日新月异,使得知识的范围、形式、规模、获取、存储以及传送都发生了巨大变化。知识正日益取代物质资源,成为决定企业命运的关键性资源。因而,市场竞争的焦点必然从资金、产品等物化资源的竞争转为智力资源,即人才的竞争,对人的管理,尤其是知识型人才的管理将成为企业生存与永续发展的关键。如何建立有效、健康的机制去保证、支持对人才的管理和发展。这不仅是现代企业所面临的棘手问题,更是企业持续发展必须从根本上解决的问题。因而,我们必须借助一定的力量帮助组织顺利渡过这个关卡。而这股力量的来源正是无所不在的信息技术,在人力资源管理领域,我们称之为eHR浪潮。1、目前人力资源管理信息系统的使用据华信惠悦的该调查报告显示,受访的大中国区289家企业中,有42%的受访企业已经采用了人力资源管理信息系统(包括独立或整合的人力资源管理信息系统),32%的受访企业正在着手该系统的规划开发,只有约四分之一的受访企业没有应用任何人力资源软件系统。与2002年相比,2003年应用最多的人力资源技术仍是薪资发放流程处理ö工资单信息(78%)、人事行政管理(76%)及出勤管理(66%),这些均属于员工基本信息资料维护或交易性行政业务操作处理的功能。诚然,建立一个准确的员工信息数据库,是大部分企业发展较高层次人力资源管理职能的先决条件,但是,企业亦应开始计划,将人力资源技术由一般交易性业务操作处理转向策略性功能。2、未来人力资源管理信息系统发展趋势绝大多数受访企业认为科技对于未来人力资源管理是非常重要的(79%完全赞同,20%基本赞同),人力资源管理科技变革的浪潮,将向着更高层次的策略性领域推进。预计随着企业对员工及管理层的人力资源信息的实时性和准