如何实施人力资源管理系统

如何实施人力资源管理系统要通过人力资源管理系统提高企业管理水平，只选取一个适合本企业特点的软件是远远不够的。人力资源管理软件通常只是一个通用的系统框架，提供诸如报表生成、查询、宏等辅助工具来协助使用者工作。作为一种通用的系统，它适用于多种行业和企业的需要，能够处理各种各样的，包括规范或不规范、普遍存在或特殊、相对简单或错综复杂的情景。因此，实施中根据企业实际情况和企业所在地的政策法规，给这个骨架里添血添肉就非常重要。毫不夸张地说，项目成功与否的关键就在于这种被称为实施过程添血添肉的工作。由于人力资源管理系统管理的是所有与人相关的数据，信息量大，变化频繁，内部关联性较弱，数据的采集、确认、更新和检查都比较困难，而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关，特别是工资计算不能有任何错误，因此，实施工作尤为繁琐和困难，其难度和工作量远远大于一般人的预计。为了最大限度地提高企业的人力资源管理水平，成功地实施人力资源管理系统，需要特别注意以下７点：一、主要领导的理解和全力支持人力资源管理系统的实施不只是人事部门或计算机部门的事。为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业内各个部门和全体员工的积极配合。同时，采用人力资源管理软件，需要在充分回顾企业政策的基础上，根据先进的人力资源管理理念，从程序到操作进行全面改进。所有这些工作，如没有企业决策层的参与是很难实现的。二、培训通过培训转变人们、特别是中高层领导的思维方式和行为方式，让他们学会并习惯于通过系统来进行科学的管理，而不是决策凭感觉，分析凭经验。不光要明白采用人力资源管理系统的好处，更重要的是要了解系统功能和系统的运行方式，学习软件系统中蕴涵的先进理念，主动积极地反思现行的体系，探讨改进的方案。三、改进企业的相关制度和信息结构由于历史的原因和条件的局限，很多企业现行的相关制度、人事相关信息的组成和报表不尽合理和科学。而实施人力资源管理系统正是一个非常好的契机来回顾本企业不合理、不科学或不符合国家相关法律和规章的地方，重新合理地组织人事相关信息和报表，从而减少企业运行的潜在风险，将人力资源部员工的工作放在刀刃上。因此，实施人力资源软件不应只是单纯地将现行的制度和报表计算机化，而是应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，去掉不合理的成分，将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。四、明确项目的实施目标在项目的初期，应该明确整个项目的实施计划和目标，需要采集的数据，需要保留的历史信息，现有数据如何规范化以及项目实施的时间和进度安排等等。五、组织精悍的项目实施小组项目实施小组人员的组成应包括企业管理人员，人事、薪资、计算机专业人员，他们将负责整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查，提供相关建议，培训其他人员，建立系统和检查各部门的运行程序。项目实施小组应明确每个小组成员的工作职责。他们也将是该企业运行人力资源管理系统的主要骨干和技术支持。六、测试软件功能项目实施小组在明确实施目标和进度后，要根据实施目标全面测试购买的软件系统，争取在３个月内将软件系统９５％的错误解决掉。由于人力资源管理系统需要处理的信息关系非常复杂，各企业的需求也不尽相同，再加上软件的商品化程度远不如已经运行多年的成熟软件产品，存在的错误较多。如果不在项目实施的初期解决这些问题，随着问题的不断暴露，不仅会浪费大量的人力，更严重的是会使人们失去信心，严重影响工作的进展。七、建立科学的程序性文件人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁，采集和确认困难而且无内联关系。采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。这两者之间的矛盾会因为新系统的投入运行而变得越来越突出。新系统在运行后无疑会迫使一部分员工改变已经熟悉了的工作方法和习惯，学习包括计算机知识在内的新知识、新方法、新程序，一部分人的利益也许会受到影响。在系统的实施过程中，很多企业由于有关人员素质较低、工作责任心不强，加上某些管理人员的随意指挥，会造成系统的实施和运行事倍功半，而且降低了系统的功效。所以，除加强培训外，建立必要的科学的程序性文件，做到有章可循，减少和杜绝各种特例情形，才能为人力资源管理系统的实施和正常运行提供有效保证。