新形势下做好石油企业人事档案工作的思考

1新形势下做好石油企业人事档案工作的思考人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，并经组织审查或认可的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格、图像、照片及其他各种形式的原始纪录。人事档案工作是运用科学的原则与方法管理人事档案和提供档案信息，为人事工作和现代化建设服务。人事档案工作内容归纳起来有两个方面：一个是人事档案管理，另一个是人事档案业务研究和业务指导。人事档案管理主要包括以下七个内容：人事档案材料的收集和补充；人事档案材料的鉴别；人事档案的整理；人事档案的保管；人事档案的登记；人事档案的转递；人事档案的利用。近年来，随着石油企业的快速发展，人事制度改革的不断深化，以及干部聘任制的实施，企业人事档案工作的范畴不断扩大，工作量成倍增加，档案利用率更是明显提高，新形势下的组织人事工作也对人事档案管理提出了更高的要求。因此，加强新时期的石油企业人事档案工作，使其不断向科学化、制度化、规范化和高效化迈进，更好地服务组织人事工作、服务企业发展，是我们面临的重要课题。本文试从人事档案在石油企业中的地位、作用及重要性入手，对人事档案工作中存在的问题及其产生的原因进行探讨分析，提出加强石油企业人事档案工作的对策。2一、人事档案在石油企业中的地位、作用及重要性人事档案工作在市场经济建设中具有自身价值与功能。人事档案是由确凿的原始档案材料和历史证件构成，记述和反映了该档案人的个人经历、德才表现以及成长轨迹，在石油工业建设中也具有举足轻重的地位和作用。主要表现在：1、是考察和了解人才的重要依据。2、是落实待遇、澄清个人问题的重要凭证。3、是开发人才、使用人才，进行人才预测及制定人才计划的重要手段。4、是关系到民生及社会保险工作的重要保障。5、是大中专学生走向社会必备的通行证之一。6、是自费出国寻找新发展途径人员的有效证明。7、是进行科学研究，特别是历史研究的宝贵史料。8、是进行爱国主义宣传教育的真实素材。二、人事档案工作中存在的问题及其产生的原因近年来，在各级领导的重视、支持下，各单位认真开展了人事档案目标管理和审核工作，使人事档案工作水平有了明显提高。但我们还应该看到，目前人事档案工作的现状与新时期人事工作的需要相比，还有一定的差距，主要存在以下问题：1、档案意识的宣传和树立工作仍显滞后，在实践中从职工到业务部门普遍存在注重多干，不注重收存，使应该归档的材料范围、材料数量、材料质量受到一定影响。32、个别单位把人事档案岗位作为缩编减员的对象，专职人员配备不足，兼职人员身兼数职，无法以主要精力从事人事档案工作，工作效率、管理水平难以提高。3、有的单位人事档案需要资金投入，改善档案管理基础设施时，就会提出种种困难，表示爱莫能助，使档案工作无法按有关政策规定，进行科学化、正规化管理。4、部分人事档案工作人员对“自我”认识不清，找不到成就感，不安心档案工作，不思进取，工作能力偏低。上述问题产生的原因很多，我认为主要有以下四个方面：1．对人事档案工作的价值特点和科学性认识不清，导致人事档案工作在企业中无“位”。人事档案工作以服务组织人事工作的需要，作为存在的价值和发展的条件，其工作特点有明显的从属性和服务性及工作成果的间接性，一般不能直观地看到工作成果，其价值很难用量化加以计算。保存档案是一门科学，为了长期、安全保存档案，国家根据社会、自然界的客观规律，对保管档案的客观条件有严格的规定、科学的管理方法和工作程序。而有些领导者对人事档案工作的价值特点和管理的科学性认识不清，或者只看到它的服务性，而没有看到它的科学性，就必然将人事档案工作放在了无足轻重的地位。当人事档案工作需要人、财、物的投入时，就犹豫傍惶，缺乏大度胆识，更谈不上对人事档案工作加强领导和督促提高。人事档案工作未能列入企业管理者的议事日程，在企业管理中没4有必要的地位，是造成人事档案工作薄弱的根本原因之一。2．人事档案工作的管理、考核、监督机制尚未完全建立，导致科学管理得不到很好地落实。人事档案工作的规律有两个特点：第一，投入的直接性和成果的间接性，导致这项工作容易被忽视；第二，人事档案工作开始于有关部门有关工作完成之后，收集有关材料归档，与有关部门有着千丝万缕的联系，决定了工作的难度。要做好人事档案工作，需要多方面的积极支持与配合，并要有具体的管理、考核办法。例如，人事档案管理工作不达标怎么办？怎样考核主管领导的工作？再如，应归档的材料未能按规定归档，由哪个部门检查、监督等等。没有一套管理、考核、监督机制，这是造成人事档案工作薄弱的又一原因。3．人事档案工作管理观念的偏颇，导致人事档案工作缺乏发展动力。多年来，我们各级领导习惯于把勤勤恳恳、政治可靠、为人正派、默默奉献当作人事档案工作人员的崇高职业道德。这固然没错，但若片面地强调工作态度多，忽视宣传工作成就和服务效益，就会给人造成一种印象，人事档案工作不过是简单的重复机械性的劳动，不需要什么文化水平和工作能力，更谈不上管理的科学性和技术性。由于管理观念的偏颇，有些贪图安逸的人则不思进取，把其作为养尊处优的休养所。因此，对于文化素质较高，有志于从事人事档案工作的同志，则是一种讽刺和打击，他们的5辛勤劳动得不到承认，自尊受挫，影响了工作的积极性，甚至导致人才流失，其最终结果就是人事档案工作队伍素质提高不快，缺乏发展动力。4．人事档案工作人员文化业务素质偏低，影响了人事档案工作的质量和效率，无“为”导致无位。人事档案工作始终贯穿着一定的科学性、知识性。如对材料的收集、鉴别，有很强的原则性和一定的规律性，整理、保护档案有一定的方法和技术，管理、利用档案有质量和效率的高低等等。它需要人事档案工作人员具备相当的文化素质、一定的人事档案专业管理知识和组织人事工作业务知识、较高的政策水平和娴熟的业务能力，特别是新时期人才资源的开发使用，对人事档案工作提出了更高的要求，人事档案工作人员必须熟练掌握现代化的管理手段。但从目前人事档案管理机制和工作人员的素质来看，还远远不能适应这一要求，人事档案的使用价值还很有限，一定程度上影响了人事档案工作的发展。有“为”才能有“位”，无“为”哪能有“位”？这也是造成人事档案管理工作薄弱的原因之一。三、加强石油企业人事档案工作的对策1．加强宣传教育力度，提高档案意识，树立人事档案工作服务于企业发展的新观念。在社会主义市场经济条件下，企业的竞争，就是人才的竞争，人才需要引进，但更需要企业自身的培养和选拔。要培养、选拔一批大有作为，能够担当重任的高级专业人才，真正做到选贤举6能，知人善任，避免失误，就必须对干部进行历史地全面地了解。在考察干部现实表现的同时，还需要借助于人事档案了解干部在各个时期的表现和业绩，历史地、全面地看待干部。人事档案工作起着基础和联系点的重要作用，人事档案管理工作的水平将直接影响组织人事工作的质量和效率。而对人事档案的这一重要作用的认识，关键在于企业的各级领导干部，所以要对企业的各级领导干部加强人事档案重要性和科学性的宣传教育，使领导者增强档案意识，充分认识人事档案工作是具有一定科学性、技术性的事业，以科学的态度重视人事档案管理工作，并把这项工作列入议事日程，关心人事档案的建设和信息利用，及时了解并专门研究人事档案工作情况，提出任务和要求，并给予人、财、物的支持和保证。2．以执法的严肃性，建立健全人事档案工作管理机制。中共中央组织部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》和原劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》，都是在国家档案法支持下的人事档案专业法规，企业应以执法的严肃性，去认识和加强对两个专业法规的贯彻执行。同时要在企业内部建立相应的人事档案管理机制，把人事档案管理工作纳入企业管理的范畴，理顺工作关系，明确分管领导，制定人事档案工作的长远目标和近期工作计划，定期检查、考核和总结人事档案工作，推动工作不断进步和提高。人事档案管理现状，一定程度反映了一个单位组织人事部门基础工作的管理水平。因此，应7把对人事档案工作的管理，列入对领导干部德、能、勤、绩考核的范围，以促进领导干部对人事档案工作的重视。人事档案工作的特点决定了要做好人事档案工作，必须有多方面的支持和配合。所以，必须制定一套可操作的管理、考核、监督、支持办法，去规范、约束材料形成部门、主管责任人、档案工作部门等有关部门和有关人员的工作行为，通过管理机制的合理有效运行来保证人事档案工作的顺利进行和管理水平的提高。3．以服务为宗旨，积极探索、开拓新形势下人事档案利用的新途径、新方法，提高人事档案工作效率和质量。人事档案的提供利用工作，是人事档案工作的根本任务。人事档案工作只有以生产建设为中心，适应改革和发展的需要，强化利用功能，提高工作效率，才能显示自身价值，赢得企业的承认，才能真正提高自身的地位，并获得自身的发展。因此人事档案工作者要开拓新形势下人事档案利用工作的新方法、新思路，在提供利用和科学管理方面要有新的突破。人事档案是个人的工作阅历、思想品德、业务能力、功与过的真实记录，是一种人才信息，随着科技的不断进步，人才的使用需要人事档案能更及时、更全面地反映干部全方位的信息，因此应加强人事档案材料的收集工作，不断地充实档案内容，提高档案使用价值。在人事档案利用方面，应当充分运用人力资源管理系统，提高工作效率和质量，把死材料变为活信息，使人事档案工作实现形式多样化，手段科学化，服务高效化，提高人事档案工作效率和质量。84．提高素质，改善结构，加强人事档案工作队伍建设。加强人事档案工作队伍建设，是推进人事档案事业发展，提高人事档案工作水平的关键。面对人事档案工作任务日趋艰巨的新形势，必须注重改善人事档案工作队伍结构，下功夫、花气力把人事档案工作队伍建设成革命化、知识化、专业化、年轻化的工作团队。一方面要对人事档案工作人员加强教育培训，采取岗前培训与岗位自学相结合、举办培训班与分期分批集中轮训相结合、送外培训与内部培训相结合等多种形式，提高他们的思想政治素质和业务能力，为他们提供各种业务学习、交流和实践的机会，使他们开拓视野，更新知识，增长才干，既熟悉本职业务，又懂相关专业技术，并具备开发人事档案信息的专门技能，培养分析、研究、综合处理的能力，为组织人事管理工作提供优质的服务。另一方面，也要抓紧人事档案管理人员的选配和补充，要把那些思想政治素质高，热爱人事档案工作，具有一定文化专业水平，精力充沛的年轻同志，尽快充实到这个工作岗位上来，以适应新形势发展的需要。总之，加强石油企业人事档案工作，提高科学管理水平，是一项系统工程，不仅需要企业领导的高度重视与大力支持，需要企业内部各部门之间的相互配合，更需要人事档案工作人员自身努力和不断研究、探索，只有这样才能从根本上不断提高企业人事档案工作水平。