高校人事档案管理模式改革刍议

2006年第3期第1页共4页高校人事档案管理模式改革刍议赵黎英（浙江广厦建设职业技术学院综合档案室,浙江东阳322100）搞要：高校人事档案管理，究竟该走纳入管理模式还是非纳入管理模式之路，是很长一段时间以来档案学界都在积极探讨的问题。随着现代化程度的提高和人们对档案工作认识的不断加深，档案作为一种资源已被越来越多的人所认同。因此，如何加强对高校人事档案管理改革，提高档案资源利用率，是亟待研究并加以解决的问题。我们从高校人事档案管理该用何种模式入手，对高校人事档案管理工作作些粗略的探讨。关键词：高校人事档案管理模式现状理性思考PreliminaryDiscussiononPersonnelRecordManagementModeReformatCollegesanduniversitiesZhaoLiying(ComprehensiveArchivesOffice,GuangshaCollegeofAppliedConstructionTechnology,Dongyang322100,Zhejiang)Abstract:It’salongtimeforexpertstoexplorewhetherpersonnelrecordmanagementbringsintomanagementmodeornotatcollegesanduniversities.Withtheimprovedmodernizationandthedeeplyunderstanding,archiveshasbeenidentifiedwithmoreandmorepeopleasakindofrecourse.Soit’surgenttoresolvehowtoenhancethereformofpersonnelrecordmanagementandhowtomakefulluseofthearchivesrecourse.Ithasapreliminarydiscussiononpersonnelrecordmanagementfromwhichmodeitshouldadoptatcollegesanduniversities.Keywords:collegesanduniversities;personnelrecord;managementmode;currentsituation;thought1高校人事档案管理模式现状1.1当前高校人事档案管理模式的分类所谓“模式”，即“某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式。”[1]尽管高校人事档案的构成并不算太复杂，只有干部档案、工人档案和学生档案等三个基本类别，但其管理模式却尚待作深入研究。采用不同的管理模式，就会产生不同的管理效果。按照人事档案是否与高校其它十大类档案一并纳入综合管理范围来分，高校人事档案管理模式有纳入管理模式与非纳入管理模式；按照人事档案与高校十大类档案及人事档案各类别集中管理程度来分，高校人事档案管理模式有集中管理模式、相对集中管理模式和分散管理模式。纳入管理模式即将高校人事档案中的全部类别或部分类别划归给本校档案馆(室)，由本校档案部门实行档案业务管理，档案行政管理仍归各有关部门。纳入管理模式可称作集中管理模式，其实质是人事档案实体和人事档案信息的集中统一管理。非纳入管理模式的表现比较复杂，各种类别的人事档案在不同高校的管理模式不尽相同。例如，按照高校人事档案归口管理部门的不同，干部档案有组织部门管理模式、人事部门管理模式及地方人才中心代管模式；工人档案有人事部门管理模式、产业实体部门管理模式及地方劳动部门代管模式；学生档案有教务部门管理模式、学生部门管理模式及系(院)管理模式。非纳入管理模式又可分为相对集中管理模式和分散管理模式，实质都是人事档案实体和人事档案信息的分散管理。高校人事档案管理模式按照不同的分类标准分就会有不同的分类结2006年第3期第2页共4页果，高校人事档案管理模式不仅具有多样性、复杂性，而且具有很强的可研性。因此，积极探讨其管理模式改革，选择适合于自己院校的管理模式，对提高其档案利用率有其重要的意义。1.2档案学界对当前高校人事档案管理模式改革褒贬不一在高校档案管理体制改革过程中，一些高校将本来隶属于组织人事部门、学生管理部门、教学系(院)、教务管理部门、产业管理部门的教职工档案、学生档案移交高校档案部门管理，将人事档案纳入高校档案综合管理范围，实行由高校档案部门集中统一管理本校绝大部分档案的模式，即改非纳入管理模式为纳入管理模式，改分散管理模式、相对集中管理模式为集中管理模式。对此，当前档案学界褒贬不一。早在1991年，董德臻就提出“人事档案应纳入高校档案综合管理”[2]的观点。在当时，这无疑是高校档案学理论研究中的一种创新。遗憾的是，在当时这一观点并没有引起人们足够的重视，没有引起理论上的争鸣。当前，随着高校管理体制改革的不断深化及其对高校档案体制的碰撞，高校档案界才就上述问题重新展开探讨。陈蓉辉认为，高校人事档案纳入综合管理有其优越性和可行性,“如果把文书档案和科技档案综合管理作为高校档案管理改革的第一次飞跃，那么，把人事档案和专业技术人员业务档案纳入综合管理的范畴，就实现了高校档案管理改革的第二次飞跃。”[3]他对高校人事档案纳入综合管理持肯定态度，且评价较高。但是，苏平、常灵芝、林晓金三者对上述观点则提出了不同看法。他们在肯定建立档案馆的高校，人事档案由人事部门移交档案馆，实现了高校档案全部由档案部门综合管理的格局，是高校档案管理史上的一项改革的同时，也对规模不大，仅成立了综合档案室的高校把人事档案移交档案室管理的做法提出了质疑。他们认为，处于动态的人事档案应由人事部门管理，“死亡人员人事档案可移交档案室管理。也有人认为，仅就人事档案中的干部档案而言，１９９１年４月中共中央组织部、国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》已有明确规定，干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导；问题在于高校档案部门，无论是档案馆还是综合档案室，既非档案行政管理部门，更非干部主管部门，管理干部档案无疑是违反有关规定的，所以，高校档案部门管理人事档案是不合适的。上述可见，对当前高校人事档案管理问题，至少持有以下三种不同观点：其一，人事档案纳入高校档案综合管理具有优越性和可行性；其二，人事档案纳入高校档案综合管理在规模较大且设置了档案馆的高校可行，在规模较小仅设置有综合档案室的高校未必可行；其三，人事档案纳入高校档案综合管理有违《干部档案工作条例》，人事档案不宜归口到高校档案部门管理。这些观点，基本上反映了当前档案界对高校人事档案管理模式及其改革的实际，有较强的代表性，有一定的思想深度和理论见解。我们认为，高校人事档案管理采用何种管理模式必须因校制宜，以提高档案资源利用率和便于管理为依据作出正确的选择。2对当前高校人事档案管理模式改革的理性思考对高校人事档案管理模式现状及其改革引发的讨论，档案学界同仁一直在密切关注，积极支持对高校人事档案管理体制和管理模式改革的各种探索。有的档案期刊于同一期刊登两篇以上不同观点的文章，以引起人们的重视与思考。不过，认真研究一下这些文章，再对照对高校人事档案管理模式的实际，就会发现我们的理论研究在某种程度上同步于甚至落后于高校档案工作的实际，是对档案工作实践的一种简单的表述，甚至是事后的补充说明。高校人事档案管理模式改革的研究存在一定的滞后性。为此，有必要对其作进一步的理性分析与思考。2.1纳入管理模式优点浅识高校人事档案纳入管理模式同非纳入管理模式相比，其优点在于可精简机构和人员，充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备，有利于人事档案信息和其它档案信息资源共享。人事档案实施纳入管理后，就其材料收集的某些缺口和难点言，可直接从党群、行政、教学、科研等大类档案中查找到有关2006年第3期第3页共4页材料，经过简易加工，归入人事档案；档案部门在进行编研时，还可以使编研成果在广度和深度上得到强化。但是，这仅仅是一种可能，要使这种潜在的优越性转化为现实的优越性尚需付出努力。例如，要切实做好档案人员之间的科学分工和协作，要统筹安排档案库房，要做好人事档案平时的保密、安全和利用时的审批手续等等。只有这样，才能实现档案信息的增值，方便档案信息资源的互补和共享，有利于各类档案的保管和利用。可以这样说，高校人事档案纳入管理模式确实存在一些优点，但是，这些优点是有条件的，并非人事档案一纳入综合管理就能体现出这些优点的。２.2非纳入管理模式评价略析纳入管理模式有诸多优点，是不是说非纳入管理模式就一无是处？不是的。其理由有三：（1）尽管它在一定程度上不利于高校档案相互补充和增值，但只要处理好相关部门之间的关系，照样能够为应付日常工作提供便利。因此，有许多人认为，高校人事档案还是不纳入综合管理为好，多一事不如少一事。（2）虽然非纳入管理模式有可能导致高校人事档案与高校档案事业整体及人事档案内部各类别之间管理水平的不平衡，使有些实行人事档案非纳入管理模式的高校，由于人事档案管理缺乏必要的硬件，人员虽政治素质好，但业务水平低，管理水平明显不及其它类档案，但由于干部人事档案重要性特殊，受到的重视程度要普遍高于工人档案和学生档案，在投入上也多一些，管理水平还是相对高于工人档案和学生档案。（3）非纳入管理模式在一定时期内仍应存在下去。因为，纳入管理模式尚处于探索阶段，要受许多条件的限制，有许多理论问题还没有得到圆满解决；它在一些高校的试行虽然也取得一些成效，但是否在所有高校都可施行却还不得而知。因此，对非纳入管理模式无论是相对集中模式还是分散模式作一概否定为时尚早，需要由实践作进一步检验，也需要修改有关法规文件，因而，必然要有一个过程。2.3高校当前人事档案管理模式尚待优化通过上述分析，可以推断，高校人事档案纳入管理模式之集中管理模式和非纳入管理模式之相对集中管理模式、分散管理模式都将在一定时期内在不同高校并存下去，而不是谁取代谁的问题。一分为二地看，二者都存在一些弊端和不足，都有进一步优化的必要。只有这样，这些人事档案管理模式才能成为标准形式或标准样式，才会有推广的价值和意义。在高校人事档案管理模式优化的过程中，必须注意以下几个问题：（1）成立校(院)一级档案工作委员会，建立人事档案工作网络。这对优化人事档案管理模式至关重要。因为，高校人事档案管理模式，说到底是由各高校档案工作管理体制决定的。人事档案归口管理部门不同，管理体制和管理模式必然各异。成立档案工作委员会，建立人事档案工作网络，无论对采用纳入管理模式还是非纳入管理模式的高校，都可以及时处理随时可能出现的矛盾，解决纷繁而又复杂的问题。(2)在高校人事档案管理模式优化过程中，对纳入“综合管理”提法中“综合”一词要有正确理解。如果认为高校档案综合管理范围必须包括高校全部档案的话，那么，高校档案综合管理的难度无疑更大。高校档案综合管理应当有其相对性，有一个度，有一个循序渐进的过程。就高校人事档案纳入综合管理而言，也只能是部分人事档案，而非全部人事档案。例如，高校产业部门某些聘用的管理人员、工人的档案，还是以交由地方人才交流中心和地方劳动部门管理更为合适。再如，学生档案中的成教生档案，由成教处(院)管理无疑比档案部门管理更为合适。所以，一提高校人事档案纳入综合管理，就认为是将高校所有人事档案都纳入综合管理范围的想法是不切合实际的。(3)高校人事档案管理模式的确立与高校规模并无直接关系，与其是否设置档案馆也无必然联系，这是人事档案管理模式优化中必须注意之点之一。笔者认为，人事档案纳入管理模式与非纳入管理模式，对小规模的一般高校是否适用，对大规模的重点高校是否适用，关键是要看各高校档案工作的实际情况。在一些小规模高校，形成的十大类档案并不多，校方将部分人事档案也划归档案室管理，运行效果会非常好。而对于一些大规模高校，由于其形成的十大类档案数量较大，而档案存放场所和管理设备一时又难以得到改善，将人事档案纳