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****物业管理有限公司****管理处物业管理操作及培训手册行政人事部分册行政人事部操作分册1目录1.0序言………………………………………………………………………第2页2.0行政人事部工作职责……………………………………………………第3-6页3.0行政人事部管理制度……………………………………………………第7-41页4.0各类表格…………………………………………………………………第42-52页行政人事部操作分册21.0序言行政人事通过以下五个职能要素实施：1、确保:这是为了通过实现组织目标而募集与配置能力的过程，是行政人事管理中先行职能，其主要内容为：职务分析，行政人事计划，招募、考核、选拔与录用。2、开发：这是指开发所招募的人员品德智能，以提高组织绩效的工程，使人事管理中重要职能。其主要内容为：培训、开发、规划；职前培训、在职培训及脱产培训；职业生涯设计与开发。3、激励：这是为了员工对组织所作出的贡献而给予报酬的过程。而行政人事管理中的激励凝聚智能。其主要内容为：激励工作积极性；工作绩效评估；工作薪酬；福利措施。4、整合：这是使员工之间和睦相处、协调共事、取得外界认同的一个过程，是行政人事管理中的人际协调职能。其主要内容为：新来人员的职前教育与社会化；群体中人际关系之和谐；矛盾冲突的化解与调解。5、控制：这是对员工实施合理、公平的动态管理过程，是行政人事的控制、调整职能。因此，行政人事管理可以定义为：为了有效地达成组织的目标而进行的组织内行政人事的确保、开发、激励、整合、控制的活动的过程。行政人事部操作分册32.0行政人事部工作职责……………………………………………………第3-6页目录2.1部门工作职责2.2行政人事部经理的岗位职责2.3行政人事部助理的岗位职责2.4总经理秘书岗位职责2.5仓库保管员岗位职责行政人事部操作分册42.0行政人事部工作职责2.1部门工作职责1、行政人事部是管理处综合性的行政管理机构，直接对总经理负责，是管理处主管行政事务、人事调配、劳动工资、社会统筹等项工作的职能部门。2、管理处的重要文件，收集、整理有关资料，完成管理处发文的核稿、送审、打印和终校工作。3、经办管理处来往公文的收、发、传阅和催办。4、负责记录总经理办公会议等重要行政会议的内容，检查会议决议的落实情况。5、负责制订管理处各部门定编定员，办理员工的招聘、解聘、劳动力调配、行政奖励和处分及其他有关人事手续。6、负责员工的考勤，编制各类人事和劳动工资历报表，负责委托管理员工的人事档案。7、负责员工各项社会劳动保险统筹的办理。8、负责保障管理处行政、后勤的各项事务。2.2行政人事部经理的岗位职责1、在总经理的领导下，全面负责行政人事部的工作。2、贯彻执行党和政府关于劳动人事工作的方针、政策和规定，结合管理处的实际组织制定管理处的劳动人事规章制度并贯彻实施。3、管理处规划：制定行政人事部年度工作目标和实施计划，审定行政人事部职责范围内的各项管理制度，并负责检查督导。4、人员招聘：根据管理处的实际做好员工的招聘，做好人员的储备、录用等项工作，合理处理员工的辞职、辞退、开除等有关事项。5、薪酬管理：根据行业规范，市场调查，合理制定管理处员工薪金方案，并依据科学的方法在适当的时期进行调整。6、培训开发：积极为员工开展多种形式的培训，所有新员工均要做到上岗培训。7、绩效考核：定期对员工进行绩效考核。8、签发办公室文件和重要文件的起草和核稿，并对外来文件提出拟办意见。9、负责管理处员工的档案管理和社会保障的办理等项工作。10、完成职责范围内的各项工作。行政人事部操作分册52.3行政人事部助理的岗位职责1、协助经理做好部门的日常管理工作，完成经理交给的各项任务。2、协助部门经理做好各部门人员招聘和录用报到工作。3、负责收缴各类证件，做好人事存档工作。4、负责管理处内部各种规章制度的录入、核对、打印等工作。5、负责管理处各项行政日常事务工作，具体办理员工工作证、工作服的领用、保管、登记管理工作。6、负责管理处员工的就餐统计和定餐等后勤保障工作。7、负责行政人事部的印章管理，职责范围内的各项工作。2.4总经理秘书岗位职责1、经办管理处内、外文件的收发、传递工作，做到及时、无误，对所有的文件要详细编号、登记、分类及存档。2、做好总经理办公会议内容记录和整理工作，草拟会议纪要，并负责催办落实。3、遵守保密制度做好保密工作，认真处理多余和过期的文件、资料，不遗失，不乱堆放，不随意处理。4、做好管理处档案的收集、保管工作。5、负责管理处每月工作报告，做到按时、准确地报送。6、做好来信、来访工作，如实登记、分类、处理，及时向总经理和相关部门反馈。7、做好管理处大事收集和汇编工作。行政人事部操作分册62.5仓库保管员岗位职责1、严格遵守管理处规定的各项仓库管理制度，不擅离工作岗位，严禁任何无关人员擅自进入仓库。2、商品的领用，进仓必须按规定手续办理，对火车站、码头等地进仓的商品，必须认真检查包装，验收合格后，方能进仓。仓库有权拒绝易燃、易爆、易腐烂商品进仓。3、严格把好物资入库前的数量关、质量关和单据关。4、搞好仓库的商品堆放、养护工作，做到商品堆放整齐、清洁，仪器与其它商品分开堆放。仓库环境卫生整洁。5、上班前做到检查库内安全、防火、防盗设施，确保各项设施安全、正常，消防安全通道畅通。严禁任何人在仓库内吸烟。下班前关好门窗，切断一切电源，把好仓库安全关。6、严格执行耐用消费品以旧换新，做好旧物料回收与综合利用。7、及时做好每月盘仓工作，保证商品帐、卡、物相符。8、每月月底做好盘点工作，并与财务部核对物品及进、出情况。行政人事部操作分册73.0行政人事部管理制度……………………………………………………第7-41页目录3.1行文编码管理规定3.2会议制度3.3公文管理办法3.4奖惩制度3.5考勤制度3.6员工录用及终止劳动关系的有关规定3.7办公用品管理办法3.8保密制度3.9请示报告管理制度3.10值班制度3.11文书、技术档案管理规定3.12通讯工具使用管理规定3.13关于各部门各岗位考核评分办法3.14仓库管理制度3.15仓库管理的若干补充办法3.16固定资产管理规定3.17制服管理规定3.18关于证件年审、技能培训的有关规定3.19更衣柜使用管理规定3.20印章管理制度3.21特殊工种劳防用品管理试行办法行政人事部操作分册83.0行政人事部管理制度3.1行文编码管理规定1、各项编码明细：1)公司代码：************管理处——JHGL2)部门代码：总经理办公室——ZB行政人事部——XR财务部——CW物业运作部——WY工程部——GC保安部——BA3)级别代码：管理层——GL（含部门经理、助理、主管、领班等）作业层——ZY（含文员、技工、保安员、管理员、接待等）4)文件类别代码：制度规定——ZG操作流程——CL岗位职责——GZ表单——BD上行文——C下行文——Q通知——TZ收文——SW发文——FW（总经理签发之对外行政发文不在此列）2、样式：1)公司各项制度、规定：文件类别代码/公司代码—部门代码及编号例：行政人事部公文管理制度ZG/JHGL-XR0012)公司内部各项操作流程：a、部门各项操作流程：文件类别代码/公司代码—部门代码及编号。例：物业运作部接待、投诉处理流程CL/JHGL-WY001b、部门内部各级或各岗之操作流程：文件类别代码/公司代码—部门代码——级别代码及编号。例：保安部领班交接班流程CL/JHGL-BA-GL0013)公司各岗位职责：文件类别代码/公司代码—部门代码—级别代码及编号。例：总经理岗位职责GZ/JHGL-ZB001工程部弱电技工岗位职责GZ/JHGL-GC-ZY0014)公司各项表单：文件类别代码/公司代码—部门代码及编号。例：员工试用期转正审批表BD/JHGL-XR0015)上行文（即报告）：文件类别代码/部门代码—级别代码及年份、月份、编号行政人事部操作分册9例：保安部上呈总经理审批的本部门1月份培训计划C/BA-GL04010016)下行文：文件类别代码/部门代码—级别代码及年份、月份、编号例：批复X/XR-GL04010017)通知：文件类别代码/部门代码—级别代码及年份、月份、编号例：关于2004年春节放假的通知TZ/XR-GL04010018)收文：文件类别代码/公司代码—部门代码及年份、编号例：SW/JHGL-XR0019)发文：文件类别代码/公司代码—部门代码及年份、编号例：工程业务联系单FW/JHGL-GC040013.2会议制度为了更好地落实各项经营管理工作，根据嘉国物业管理有限公司管理工作的总要求，特制定************物业管理处的会议制度。1、制定会议制度宗旨制定会议制度旨在及时研究，确定公司经营决策，解决经营和管理中出现的问题，进一步规范经营管理工作。2、各类会议安排1)总经理办公会议a、会议时间：每周五上午9：30b、会议主持：总经理c、与会人员：物管处各部室经理及临时通知列席会议的人员。d、会议内容：主要由各部门负责汇报本周主要工作的完成情况以及下周工作计划；交流情况、反馈意见、布置任务、研究问题、通报信息。e、会议组织与安排：根据总经理的意见进行组织安排，行政人事部负责落实会议的具体安排和组织工作，并负责会议记录。2)专题会议或协调会议a、会议时间：总经理根据工作需要或部门因工作需要不定期召开。b、会议主持人：根据不同主题内容，由总经理或牵头部门经理主持。c、会议出席范围：根据需要通知。d、会议内容：物业管理、财务状况等专项问题以及需要专题解决或协调的问题。行政人事部操作分册10e、会议组织与安排：由行政人事部组织，并由讨论该专题的相关部室负责做好会议记录或形成会议纪要。3、要求1)公司召开的例会除有特殊情况外，一般不另行通知。重要会议以书面形式通知有关参加者。2)因故不能参加会议的，应在会议召开的前一天报行政人事部，由总经理批准后方能准假。3)会议参加者应准时出席会议，不得迟到和早退。如无故迟到和早退，按管理处的有关制度予以处理。4)凡在会议上需领导解决的问题，各部门须事先拿出若干可行性方案，供领导酌定，尽量做到议而有决。5)为确保会议不受干扰，与会者在开会期间应将手机调整到震动档。6)行政人事部要做好会前准备工作，负责安排会议记录及会后的文字材料整理工作。根据领导的意见，及时将会议内容形成纪要、简报或决定，并视情在一定范围内发送。7)有关会议的召开日期，原则上按计划执行，如遇特殊情况可提前或顺延。4、本规定自发布之日起试行，由行政人事部负责解释。3.3公文管理办法为了加强公司公文管理，达到规范化、制度化、科学化管理，便于工作，利于保密，提高工作效率，结合公司实际情况，特制定本办法。1、公文管理内容1)公文的分类本公司公文按来源分：外来公文和内部公文两大类。2)外来公文处理管理处外来公文，由行政人事部根据管理职责分工，按登记、分文、传送、催办、立卷、归档等程序处理。a、收到外来公文，行政秘书检查文件是否完整，附件是否齐全后，将文件统一编号登记，附上文件传阅单，行政人事部经理拟办。b、行政人事部经理根据文件内容及性质，附上拟办意见。c、行政秘书根据拟办意见将文件呈送总经理或有关部门阅批。行政人事部操作分册11d、行政秘书根据阅批意见在一个工作日内将公文送有关部门阅办，各部门应建立收文登记本，收到文件后应进行登记。e、对阅批意见的公文，由行政秘书安排各部门进行传阅，部门传阅时间最多不超过三天。部门经理传阅，传阅时间为一天，阅文后必须在文件上签字。本部门传阅完毕后，交由行政秘书递传下一部门。对急需办理的传阅公文，可先办理后传阅。f、承办部门接到公文后，应按领导阅批意见及时办理。如在办理过程中遇有困难，应向总经理及时报告。g、对需要催办的公文，行政秘书应按规定的日期督办检查。h、办完的公文，需要回复的应由承办部门草拟回文，经部门经理、总经理审批后发出，发出的文件需在本部门的发文登记本上进行登记；不需回复的，在公文处理单上注明办理情况，及时退回归档。如部门认为此文件具有保留存