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1江西新余矿业有限责任公司新余江能光伏电业有限公司EPC总承包模式的资料管理二〇一六年五月2目录一、EPC总承包模式和管理的自身定位二、资料分类和项目划分三、光伏发电工程资料目录四、验收程序及表格填写规范五、竣工资料归档六、工程验收移交3工程竣工资料整理办法工程资料是在工程建设过程中形成的各种形式的信息真实记录，做好工程资料的收集与管理工作，能为光伏发电工程建设提供可靠、优质的服务。为了加强光伏发电工程资料规范化管理，统一档案文件的编制和整理，提高工程管理水平，实现工程档案的管理达标验收，工程资料要严格按照国家有关档案管理标准，结合光伏发电行业特点，竣工资料整理办法如下：一、竣工资料的内容分类竣工资料的内容应包括：工程施工技术资料、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图，规定的其他应交资料。光伏发电场的资料归纳起来主要分为：合同文件、招投标文件、设计图纸、设备的随机资料、施工单位移交的竣工资料、施工过程中的一些来往函件及传真件等。1合同文件及招投标文件是施工过程的管理、组织施工的重要指导，工程结算的主要依据。1.1合同文件主要包括：设计合同、设备供货合同、施工合同、供售电合同、调试合同、施工单位资质、施工人员资质、设备检验证明及协议等。1.2招投标文件主要包括：招标文件、中标文件（技术标、商务标）、中标通知书和评标过程文件等。拿到合同文件和招投标文件后，做好原件的存档工作，并根据工程需要，将副本交给工程部。工程部在施工之前将施工合同和招投标文件移交给资料室2份，待工程结束后再将其他的施工合同和招投标文件统一整理后移交给资料室。4厂家移交的合同及招投标文件由工程部整理后统一移交给资料室，新能源下发的合同及招投标文件则由资料室直接交接。2设计图纸是工程施工验收的主要依据，也是施工单位工作质量的审核依据。主要包括：施工图纸、竣工图纸和施工过程中的设计变更。在光伏发电场建设过程中存在着多次设计变更情况，在施工前及施工过程中针对设计图纸中的不足及错误进行的变更工作，要求设计单位出设计变更单，而且必须要有设计人员的签字和设计单位的印章。工程部在接收图纸后，要给现场和单位的资料室各留下2份，其余的图纸等施工结束后统一整理后移交给资料室。3设备随机资料在工程中作为设备验收的依据、合格证、实验报告等。在设备出现任何问题时可以作为索赔依据，说明书、图纸等资料在生产规程中起到指导作用。主要包括：设备本体图、设备基础图、设备外形尺寸图、设备安装图、设备易损部件图、材料及部件清单、设备使用维护说明书、产品质量证明书、操作手册、安装手册、技术手册、商检及储运文件、装货单等（媒体、光盘和纸质）资料。随机资料在设备到货开箱验收时，由设备验收人员及时收回设备的相关资料，并记录好设备验收清单。按照供货合同、供货厂家以及资料内容进行整理，并登记造册。为防止施工单位施工过程中造成随机图纸、资料的破损和丢失，在设备开箱之后，对随机资料适量的复印，将原件存档，将附件借出。另外，所有合格证不足A4纸大的必须粘贴在A4纸上，并有规定标签，合格证复印件必须清晰。资料整理后由工程部移交给资料室，并将设备合同中规定作为付款依据的资料5（到货清单、到货验收单、合格证等）复印件一份转交给财务部。如果开箱后发现随机资料缺失，应及时联系设备厂家和供货方，将缺失的资料补充完整，并在资料整理齐全后方能进行验收签证工作。4施工单位移交的竣工资料是工程施工过程中的真实记录，是安全评定、质量监督、工程评审过程中的重要依据。主要包括：强制性条文计划表、强制性条文验收汇总表、强制性条文执行检查表、强制性条文执行记录表、施工过程中的验收资料、竣工验收资料、调试试验报告、安装调试记录以及施工单位采购设备的相关材料。施工单位要做好施工日志，保证与实际工程进度同步，及时的整理施工竣工资料，及时进行分部分项工程及隐蔽工程的验收签证工作。建设方应经常了解施工单位的施工组织工作，及时与施工单位沟通，跟踪控制施工单位的资料整理情况，并根据施工资料的整理情况及现场施工进度进行月进度结算工作。对于调试工作，做好监理和专业工程师的监督工作，严格按照相关的规范要求的调试内容，防止工程中的缺项。设备带电前提供合格的调试试验报告。根据相关部门的评价标准，需要针对施工资料做进一步的规范，以补充施工资料中的遗缺项目。在竣工资料移交之前，根据施工单位的施工任务做好资料的归档序号分配，以及统一竣工资料封面及内容版式的制作（包括所用字体型号及大小、段落行间距及左右边距），统一资料管理，以便资料整理工作。施工资料要做到边施工、边收集、边整理。资料要签字齐全，字迹清晰、6纸质优良保持整洁。施工之前，需要将立项文件在现场工程部留一份复印件，以便在施工过程中使用和作为参照的依据，施工组织设计也要移交给工程部，以便于了解各施工单位在施工过程中的施工任务。合同文件、招投标文件、设计图纸、设备的随机资料、施工单位移交的竣工资料、施工过程中的一些来往函件及传真件等必须按《电力工业企业档案分类规则》中的方案整理立卷、分类，做到资料随交、随整理、随检查。按照相关要求和工程特点，根据工程资料的不同做好相应的材料汇编目录清单和编号，保证资料的完整性和正确性，整理好的工程资料立即移交给资料室，在移交资料的时候需要作相应的资料移交记录。竣工资料的产生和形成，有它固有的自然规律性。竣工资料的内容应按技术管理、专业管理、质量管理的不同属性和特点，进行科学的划分，以便于分类管理。对一个建设工程施工项目而言，竣工资料的内容分类应有两个方面含义：一是承包人将本单位在工程建设过程中形成的竣工资料向本单位档案管理部门移交，涵盖是全面的；二是承包人将本单位在工程建设过程中形成的竣工资料向发包人移交，内容是归档范围规定的。竣工资料由母系统和子系统构成。母系统是竣工资料的总和，子系统是竣工资料的分类。每一个分类，由若干竣工资料的明细即各种表式组成。工程资料是工程项目竣工验收和质量保证的重要依据之一，施工单位应按合同要求提供全套竣工验收所必需的工程资料。经监理工程师审核，确认无误后，方能同意竣工验收。3工程施工技术资料7工程施工技术资料是建设工程施工全过程中真实记录，是施工各阶段客观产生的工程施工技术文件。工程施工技术资料的主要内容：3.1建筑安装工程施工技术资料内容：3.1.1土建（建筑与结构）工程施工技术资料：A.施工技术准备文件；B.施工现场准备文件；C.地基处理记录；D.工程图纸变更记录；E.施工记录；F工程质量事故处理记录。3.1.2安装工程施工技术资料：A.一般施工记录；B.图纸变更记录；C.设备、产品检查安装记录；D.预检记录；E.质量事故处理记录。3.1.3室外工程施工技术资料：A.室外安装施工文件；B.室外建筑环境施工文件。4工程质量保证工程质量保证资料是建设工程施工全过程中全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料，诸如原材料、构配件、器具及设备等质量证明、合格证明、进场材料、施工试验报告等。根据行业和专业的特点不同，依据的施工及验收规范和质量检验标准不同，具体又分为土建工程，建筑给水、排水及采暖工程，建筑电气安装工程，通风与空调工程，电梯安装工程，建筑智能化工程，以及其他行业的专业工程质量保证资料。4.1建设安装工程质量保证资料内容：4.1.1土建工程质量保证资料的主要内容：A.施工原材料质量证明文件；B.预制构件出厂合格证明；C.原材料复试试验报告；D.施工试验记录；E.隐蔽工程检查记录。4.1.2安装工程质量保证资料的主要内容：A、建筑电气工程质量保证资8料；B.给排水与采暖工程质量保证资料；C.通风与空调工程质量保证资料；D.电梯安装工程质量保证资料；E.建筑智能化工程质量保证资料。4.1.3室外工程质量保证资料的主要内容：A.室外安装质量保证资料；B.室外建筑环境质量保证资料；4.2市政基础设备工程质量保证资料内容：4.2.1施工原材料质量证明文件；4.2.2预制构配件、设备出厂合格证明；4.2.3原材料试验报告；4.2.4施工试验记录；4.2.5隐蔽工程检查（验收）记录；4.2.6功能性试验记录。4.3其他专业工程质量保证资料内容。应按有关专业工程技术标准和规定的要求进行收集和整理。二、竣工资料整理1.编制依据1.1中华人民共和国国务院令第279号《建设工程质量管理条例》1.2《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000;1.3《企业档案分类表6-9大类》1.4《电力建设工程质量监督质量监督检查典型大纲》(火电、送变电部分)电建质监[2005]57号;1.5;《电力工程达标投产管理办法》2006版中国电力建设企业协会；1.6《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国家档案局档发(1988)4号。2.档案分类92.1编号办法说明本表由目录号（代号）和分类号两段阿拉伯数字组成，使用时需加案卷号、卷内文件顺序号、卷内文件顺序号一并组成档号，各号之间用“—”分隔。2.1.1档案的案卷编号由目录代号、分类号和案卷号组成，均采用阿拉伯数字标识，各号之间用“－”号连接。000－0000－00案卷号分类号目录代号2.1.2目录代号统一为JNBJ1（JN代表江能，BJ1代表八景电站一期工程）；2.1.3分类号共分为四级，从左至右侧分别为一级类号、二级类号、三级类号、四级类号，2.1.4案卷号;一般由两位数组成;采用流水号。2.2“6电力生产”、“7科学技术研究”类采用年度标识，跨年度的科研项目，标识项目完成年度。2.3“8基本建设”与“9设备”类档案的划分原则是：由设备制造厂家提供的说明书、技术文件、图纸和由厂家负责安装的设备所形成的技术文件、调试记录，设备投入运行后增加、检修、改进工作中形成的档案入“9设备”类；由设计院提供的涉及系统布置、设备安装的图纸和综合安装调试记录入“8基本建设”类。2.4更改项目中按基建程序管理的小型项目形成的全部文件，归入其他建筑的有关类目。102.5厂家、设计院移交的成套技术文件材料及引进设备的档案，原则上不拆卷；同型号设备的图纸、说明书、安装调试记录合订成一本的，原则上不拆卷，各入其类。2.6分类号：6电力生产60综合600本企业技术标准（技术标准、规则、导则、条例，运行、检修规程等）601运行系统图602值长运行调度记录603运行技术文件材料（设备运行时数运行统计、措施，分析、专题总结）604全厂性试验（调度试验等）605环保监测609其他61光伏发电机组610运行日志（典型日）611运行监督记录62升压站620运行日志（典型日）621运行监督记录1163线路630运行日志（典型日）631运行监督记录64建筑641建筑物监督记录（抗震、抗风沙等）65交通651监督记录（事故）69其他690其他日志（典型日）691其他监督记录7科学技术研究（根据立项课题，经局级、省（市）级及以上部门鉴定、获奖项目）70综合74建筑71光伏发电机组75交通72升压站79其他73线路8基本建设80综合800工程前期文件8000项目建议及批复128001可行性研究报告8002项目评估8003环境预测、调查报告8004设计任务书、计划任务书8009其他801设计基础材料8010地质材料（地质勘测、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录，化验、试验报告、重要土、岩样及说明）8011地形及测绘材料（地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录）8012水文、气象、地震材料8013水质、水源材料8014电磁辐射分析材料8019其他802设计文件8020初步设计及批复（含概算）8021技术设计及批复8022施工图设计及批复（含预算）8023施工组织设计8029其他13803工程管理性文件8030征、租地文件（红线图，拆迁、补偿合同、协议等）8031与设计、施工、制造、调试、监理、质检等单位的合同、协议（含施工执照）8032招标、投标文件8033环保、消防、卫生等协议、文件（包括水、气、电等）8034工程费用、物资管理8035与设计、施工、制造、调试、监理、质检等单位的来往文件（含商检、索赔、涉外文