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中国铁建财务共享服务平台员工报账手册 中铁二十局集团有限公司二〇一三年十月 目 录 1.网络报账系统业务范围......................................................................................1 2.登录系统设置......................................................................................................1 3.单据填写说明.....................................................................................................4 3.1动支申请单......................................................................................................4 3.2员工借款单......................................................................................................8 3.3通用报销单....................................................................................................11 3.4差旅费报销单.................................................................................................15 3.5收（还）款单.................................................................................................19 4.单据查询操作步骤............................................................................................22 5.借款查询...........................................................................................................25 6.单据的打印、粘贴和传递.................................................................................26 7.其他说明...........................................................................................................26 第1页 1.网络报账系统业务范围 单据类型 业务内容 动支申请单 用于差旅、业务招待、会议、培训等活动的事前申请所填写的单据，当业务大类为差旅时，需填写差旅明细。动支申请单的申请金额将作为员工后续借款和报销时的控制依据。 员工借款单 用于员工借款的业务所填写的单据，员工借款前必须先在系统内提交动支申请流程。 通用报销单 用于除差旅费之外的其他日常费用的报销，员工报销时可引用申请单和借款单。 差旅费报销单 用于各种差旅费用的报销，员工报销时应当引用申请单和借款单。 收（还）款单 用于所有收款或者还款业务（其中包括收到银行付款失败的特殊业务）。 2.登录系统设置 1)在地址栏中输入服务器地址：超链接进行登录。 2)在登录界面进行系统登录。如下图 用户名：本人身份证号码。 初始密码：“123456”。 第2页 日期：当前系统日期。 验证码：当用户名和密码相符合时，获取手机验证码录入文本框。 3）登录后，进入中国铁建财务共享服务平台。如下图 4）登录中国铁建财务共享服务平台界面后，第一步请修改口令，即点击右上角【设置】，选择【修改密码】即可。如下图 5）首页注意事项： 待办事项：显示由下级人员交付的，相关领导登录系统待审批的所有单据。 反馈信息：显示本用户交付上级的所有单据，审批完成的结果。 第3页 费控系统待办事项：共享中心反馈的单据处理结果。 6）进入报帐系统，选择左侧任务树列表选取单据，请点击左侧相关费用报销图标，进入所选单据管理列表界面。7）个人信息维护，在报账系统下方选择。对职工个人的手机号码、银行账户、开户银行等个人信息的维护工作。如下图 第4页 3.单据填写说明3.1动支申请单 1）单据项目说明。如下图 适用业务：用于差旅、业务招待、会议、培训等活动的事前申请所填写的单据，当业务大类为差旅时，需填写差旅明细。动支申请单的申请金额将作为员工后续借款和报销时的控制依据。 工作流程：录入人进行新建— 保存提交— 线上审批。 第5页 表体项目 录入人（必填）：当下登录财务共享平台的用户。 申请人（必填）：默认为登录用户，可以修改为其他职员，为他人提交动支申请单。 申请人职务（选填）：申请人的项目职务。 部门（必填）：申请人的所在部门，默认带出数据。 所属单位（必填）：申请人的所在项目，默认带出数据，拥有多项目权限时需手工切换所属单位。 申请人联系电话（必填）：申请人手机号码，默认带出数据。 申请金额（必填）：本次动支的申请动用金额，作为后续员工借款、报销金额的上限。 预计开始时间（必填）：预计本次动支开始日期。 预计结束时间（必填）：预计本次动支结束日期。 领导审批金额：领导审批同意动支的金额，此处为只读数据，工作流审批时领导有权限修改相关内容。 业务大类（必填）：分为差旅、会议、固定资产、安全生产费、研发费用等资产费用大类。 申请内容（必填）：本次动支情况的内容简要说明，此处说明为生成凭证摘要，请填写简明扼要。 差旅明细（差旅必填）：出差地点，出差人数，出差天数，拟乘交通工具。 重点关注： 只有动支申请单不需要扫描影像，其他单据必须扫描上传影像才可进行审批。 【提交】：保存填写的动支申请单，点击提交进入审批流程。 【取回】：若下一环节审批人尚未审批，可取回单据进行修改。 【流程监控】：用于监控了解审批进度。 凡借款和报销者必须先提交“动支申请单”，无动支申请单将不予借款、报销。 红色字体（见系统）为必填项，当必填项没有填写时，会弹出提示信息：“****”不能为空！ 2）单据填写步骤 第一步单据列表界面，点击“动支申请单”。如下图 第6页 第二步根据实际业务填写动支申请单，红色字段为必填项，然后分别在表体中填写金额和业务大类等事项。如下图 第三步录入完毕后，点击【保存】按钮，检查无误后，点击【提交】按钮，交付上级领导审批。 第7页 第四步在动支申请单【流程监控】中，查看单据审批轨迹及流程。如下图 第8页 3.2员工借款单 1）单据项目说明。如下图 适用业务：用于员工借款的业务所填写的单据，员工借款前必须先在系统内提交动支申请，且流程结束。 业务流程：录入人进行新建‐‐‐保存提交‐‐‐打印签字扫描‐‐‐线上审批‐‐‐生成凭证‐‐‐出纳支付。 表体项目 录入人（必填）：当下登录财务共享平台的用户。 借款人（必填）：默认为登录用户，可以修改为其他职员，为他人提交员工借款单。 支付方式（必填）：可选择为工资卡、网银、支票、现金、不支付等付款类型。 借款金额：此处是只读项，数据等于收款人信息表单处的金额合计计算。 部门（必填）：借款人的所在部门，默认带出数据。 借款人联系电话（必填）：借款人手机号码，默认带出数据。 收款人类型（必填）：可选个人或者单位。 借款金额大写（必填）：此处是只读项，数据等于收款人信息表单处的金额合计计算大写金额。 借款事项（必填）：本次借款情况的内容简要说明，此处说明为生成凭证摘要，请填写简明扼要。 申请单信息（必填）：此处为点击右侧【引用动支申请】后自动带出的动支申请单的详细信息。 第9页 收款人信息：如果支付方式为银行类的单据，此处为必填表单，如果有多个收款人，右侧有【增行】和【删行】键，填写收款人账户户名，开户行所在地，收款人账号；收款金额需手工输入，且不能大于动支申请金额，否则单据不能保存。 付款银行信息：如果支付方式为银行类的单据，此处为必填表单，自动带出项目关联的付款银行账户、开户行，目前付款银行账户是可选择的，财企直连后将不可编辑，开户行和付款银行账号自动带出数据。如果付款账户不是自动带出账户则由工作流审批时财务主管修改。 重点关注： 【提交】：保存填写的借款单，点击提交进入审批流程。 【取回】：若下一环节审批人尚未审批，可取回单据进行修改。 【引用申请】：自动带出相关动支申请信息。 【流程监控】：用于监控了解审批进度。 红色字体（见系统）为必填项，当必填项没有填写时，会弹出提示信息：“****”不能为空！ 【借款引用】只有借款单列表对应的支付状态为支付成功时才可以被报销单引用，如果已收到钱，单据列表支付状态显示待支付，则联系项目出纳进行支付成功确认。 2）单据填写步骤 第一步单据列表界面，点击“员工借款单”。如下图 第二步根据实际业务填写员工借款单，红色字段为必填项，然后分别在表体中填写金额和业务大类等事项。如下图 第10页 第三步录入完毕后，点击【保存】按钮，检查无误后，点击【提交】按钮，交付上级领导审批。如下图 第四步在员工借款单【流程监控】中，查看单据审批轨迹及流程。如下图 第11页 3.3通用报销单 1）单据项目说明。如下图 适用业务：用于除员工差旅费之外的其他日常费用的报销，员工报销时可引用申请单和借款单。 第12页 工作流程：录入人进行新建Æ保存提交Æ打印贴票扫描Æ线上审批Æ生成凭证Æ出纳支付。 表体项目 录入人（必填）：当下登录财务共享平台的用户。 报销人（必填）：默认为登录用户，可以修改为其他职员，为他人提交通用报销单。 借款单号（可多选）：通过单据上方工具栏按钮【借款引用】来冲销员工借款备用金，在弹出的冲借款界面输入本次核销金额，借款单号为引用的借款单的单据号，字段只读不可编辑，支持一次核销多笔借款。 报销合计：本次报销的报销合计金额，由报销明细子表的报销金额自动运算，不可编辑。 部门（必填）：报销人的所在部门，默认带出数据。 报销人联系电话（必填）：报销人手机号码，默认带出数据。 冲借款金额（选填）：冲借款单的金额合计，不可编辑。 付款金额（必填）：报销金额冲抵借款后的剩余付款金额，不可编辑。 收款人类别（必填）：收款人或者收款单位的类别，分为客户、员工、供应商。 支付方式（必填）：可选择为网银、工资卡、支票、现金、不支付等付款类型。 金额大写（必填）：此处是只读项，金额等于收款人信息表单处的金额合计计算大写金额。 报销说明（必填）：本次报销情况的内容简要说明，此处说明为生成凭证摘要，请填写简明扼要，无需出现“列、付、收、转”等字段。 动支申请单（必填）：此处为点击右侧【引用动支申请】后自动带出的动支申请单的详细信息。 报销明细：【费用事项】说明为必填项，对费用的发生情况做概要说明，【费用明细】为必填项，对报销项目的科目明细做出选择（常用报销科目咨询项目财务人员），后续有金额和供应商、客户、自定义项的选填工作。 收款人信息：如果支付方式为银行类的单据，此处为必填表单，如果有多个收款人，右侧有【增行】和【删行】键，