秘书和秘书工作概述4篇

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秘书和秘书工作概述4篇【导读】这篇文档“秘书和秘书工作概述4篇”由三一刀客最漂亮的网友为您分享整理,希望这篇范文对您有所帮助,喜欢就下载吧!秘书和秘书工作概述1秘书和秘书工作概述一、秘书和秘书工作概述(一)秘书的概念、内涵、特征1、秘书:掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。2、秘书职务:如秘书长、办公室主任、科级秘书等。3、特征:“三服务”即为直接隶属的领导服务;为相关的各级领导服务;为人民群众服务。(二)秘书工作任务、作用、特点和层次划分1、秘书工作任务(1)总体来说:秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能(2)各地各单位实际情况不同,秘书工作的具体任务不同(3)秘书工作共同性工作任务是:辅助决策;调查研究;信息工作;文书处理和撰制;会务工作;信访工作;文书立卷和档案管理;电子政务;查办工作;印信证章的管理;值班和接待工作;机关内部的管理工作;机要交通与通讯;保密工作;领导交办的其他工作。2、秘书工作的作用(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)信息、耳目作用。(5)协调作用。(6)门面、窗口作用。3、秘书工作特点(1)政治性和政策性。(2)辅助性和服务性。(3)组织性和综合性。(4)保密性和机要性。4、秘书层次划分(1)行政事务性的秘书工作。(2)文字性的秘书工作。(3)议政谋政的秘书工作。(三)办公室工作1、概念:协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说,办公室工作就是秘书工作。办公室主任,实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。2、职能:(1)办文、办会、办事。(2)参谋助手,检查督促,综合协调,后勤保证。3、要求:高效、保密、实事求是,团结同志。(四)秘书工作人员素养1、才干素养(1)精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。(2)较强的文字表达能力。起草文件,综合情况,会议记录,润饰稿件等。(3)特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。2、智能素养(1)知识积累;(2)思维训练;(3)临机智力训练;(4)记忆训练;(5)反思(反省)训练。3、心理素养(1)乐观与沉默;(2)培植自信心;(3)鼓励竞争精神,防止嫉妒心理;4、职业道德(1)为事业埋头苦干的献身精神;(2)遵守纪律的自觉性;(3)谦和平等的人际关系。二、公文写作(一)公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。(二)公文的特点1、法定性;2、针对性;3、政策性;4、效用性;5、时限性;6、规范性。(三)公文的作用1、颁布法规,传达批示;2、反映情况,请示工作;3、联系工作,商洽公务;4、催办工作;5、宣传教育;6、依据凭证;7、交流信息。(四)公文的分类1、按照使用范围的不同,将公文分为:(1)通用公文:广义上的公文,发文主体、规则、格式等皆循通例。(2)专用公文:专门机关使用的公文样式,有特殊要求,如法院的判决书、审计局的审计报告。2、按照来源的不同,将公文分为:(1)对外文件:简称发文。是指本机关(或部门)拟制向外单位发出的文件。(2)收来文件:简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图,发送到本机关(或部门)来的文件。(3)内部文件:是指制发和使用都限于机关内部的文件。3、按照行文关系和行文方向的不同,将公文分为:(1)上行文:是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文,是自下而上的行文,故称上行文。(2)下行文:是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。(3)平行文:是指同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。4、按照秘密程度的不同,将公文分为:(1)秘密文件:指内容涉及党和国家的秘密,需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。(2)普通文件:是相对于秘密文件而言的,从这个角度说,也可称为非密文件。5、按照办理时限的不同,将公文分为:(1)特急件:内容极为重要,需要最快速度传递,最短时间处理的文件。(2)急件:内容紧急,要求在规定时限或较短时间内处理的文件。(3)平件:按照正常工作程序收发、处理的文件。6、按照发文机关性质的不同,将公文分为:(1)官方文件:主要有法规文件、行政文件和党的文件。(2)非官方文件:是指各社会组织、企事业单位制发的文件。7、按照具体职能的不同,将公文分为:(1)规范性文件:是指机关、组织、社会团体制定的,要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。(2)指挥决策性文件:是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如:命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。(3)报请商洽性文件:是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。(4)公告知照性文件:是指机关单位发布的需要周知或遵守,以及机关单位之间联系工作,通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。(5)日常性公文:是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如:计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。(五)公文的种类和特点在2008年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中,规范了13种公文名称。它们分别是:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。1、命令(令)适用于依照有关法律公布行政规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。5、通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。6、通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。7、议案适用于各级人民政府或人民代表,向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。8、报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复适用于答复下级机关的请求事项。11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。13、会议纪要(抄告单)适用于记载、传达会议情况和议定事项。(六)公文写作1、写作公文的几种类型(1)为自己或本部门工作起草;(2)为领导起草(受命代言);(3)为他人起草(代书)。2、起草公文的入门条件(1)熟悉情况;(2)熟悉公文格式;(3)熟悉写作规范。3、公文写作的特点(1)被动写作,遵守性强;(2)对象明确,针对性强;(3)集思广益,群体性强;(4)决策之作,政策性强;(5)紧迫之作,时限性强;(6)讲究格式,规范性强。4、公文写作的步骤(1)明确写作公文的主旨(根据主旨选择公文);(2)收集有关材料(写作内容);(3)完成总体构思,拟出写作提纲(谋体布局);(4)起草正文(导语、主体、结束语);(5)检查修改(主题、观点、材料、结构、语言、格式);(6)形成送审稿5、公文写作的要求(1)要保证公文内容在政治上的正确性;(2)要实事求是,在业务上符合客观规律;(3)在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑;(4)要符合统一规定的体式和程序;(体式:公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序:交拟、起草、审核、签发、印制、发出)(5)要注意细节。三、公文处理(一)公文处理1、概念(1)发文:是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料,包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。(2)发文办理:就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发;核发、缮印与核对;用印、登记与分发等环节组成。3、具体要求(1)拟稿必须注重行文规则;(2)会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见,如协商不成,则呈报上级组织调处。(3)审核主要做到“六查”,即一查是否需要行文;二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致,与平行机关部门已有的规定是否矛盾;三查要求和措施是否明确具体,切实可行;四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;五查文字表述是否正确、简练、条理清楚,标点使用是否正确,文字书写是否规范;六查公文格工是否符合规定。(4)签发必须确认是自己职权范围内的有关公文;签发后必须对文内容和文字负完全责任;联合发文必须会签。(5)注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。(6)复核必须审核审批签发手续,公文体式,公文附件材料,行文关系。(7)缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。(8)核对一般是三核制,即印印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法:对核法、折核法、读核法。(9)用印、签署。用印是上不压正文,下骑年盖月;签署一般先签名后盖章。(10)发文登记一般采用薄册式形式。(11)分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。(12)对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。(六)公文格式1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为7.5-9.5。2、公文用纸幅面及版面尺寸(1)公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm*257mm,尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm版心尺寸为:156mm*225mm(不含页码)3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑色。4、排版规格与印制装订要求(1)排版规格正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。(2)制版要求版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。(3)印刷要求双面印刷,页码套正,两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。(4)装订要求公文应左侧装订,不掉页。公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm,四角成90度,无毛茬或缺损。5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于纸色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。(1)眉首①公文份数序号;②秘密等级和保密期限;③紧急程度;④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称,发号公文由发文机关加“文件”组成;命令(令)由发文机关全称加“命令(令)”组成,会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成,其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm*15m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