会务工作5篇

会务工作5篇【导读】这篇文档“会务工作5篇”由三一刀客最漂亮的网友为您分享整理，希望这篇范文对您有所帮助，喜欢就下载吧！会务工作1会务工作案例1会场里的“生人味”从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问好，满脸微笑。“都到齐了吗?”他问秘书小张。“都到齐了，整二十位。”小张说。突然，董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一会，一声不响地走出了会议室。张秘书一下子紧张起来，也跟着走了出来。与会者只得坐在那里等待。“董事长”张秘书轻声叫道，等待指示。“小张，会场上怎么有股生人味?”董事长问。“生人味?”张秘书不解地问。“好像有不该参加的人来到了会场。”“不会吧，”张秘书说，“名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负责人。”他拿出经董事长审定的名单，递给董事长。董事长没有接过名单，问道：“坐在我对面的那日本人怎么也到会了?”“他是我们东京的代销商。”“代销商和经销处长一样吗?”董事长严肃地问，“你难道不知道今天会议的议题?”“今天是研究海外市场促销对策……”“这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究企业经营决策的核心成员。内外有别啊!”董事长说。“名单上有李明，这代销商的中国名字也叫李明……”“好了!你呆会儿认真地再看看那名单吧！”董事长一挥手说：“现在，你说该怎么办?”“现在，现在能不能由我通知日本人让他退出会场?”张秘书说。“你说呢?”董事长反问道。“这样好像不妥，会影响关系的。”张秘书说，“是不是能改变会议议题?”“现在也只有这样了。”董事长说，“今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先生与各经销处长认识，交流经销经验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我介绍中国“三十六计”在日本商场的运用。用半天务虚，下午正式研究问题。你通知公关部下午派人陪野田游览市内风景名胜，并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公园去游览三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。”说罢，董事长快步走进会议室。小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单外，董事长亲笔加了“请东京的李明同志到会”一行字。东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的野田二郎虽也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。他急忙去公关部联系，然后打国际长途请东京的李明同志飞回总公司开会。会场里的“生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真领会领导的意图，没有根据会议的主题和内容审定与会代表资格造成的。秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的人前来参加会议，应该参加的人反而没能到会，若不及时处理，可能造成会议具有保密意义的内容泄露出去，出现消极影响，甚至给组织造成损失。再者，“会场的生人味”让我们懂得召开一次会议，准备几个议题的重要，它可以在情况发生变化时救急或减少不必要的损失。在这一案例中，如果董事长不因野田二郎的“生人味”而想出应急的议题，而采取不让野田二郎开会的方法，会影响双方关系，直至使合作关系破裂，应视为下下策。故而，秘书人员在协助领导确定和选择议题时，有必要多准备一至两个，是有好处的。“会场的生人味”同样警示我们做好会议事务，马虎大意是要不得的。案例2会务准备要细致、周密一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是—件憾事，并受到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。思考题本案例中，会务准备方面存在哪些问题?案例3会前准备如何做波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„思考题1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?3、向总经理报告后，你还应该做些什么?4、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排?5、有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何?案例4有备才能无患某地党委全体会议闭幕式即将开始，领导同志已走上主席台准备入座。会务工作人员急忙赶过去，请示主持会议的领导同志：送审的主持词是否有改动?如属程序变动，请告知，以便做好会务准备。会议主持人却丈二和尚摸不着头脑：我没见过主持词，不知道会议由谁主持。现在就要开会了，不熟悉会议程序，我不能主持会议。原来，这位领导同志有两位秘书，其中一位接到会务工作人员提前送来的主持词后，因为领导同志与别人交谈，也没有按照会务工作人员的要求及时请示，主观认为：领导同志没有特别交办，估计主持词不会有什么改动。因而造成主席台上这一幕“僵局”。幸好会务组事先打印了几份送审的主持词，摆在几个主要领导同志的座位上，并做好了会务准备。因此，待领导同志们临时商议，重新确定主持人后，会议仍可按预定程序进行，避免了一次重大事故。思考题为什么主席台上会出现“僵局”?会务2商务礼仪是什么概念？商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则，它是一种行为的准则，用来约束我们日常商务活动的方方面面。它的核心作用是为了体现人与人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪，它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求。仪容仪表是指个人的形象。言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。那么从商务礼仪的角度来看，怎样才能组织好一场会议呢？首先你要对会议的性质有所了解。按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。从商务礼仪的角度，我们将会议分成会议前、会议中、会议后。在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：时间,你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。会议的议题，就是要讨论哪些问题。会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。座位怎么排，怎么坐都很有讲究在中国传统文化中，十分讲究长幼尊卑之分，同样在商务礼仪中也会面临这样一些需要排定坐次的情况。一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。如果会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。接待礼仪1、接待客人：提前做好接待准备，提前十分钟在约定地点等候，客人来到时应主动迎上，初次见面的还应主动作自我介绍，并引领客人至接待处，安置好客人后，奉上茶水或饮料。2、乘电梯：陪同客人乘电梯时，如电梯内没有其他人，应在客人之前进入电梯，按住“开”的按钮，再请客人进入电梯。到楼层时，应按住“开”的按钮，请客人先出。如电梯内有人，则无论上下都应客人、上司优先。电梯内不可大声喧哗或嬉笑吵闹；先上电梯的人应靠后站，以免妨碍他人乘电梯；电梯内已有很多人时，后进的人应面向电梯门站立。3、引路：在为客人引导时，应走在客人左前方二、三步前，让客人走在路中央，并适当地做些介绍；在楼梯间引路时，让客人走在右侧，引路人走在左侧，拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势，提醒客人“这边请”或“注意楼梯”。4、开门：向外开门时，先敲门，打开门后把住门把手，站在门旁，对客人说“请进”并施礼，进入房间后，用右手将门轻轻关上，请客人入坐；向内开门时，敲门后，自己先进入房内，侧身，把住门把手，对客人说“请进”并施礼，轻轻关上门后，请客人入坐。5、奉茶：客人就座后应快速上茶，上茶时应注意不要使用有缺口或裂缝的茶杯（碗）。茶水的温度应在七十度左右，不能太烫或太凉，应浓淡适中，沏入茶杯（碗）七分满。来客较多时，应从身分高的客人开始沏茶，如不明身分，则应从上席者开始。在客人未上完茶时，不要先给自己人上茶。6、送客：送客时应主动为客人开门，待客人走出后，再紧随其后。可在适当的地点与客人握别，如电梯（楼梯）口，大门口，停车场或公共交通停车点等。若是远道而来的贵宾，可送至车站、机场、轮船码头，并目送客人走进大厅，才能离开。公务会议座次安排举行正式会议，通常要事先排定与会者，特别是重要身份者的具体座次。越是重要的会议，它的座次排定越重要。由于工作会议的规模不一样，在具体的座次排定就有所不同。①小型会议。一般指参加者较少、规模不大的会议。全体与会者都应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，有三种形式：一是自由择座。就是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。二是面门设座。一般以面对会议室正门的是会议主席座位。其他的与会者在其两侧自左而右地依次就座。依景设座。所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。②大型会议，一般是指与会者多、规模较大的会议。大型会议在会场上要分设主席台和群众席。主席台要认真排座，群众席座次可排可不排。主席台排座。大型会场的主席台，一般面对会场主入口，面对群众席。主席台成员的桌上，要放置正反两面的桌签。主席台排座，具体又分为主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个问题。主席团排座。主席团，是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次有三个基本规则：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。主持人座席。会议主持人（即大会主席）的具体位置在：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但不应该就座在后排。发言者席位。发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言的时候不宜座在原处。发言席的常规位置有二：一是主席团的正前方，二是主席台的右前方。群众席排座。在大型会议上，主席台下的一切座席都是群众席。群众席的排座方式有二。一是自由式择座。即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。二是按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔划的多少、汉语拼音字母的前后，