医院科研试剂耗材速递信息平台建设与应用

医院科研试剂耗材速递信息平台建设与应用该平台建设有助于规范流程、信息共享、减少环节，提升各管理部门的工作效率，为过程监管和闭环管理提供有力支撑，提高了科研管理服务的质量与效率。以下是小编分享的内容，欢迎参考借鉴与借鉴。我国三级医院除医疗服务外，还承担着国家、省、市各级相关科研工作。高水平的科研工作不仅促进医学专科的发展，而且能提升医院的综合实力和竞争力。科研试剂耗材是医院科研体系的重要组成部分，但是其采购、验货、使用等环节缺乏有效监管。随着我国对科研投入增加、对科研诚信监管力度加大，如何优化科研试剂耗材的采购流程、简化报销环节、加强经费监管被提上议事日程。科研试剂耗材不仅涉及危化品、麻醉品，而且涉及定制产品，具有批次多、数量大、价格高、包装规格不一、质量级别繁杂且无规范统一分类方法等特点。目前，医院的信息化管理系统中，医用耗材、试剂集中采购、入库、领用的方式不完全符合科研试剂耗材的管理要求。企业级科研试剂采购平台或第三方电子商务平台与院内科研经费管理系统、物资系统没有很好对接，无法做到事前管控、过程监管，账目管理复杂。为此，xx市同仁医院于xx年年初，从医院科研人员实际需求出发，围绕服务科研与规范管理的目标，启动医院科研速递（ResearchSpeedDelivery，RSD）信息平台（以下简称“平台”）的建设。截至xx年4月，平台上线60多万个品规供科研人员选择，有过采购且经审核进入医院物资管理系统生成物资字典的品规为5121个。本平台的建设，完善了医院科研试剂耗材追溯管理机制，保障科研试剂耗材的有序采购和使用，实现采购、收货和结算的一体化，为医院科研试剂管理提供信息化管理手段。1系统架构平台与医院内管理系统和供应商的供应链管理系统进行业务流程衔接，可在多种终端（手机、平板电脑、台式机）使用，实现了科研试剂耗材采购、核价、字典管理、订单管理、科研审批、安全管理、内审监管、物资管理、物流跟踪等—体化的功能。2业务分析及功能实现2.1项目授权医院信息系统繁多，各系统的用户权限管理一直是管理薄弱环节。本平台中，科研经费管理系统中的项目作为项目源头，项目负责人作为用户源头。科研经费系统将项目和负责人发送到平台，平台自动生成项目管理人员的用户信息，并授权负责人角色。项目负责人被自动授权后，可以登录平台，对可以使用该科研项目经费进行采购的人员授权。2.2试剂耗材采购2.2.1常规采购平台采购方式类似于网上购物。当用户选好货品下单时，系统自动搜索该用户拥有采购权限的项目清单，供用户选择经费支出项目。根据采购者选择的项目，提交给项目负责人审批。负责人审批通过即下单成功。科研经费管理系统会预冻结经费，避免由于采购时间差导致费用结算问题。订单尚未配送时都可以联系前台取消订单。如订单已经开始配送，取消订单需联系工作人员，说明情况后，方可取消。科研试剂耗材速递平台业务流程。2.2.2新增物资和应急采购与临床试剂耗材相比，科研试剂耗材缺乏成熟的市场体系。本平台的新增物资采购为开放形式：初次采购时，先审核再自动入库。当用户在平台上采购物资时，平台调用物资管理系统接口，校验是否为新增物资，如为新增物资则进入审核流程：科研管理部门、物资管理部门、财务部门依次审核。专管员审核通过后，物资管理系统字典入库并进入项目负责人审核环节。新增物资采购业务流程。当出现物资无货时，则进入应急采购流程，由系统前台填写相应信息，避免因为平台物品目录问题，影响科研人员实验需求。2.2.3危化品、气体采购和管理危化品管理涉及医院安全。购买剧毒或易制毒危化品需在公安部门备案。项目负责人审批后，平台将比对采购清单与国标字典表，由保卫部门审批、填写公安部门的备案号；危化品到货后，由危化品仓库管理人员验收入库，实验人员到危化品仓库按照要求领用。危化品采购流程，见图4。对于气体采购，采用定期备案与补货方式，保证使用者使用。收货后，由供应链管理系统形成周期性清算数据信息，分别提供给物资管理系统和科研经费管理系统，两个系统再分别按要求进行核算、审批、经费划拨流程，并出具结算报表清单。物资系统报表与科研经费系统的结算总金额与清单一致时，财务给予结算。2.3监管措施平台在采购下单前会进行经费余额查询，采购金额必须小于等于余额；项目负责人审批后，即冻结该课题项目的采购金额，订单撤销后解冻；实物扫码出库与入库，保证物账相符；订单下单、审核、送货、签收的各时间点，操作人员操作留痕便于过程监管。物资管理系统、科研经费管理系统报表自动核对，账目清晰，对账操作简便，减少人为错误。3与其他系统对接3.1与科研经费管理系统对接平台与科研经费管理系统对接，共享项目编号、名称、负责人信息，暂时不支持没有科研项目的人员在速递平台进行采购。采购时，科研经费管理系统根据项目编号实时校验采购订单金额是否在预算范围内；项目负责人审核后，平台自动将订单信息传给科研经费管理系统，并冻结相应金额；订单签收后，平台自动将签收信息传给科研经费管理系统，订单支付信息自动进入科研经费审批与划拨环节。以上所有环节都能生成报表。3.2与OA系统对接OA（OfficeAutomation）系统是医院内的行政办公系统，本平台主要与之对接各种审批流程。当平台发起各类审批时，审批消息实时传给OA系统，OA系统发送移动端与Web端消息提醒，审批用户可以通过点击消息，自动单点登录到速递平台进行审批。但新増物资入库审批的最终环节，在物资管理系统进行。3.3与医院物资管理系统和供应链管理系统对接主要实现医院各类物资的字典、采购、申领与出入库管理。平台的每次采购都会与物资管理系统进行信息交互，判断字典是否为物资系统已有，如物资系统没有该物资字典，则进入新増物资审批流程；只有物资系统字典中的物资才允许采购，采购审批后形成物资采购订单。采购订单传给供应链管理（supplyprocessingdistribution，SPD）系统流转。物资管理系统生成的物资采购订单进入SPD系统后，统一形成物料配送订单，领用人员在领用时签字，并对所签收的物资形成周期性清算数据信息。数据流程将返回物资系统，在物资系统中完成物资的批量出入库，并生成发票信息，平台中该订单流程完结。4应用效果平台自xx年6月试运行以来，已经上线产品品规670789个，远超门急诊试剂的数百个品规。采购字典审核后医院物资库入库的品规5121个，满足90%科研使用需要。物资字典分类管理，条目清晰。报销由系统自动审批，省去手工录入的麻烦和疏漏错误。系统自动监管经费，控制经费余额。商品质量得到了保证。供应商回款时间缩短，能够有效安排和使用资金，实现医院与供应商的“双赢”。5讨论与展望本平台利用信息技术手段进行流程重组，覆盖科研试剂耗材采购管理的相关职能部门，整体实现各环节无纸化操作，构建科研试剂信息数据共享和追溯机制，强化短缺科研耗材供应保障，为科研人员提供高效服务。5.1标准先行，系统融合，实现无缝衔接各系统中的科研项目、人员、物资字典等基础信息统一了来源和标准。系统之间的信息自动对接，规范了数据流及任务划分；自动校验减少了人工环节，让信息多跑路，科研人员少跑腿，避免出错。如：项目的启用、结束、经费预算控制来源于科研经费管理系统，避免账目不清；物资采购环节与物资管理系统对接，避免二次录入。5.2需求导向，减少环节，优化管理流程从科研试剂耗材采购的需求特点出发，将采购方式调整为分散采购，缩短采购周期。物资字典注册简化了采购环节。实物扫码将物资验收入库，信息可供过程监管，简化了账目核对工作。科研经费报销从线下审批报销调整为系统自动对接，包括自动冻结科研经费、自动导入报销单、自动进入经费报销与划拨流程，简化了报销环节。5.3闭环管理，操作留痕，实现过程监管通过速递信息平台的建设与应用，实现了科研耗材和试剂从经费预算控制、采购订单、科研报销、经费划拨、账目核对的闭环管理。这些流程使得每个环节公开、透明，有利于加强科研试剂耗材的监管。采购过程留痕，随时可调阅查询，规避了管理漏洞。5.4精细化管理，配套制度调整，防微杜渐精细化管理模式的主要特点为“精、准、细、严”。“精”是指将宏观管理模式调整为按品规、单物品条码管理。“准”是依据平台中总结的数据对流程进行有效地处理和改善，准确判别负责人和采购人员，准确控制成本和剩佘额度。“细”是指细分危化品、气体和应急采购流程。“严”是指管理严格，落实各种政策和制度。6结语通过构建科研试剂材料速递信息平台，使医院的科研试剂耗材采购流程更加规范，环节减少，效率提升，实现了精细化和闭环管理。未来可进一步増加智能化服务，如根据实验设计推荐产品、人工智能客服服务、同类产品推荐等，进一步拓展服务渠道，提高科研服务质量。