消防档案管理

消防档案管理第一节消防档案的作用档案，既是人类社会实践的产物，又是人类社会实践不可缺少的条件。它历史地、全面地反映了社会生活的各个阶段和各个方面，而且是以系统完整的材料整体来反映有机联系的一定的历史活动，是历史的真凭实据，具有法律效用。因此，它对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展进程和规律性，总结经验教训等，具有广泛的作用。消防档案是消防安全重点单位在消防安全管理工作中，直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。建立健全消防档案是消防安全重点单位做好消防管理工作的一项重要内容，是保障单位消防安全管理工作以及各项消防安全措施基础的工作。公安部依据《中华人民共和国消防法》第十六条“消防安全重点单位应当建立防火档案”的规定，在《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》中专门把消防档案作为独立的一章，要求“消防安全重点单位建立健全消防档案”。由此看出，消防档案在消防安全管理工作中具有重要的位置。这是因为：一、消防档案是消防安全重点单位的“户口簿”。它记载着单位的基本情况和有关消防安全管理的各种文献、资料，便于单位领导、有关部门、公安消防机构以及消防安全管理工作有关的人员熟悉情况，为领导决策和日常工作服务。二、消防档案反映单位对消防安全管理工作的重视程度。平时可以把消防档案与现场检查结合起来作为上级领导机关、主管部门、公安消防机构考核单位开展消防安全管理工作的重要依据；发生火灾时，可以为追查火灾原因，分情事故责任、处理责任者提供佐证材料。还可以为研究防火、灭火材料、修改消防技术规范、修订消防操作规程等提供第一手资料。三、消防档案是单位检查相关岗位人员履行消防安全职责的实施情况，评判专（兼）职消防（防火）管理人员业务水平，工作能力的一种凭据，有利于强化单位消防安全管理工作的责任意识，推动单位的消防安全管理工作朝着规范化、制度化的方向发展。第二节消防档案的内容消防档案包括二个主要的内容，即消防安全基本情况和消防安全管理情况，并附有必要的图表。消防安全基本情况是消防档案主要内容，它包含了消防安全重点单位消防档案中与消防安全有关的内容，是单位自身实行规范化消防安全管理的基本要求，是单位落实消防安全责任制的具体体现。消防安全基本情况的内容是：单位基本概况和消防安全重点部位情况；建筑物或者场所施工，使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件、资料；消防管理组织机构和各级消防消防安全责任人；消防安全制度；消防设施、灭火器材情况；专职消防队、义务消防队人员及其消防装备配备情况；与消防安全有关的重点工种人员情况；新增消防产品、防火材料的合格证明材料；灭火和应急疏散预案。消防安全管理情况主要有二项内容，一是公安消防机构依法填写制作的各类法律文书。主要有《消防安全检查意见书》、《责令立即改正通知书》、《责令限期改正通知书》、《责令停止举办通知书》、《重大火灾隐患限期改正通知书》、《复查意见书》、《易燃易爆化学物品消防安全审核意见书》、《建筑工程消防验收意见书》、《火灾原因认定书》、《火灾事故责任书》以及涉及消防行政处罚的有关法律文书。二是有关工作记录。主要有消防设施定期检查记录、自动消防设施检查检测报告以及维修保养的记录；火灾隐患及其整改情况记录；防火检查、巡查记录；有关燃气、电气设备检测等记录；消防安全培训记录；灭火和应急疏散预案的演练记录；火灾情况记录；消防奖惩情况记录。在这些记录中还应当记明检查人员的姓名、时间、部位、内容、发现的火灾隐患以及处理措施等；记明培训的时间、参加人员、内容等；记明演练的时间、地点、内容、参加部门以及人员等，以上情况明确了单位履行消防安全管理法定职责的主要内容。非消防安全重点单位可以不建立消防档案，但也应将本单位的基本概况、公安消防机构填写的各种法律文书、与消防工作有关的材料和记录等统一保管、备查。第三节消防档案的管理、利用一、消防档案由消防安全重点单位统一保管、备查。消防档案实行集中统一管理，对消防安全重点单位不仅可能，而且非常必要，消防档案虽然是由一定的部门或人员形成的，但它的意义却不只限于其形成者的范围，消防档案应由单位确定或设立的专门机构来统一集中保管、备查，不得由承办机构和个人分散保存，这样才能克服档案分散保管和各自为政所固有的局限性，更大限度地发挥档案的作用。二、消防档案需要完整和安全消防档案的完整和安全，才能给档案工作提供必要的物质基础。维护消防档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上要保证档案的齐全，使应该集中和实际保存的档案不能残缺不全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆放，更不能涂改勾划，使档案失真。档案材料数量齐全，才能保证档案的系统完整；保持档案的有机联系，才能使档案数量齐全有科学依据，使人们自觉维护它。维护消防档案的安全，也有两方面的含义：一方面，从物质上力求档案不遭受毁坏，尽量延长档案使用的时间；另一方面，消防档案也具有一定的机密性，要保证档案的政治安全，不被盗窃，不被泄露，防止遗失。维护档案的完整，才能有效地保证档案的安全，档案的散乱、丢失，会造成档案的缺损和政治上的不安全。只有维护档案的安全，才能确保档案的完整，档案的任何损失和遭受破坏，都会影响档案的完整。三、消防档案应便于利用消防档案的收集、整理、保管，目的是为单位的消防安全管理工作服务，是为了利用。而消防档案的利用是多方面的，不断发展的。为了满足各方面利用的需要，就必须经常做好利用前的准备，便于查找利用。如果档案的管理工作差，有档案不知道如何去利用，或想利用时又查找不到。这样，档案的作用就没有发挥出来。消防档案管理的好坏，主要应从是否便于利用去检验衡量，这是消防档案管理的基本出发点和归宿。1、分类消防档案要按照档案形成的环节、内容、时间、形式的异同，采取“同其所同，异其所异”的方法，把档案分成若干个类，类与类之间有一定的联系，有一定的层次和顺序，前后一致。这样有利于档案立卷和案卷的排列和编目，为管理和利用提供前提条件。2、检索检索，就是消防档案的内容和形态特征著录下来，存贮在检索工具中，根据消防安全管理的工作的利用需要，及时地把有关的档案查找出来，供利用者使用。它是档案利用之前不可缺少的一项重要准备工作，是在档案面前，准确而迅速的找到所需要消防档案的有效手段。目录是档案检索常用的重要工具。为了提高消防档案检索效率，必须编制档案目录，建立一个完整的目录体系，以适应档案利用的需要。3、清除消防安全重点单位的消防档案，是在日常消防安全管理工作中经过较长的时间一点一滴积累起来的，材料逐渐增多，随着时间的推移，有些材料会失去保存价值，不需要继续保存。为了精练档案材料，突出工作重点，应定期有领导、有计划、有标准地将档案材料进行清理。有用的材料，归纳综合，继续留存；确已失去保存价值需要销毁的材料，应按国家文书档案管理规定办理，以免档案材料臃肿庞杂，鱼目混珠，影响管理和使用。第四节消防档案格式（参考）和相关法律文书消防档案目录（I基本情况）一、基本概况二、单位建筑审核、验收及开业前消防安全检查情况登记三、单位平面布置图四、生产工艺流程图五、消防管理组织机构六、消防设施登记七、消防安全管理制度登记八、重点工种人员登记表九、重点部位十、出租房屋管理十一、易燃易爆物品管理登记十二、历次火灾记录十三、新增消防产品、防火材料情况十四、年度消防经费开支统计表十五、灭火及应急疏散预案十六、消防工作记事十七、其它一、基本概况表1-1单位名称地址单位性质上级主管部门法定代表人联系电话保卫部门负责人联系电话消防安全管理人安技部门负责人固定资产（万元）年总产值（万元）占地面积（平方米）建筑面积（平方米）职工人数正式重点工种人数非正式义务消防队（人/队）专职消防队负责人主要灭火装备人数电话供电情况电力负荷等级用电设备负荷（KW）实际用电量（KW）消防给水情况消防水源市政进水管流量及管径管网形式室内最不利点消火栓压力室内天然消防水源数及容量室外室外消防安全重点部位数高层建筑栋数主要产品或储存物品名称及数量备注建筑情况表1-2单位占地面积（m2）建筑占地面积（m2）建筑总面积（m2）简易建筑面积（m2）主要建筑名称用途建筑面积（m2）层数高度消防车能否靠近相邻防火间距备注如果是高层建筑，在“消防车能否靠近”一栏注明登高消防车能否靠近。二、单位建筑审核、验收及开业前消防安全检查情况登记单体（部位）名称是否审核法律文书证号是否验收法律文书证号是否申请开业前检查法律文书证号备注三、单位平面布置图表二四、生产工艺流程图五、消防管理组织机构（一）防火安全委员会（或领导小组）成员名单表3-1委员会内职务姓名部门行政职务、职称备注五、消防管理组织机构（二）部门消防安全责任人名单表3-2部门姓名性别出生年月职务或职称消防安全培训情况备注五、消防管理组织机构（三）专、兼职防火人员名单表3-3姓名性别出生年月专或兼工作部门从事消防工作时间消防安全培训情况学历职称备注五、消防管理组织机构（四）专职或义务消防队员名单表3-4姓名性别出生年月参加工作时间职务职称消防安全培训情况备注五、消防管理组织机构（五）专职或义务消防队装备配备情况表3-4装备名称购买日期购买价格管理责任人维修保养情况日常使用情况备注六、消防设施登记（一）消防器材登记表表4-1名称型号生产厂家配置时间配置部位数量维修情况六、消防设施登记（二）建筑消防设施登记表表4-2系统名称安装部位设计单位施工单位主要产品厂家验收情况其他情况七、消防安全管理制度登记表5制度名称建立或修订日期主要内容执行情况八、重点工种人员登记表表6工种姓名性别出生年月文化程度技术级别消防安全培训情况备注九、重点部位表7-1名称建筑耐火等级面积(平方米)高度(米)职工人数火灾危险性预防措施扑救措施防火负责人九、重点部位表7-2照片疏散预案十、出租房屋场地消防安全情况登记表8产权单位租赁单位租赁方法定人代表（负责人）租赁方消防安全管理人职工人数义务消防队人数租赁起始时间租赁方联系电话合同中是否明确双方的消防安全责任租赁方有无逐级防火责任制租赁方消防安全制度名称出租房屋场地位置使用情况消防器材配置数量房屋、场地出租后存在哪些火灾隐患并给本单位消防工作带来何种不利因素，采取了哪些措施十一、易燃易爆物品管理登记表9易燃易爆物品名称危险性用途存在场所数量管理责任人备注十二、历次火灾登记表11起火时间起火部位起火原因直接经济损失（万元）间接经济损失（万元）死人伤人处理情况十三、新增消防产品、防火材料情况名称型号生产厂家配置时间配置部位数量合格证明材料登记十四、年度消防经费开支统计表表12项目名称数量开支经费（元）购置消防车辆维修消防车辆购置小型灭火器材维修小型灭火器材安装自动消防设备维修自动消防设备安装消火栓、水泵、消防水池等维修消火栓、水泵、消防水池等整改火灾隐患消防宣传、教育、培训购买消防资料、书籍其他开支合计开支十五、灭火及应急疏散预案（附）十六、消防工作记事消防档案目录（II管理情况）一、每日防火巡查记录二、防火检查记录三、火灾自动报警系统日运行记录四、自动消防设施周检查记录五、建筑消防设施季度（月）检查记录1、火灾自动报警系统季度（月）检查记录2、室内外消火栓系统季度（月）检查记录3、自动喷水灭火系统季度（月）检查记录4、泡沫、气体灭火系统季度（月）检查记录5、建筑防火、防排烟系统季度（月）检查记录6、火灾爆炸危险场所季度（月）检查记录六、当场改正记录七、限期改正记录八、复查记录九、灭火、应急疏散预案演练记录十、消防安全培训记录十一、消防奖惩记录十二、重大火灾隐患记录每日防火巡查记录本说明1、公共聚集场所在营业期间的防火巡查应当至少每两小时一次；营业结束时应当对营业现场进行检查，消除遗留火种。医院、养老院、寄宿制的学校、托儿所、幼儿园应当加强夜间防火巡查，其他消防安全重点单位可以结合实际组织夜间防火巡查。2、巡查部位应当包含消防安全重点部位。每日防火巡查记录巡查开始时间巡查结束时间巡查部位巡查内容巡查部位及情况处理情况备注用火用电有无违章情况安全出口、疏散通道是否畅