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1青岛公路基建项目竣工文件编制办法（试用）总则第一条为了使青岛公路基建项目竣工文件编制的标准统一、规范、系统、完整和正确，保证工程项目档案内在质量，根据交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》和交通厅《山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法》，结合本工程的具体情况，现制定本编制办法，以便于各有关单位在施工过程中按照统一标准和要求及时、准确的收集整理资料，更好地做好竣工文件的编制工作。第二条竣工文件是竣工验收的基础资料。主要来源于公路建设的全过程，反映的是项目建设的客观状况和规律的信息，它包括文字、图像和音像等表达形式。由于本工程项目建设时间长，参建单位多，涉及面广，形成的资料繁杂，因此，必须重视资料的积累与管理，使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到边施工、边整理，保证资料的真实、准确。以便更好的为项目建设决策服务，为项目建成后的运营服务。第三条本办法与现行标准、制度、规范有冲突的以现行标准、制度、规范为准。2第一部分竣工文件材料立卷归档办法第一章组织与职责青岛公路基建项目各参建单位应在各级交通、档案行政主管部门的领导下，坚持集中统一管理的原则，实行统一领导、统一制度，依法对所辖范围内公路工程文件材料立卷归档工作进行监督、检查和指导。建设项目各参建单位把文件材料立卷归档工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路工程项目管理，明确各自职责，成立项目档案工作领导小组，实行领导人责任制，在项目实施过程中，领导小组要履行事前指导、中间检查、层层把关的职责。各单位并配备兼职档案管理人员，具体负责资料的收集、整理和立卷归档工作，保证项目建设与项目档案工作同步进行。项目档案工作领导小组，要及时组织设计、施工、监理、使用等单位的项目负责人和工程技术人员，定期对参建单位自检后形成的档案资料的完整性、准确性和系统性进行检查和验收，存在问题的要限期整改。第二章公路工程竣工资料的分工收集与整理组卷凡是反映与青岛公路基建项目建设有关的重要活动，从规划、立项、堪察设计、施工到竣工使用全过程中形成的，3具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程档案。其归档范围按本办法附件一《公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表》执行。公路工程文件材料必须按文件材料形成的不同阶段、施工工序先后顺序由形成材料的单位负责及时收集、整理、组卷。公路工程文件材料按下列分工收集与整理。（一）项目准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集组卷。项目建议书及批复、工程可行性研究报告及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告应分别根据文件材料形成的阶段、性质和内容分类收集、整理、组卷。(二)公路工程设计文件由建设单位负责收集。地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概预算等文件材料，按项目、阶段、专业结构分别整理、组卷。变更设计文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后顺序组卷。（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责收集、整理、组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文4件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。凡由建设单位对档案进行汇总并负总责的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，及时向建设单位移交。其中，开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷。单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定(放在首页)，按检验顺序组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录（不含工程检验性试验记录）等，按单位工程分别单独组卷。若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷。会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷。（四）公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责收集、整理、组卷。监理单位与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和投资以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。管理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、会议纪要以及有关单位的来往文件等，监理单位按阶段、问题分类整理组卷。依据性文件如监理规划、监理实施细则等，在文件形成后组卷。工作性文件如工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理，要分别单独组卷。监理月报按年度组卷。组卷时过程文件一并归档。没有结论5的请示和报告可单独存放，待竣工验收后处理。监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按分项分部工程排序单独组卷。（五）科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。（六）交通安全设施和机电系统项目文件材料由承办单位负责收集和整理。（七）声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷。第三章竣工档案分类编号一、编号原则为了统一青岛公路基建项目竣工档案分类和编号，实现竣工档案检索体系现代化，使青岛公路基建项目竣工档案分类条理，保持成套性、完整性的原则，依据《交通部科学技术档案分类编号办法》和交通厅《山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法》的规定，按照项目建设的不同阶段对竣工文件材料进行分类编号。二、档号编制方法档号由档案分类号和案卷顺序号组成，青岛公路基建项目工程竣工文件材料分为五级类目。一至三级类目的代号固定不变；四级类目为工程项目代号，可用建设项目起止点汉语拼音第一个字母和某段起止点的汉语拼音第一个字母组成，中间加“·”符号（例如：青岛公路基建项目，项目62×1cm代号为“QGJJ”）；五级为基本类目，按单项工程竣工文件材料形成的先后分为八大类,分别用1、2、3、4、5、6、7、8表示（详见附件一）。档号的形式如下：GL5·1·××·×—××（用4号宋体字）五级类目的案卷顺序号,从“1”开始编写五级类目：依据附件一，八大类排序四级类目：工程项目代号三级类目：道路二级类目：公路工程一级类目：公路代号三、档号章（一）档号章内容包括分类号、案卷顺序号、件号和页数（其格式与尺寸如下图），档号用4号宋体。档号章内的“档号”可刻至四级类目，五级类目可用炭素墨水填写,五级类目的案卷顺序号暂用铅笔填写。（二）档号章的位置用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角，距上边沿1cm，距左边沿2cm的位置。档号件号页数4×1.5cm7第四章竣工档案案卷构成及质量要求一、竣工档案术语（一）案卷：由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保存单位。（二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。（三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。（四）档号：档案的编号，由档案分类号和案卷顺序号组成。二、组卷要求（一）组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，保持案卷内文件材料的系统联系，科学分类，便于查找利用。（二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。（三）案卷内文件材料的制作和书写，原则上除原始记录资料可书写外，其余所有文字说明、表格均应打印。卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，纸张便于长期保管，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3）,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写8工具书写，凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸），应复印保存。（四）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件在归档过程中允许有一定数量的重复。（五）监理单位和施工单位若有相同档案资料，应由双方单位各自整理归档，便于查找。（六）竣工文件分为正本和副本。正本为各种资料原件，副本可为复印件。正本除在竣工文件中各卷重复使用且无足够数量原件而使用复印件外，其余均应为资料原件。禁止原件、复印件混存。三、卷内文件材料的排列（一）卷内文件材料，按路线统一的里程桩号，由小到大排列；按工程的结构由下到上排列。（二）文件正文与附件为一件；正文与处理单、拟办单为一件；请示与批复为一件，且批复在前，请示在后，按照最高指示在前的顺序依次排列组成为一件。（三）管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列。管理性文件分类要准确，每一卷内的文件原则上不超过20件。（四）项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。9（五）报表、名册、招投标文件等，按其原来的装订方式，一册（本）为一件。（六）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等顺序排列。（七）科研项目文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。（八）竣工图按里程、专业、图号排列。（九）卷内文件材料一般文件材料在前，图样在后。四、案卷的编制案卷由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。（一）案卷封面的编制1、案卷封面采用案卷外封形式，外封面印制在卷盒的正表面，式样见本办法附件二。2、案卷题名：应包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。若属桥梁工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的基本内容；在案卷题名中不显示合同段标识，只反映本卷确切的内容及桩号。每一案卷题名都要写：“青岛公路基建项目”字样，统一印制在档案盒中央部位，在外封面“案卷题名”编制时无须再填写。具体题名要求如下：10（1）管理性文件案卷题名的名称可写成“表”或“文件材料”。①建设单位、设计单位、总监代表处管理性文件案卷题名的表示形式：（××段）+责任者+问题+名称示例：总监代表处关于安全生产管理工作文件材料。②施工、监理单位管理性文件案卷题名的表示形式：××段+桩号+问题+名称示例：G204流亭至元庄高架桥大修工程kx+xxx-kx+xxx段关于安全生产管理工作文件材料。（2）项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理、设计单位）××段+桩号××工程××结构××部位××名称。示例：平度躬崔路大修工程kx+xxx-kx+xxx路基工程土（石）方填筑检测表。3、编制单位：填写案卷形成单位。4、编制日期：填写案卷形成日期。5、保管期限：填写其规定的保管期限（附件一）。6、密级：按保密规定填写。7、档号：填写档案的分类号和案卷顺序号。8、档案馆号：暂不填写。9、填写案卷封面内容时，打印在与卷盒颜色相近的牛11皮纸上，贴在对应位置。案卷封面中“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限”内容填写时，用3号宋体字；档号用4号宋体字。（二）案卷脊背的编制1、案卷脊背的项目有档号和案卷题名。格式见本办法附件三。2、卷脊档号内容填写用4号宋体字分两行横排打印，第一行填写分类号到四级类目，例如：GL5·1·×××·，第二行填写五级类目和五级类目案卷顺序号，例如：×－××。3、脊背“案卷题名”内容，根据卷脊的厚度用3号或4号宋体字打印，从右至左竖行排列，首行空两个字。桩号打印要横排，字头向右。“青岛公路基建项目”这几个字不能省略。4、卷脊内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置，贴纸要求比脊背宽度窄2mm,以防取放档案时把纸边拉卷。（三）卷内目录的编制卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，不装订，它由下列项目组成（样表见本办法附件四）。1、件号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1依次标注。122、文件编号：填写发文机关对文件材料的原始编号或图样的图号，若文件材料上有则填上，没有就空着。3、责任者：填写文件材料的直接形成部门，可采用通用的标准简称。4、文件材料题名：①原文上有标题的，可以照录下来，填写文件材料标题的全称；②没有标题或标题太简单而不能说明文件材料内容的，应自拟标题，自拟标题应外加中括号。③填写时开头空格两个字，以段落式填写，一横格内不能超过三行字。5、日期：填写文件材料的形成日期。填写时