前期物业接管方案

前期物业接管方案第一部分：前期介入工作小组及工作计划一、成立前期介入工作小组从公司内部选派多名管理、技术人员，组成项目前期介入工作小组（以下简称项目小组），跟随项目进度开展前期介入工作，公司协调与开发商接洽。组长：公司副总经理组员：公司行政部经理、品质部经理、物业部经理、项目部经理、项目客服主管、工程主管、安全主管二、物业管理接管组织机构示意图（见下图）深圳市合隆物业管理有限公司前期工作小组客户服务类安全管理类工程维修类三、项目接管工作推进计划序号介入节点工作内容开始时间完成时间责任部门责任人完成情况1前期介入前期物业管理服务合同签订2011年8月16日2011年8月31日2办理管理处营业执照、税务登记、组织机构代码2011年8月22日2011年8月28日3要求停车场施工单位办理经营性停车场许可证2011年9月1日2011年9月30日4办理停车场营业执照、税务登记2011年10月1日2011年10月31日5管理处物业服务费收费备案2011年9月1日2011年9月31日6员工临时宿舍选址、租赁2011年8月16日2011年8月31日7邀请装修装饰单位对管理处办公场所、员工宿舍图纸设计及报价、审批2011年8月16日2011年8月31日8工程遗留问题统计、报开发商、跟进处理情况2011年8月16日2011年8月31日9秩序维护员、工程技术人员、客服人员招聘2011年8月16日2011年8月31日10VI标识数量统计2011年8月16日2011年8月20日11VI标识系统设计、报批、制作安装2011年8月20日2011年9月20日12选定清洁公司2011年8月16日2011年8月31日13房屋清洁费用测算及合同签订2011年8月16日2011年8月31日14与开发商谈判开办费2011年8月16日2011年8月31日15供电手续办理及解决基本电费问题2011年8月22日2011年9月10日16供水手续办理及协调居民、商业用水指标2011年8月22日2011年8月31日17前期物业管理服务合同备案（到区物管科）2011年9月1日2011年9月10日18管理处成立编制物业管理方案2011年8月25日2011年8月31日19人员编制核定、建立组织架构、岗位职责2011年8月25日2011年8月31日20秩序维护员、工程技术人员、客服人员岗位培训2011年8月25日2011年8月31日21管理处办公室、员工宿舍装修施工2011年8月25日2011年9月31日22办公设备采购2011年9月1日2011年9月31日23各类工程验收及资料接收2011年8月30日2011年9月10日24各类设备验收及配用工具、资料、保修文件接收2011年8月30日2011年9月10日25选定档案管理人员、档案归类建立条目2011年8月25日2011年10月31日26选定资产管理人员、固定资产建立台账2011年8月31日2011年12月31日27细部验收细部验收人员招聘、培训、上岗2011年8月25日2011年8月31日28第一轮模拟验收、督促整改2011年8月25日2011年8月31日29第二轮模拟验收、督促整改2011年8月31日2011年9月3日30入住入住工作组成立2011年8月25日2011年8月26日31编制入住方案2011年8月25日2011年8月27日32发放入住通知书及报纸公告2011年月日2011年月日33入住前房间全面清洁开荒2011年8月30日2011年9月1日34入住接待小组人员安排2011年8月25日2011年8月26日35入住资料培训2011年8月27日2011年8月31日36入住接待现场布置及培训2011年8月30日2011年9月1日37正式办理入住2011年9月3日2011年12月31日38物业管理物业管理实施2011年9月1日39各类工程遗留问题处理跟踪2011年9月1日40品牌维护开展第一次客户满意度调查及回访2012年3月1日2012年3月10日41就第一次调查报告制定顾客满意度提升措施2012年3月10日2012年3月31日42顾客满意度提升措施持续跟踪、服务品质督导2012年3月31日2012年11月30日43开展第二次客户满意度调查及回访2012年12月1日2012年12月10日44就第二次调查报告制定顾客满意度提升措施2012年12月10日2012年12月31日45顾客满意度提升措施持续跟踪、服务品质督导2013年1月1日2013年6月31日四、职责1、副总经理负责物业管理前期准备的组织工作。2、接管小组负责前期介入移交手续的办理、物业管理合同的评审。3、行政部负责新建管理处物资采购工作。4、人力资源部负责人员编制确定、人员招聘和培训工作。5、品质部负责各项规章制度及入伙资料的审核。6、财务部负责各类收费项目及标准的核定。7、新建管理处经理负责相关管理工作的筹备和实施。五、前期准备工作1、行政部前期准备工作1.1负责新建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。1.2负责新建管理处员工工作服的订制。1.3负责审核各类物资、设备工具的采购申请。物资的采购：根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括：a.办公用品：家私、各类文具等。b.办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。d.网络设备：电脑等。e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。1.4负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。2、人力资源部前期准备工作2.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。2.2根据《物业管理方案》审核新建管理处人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，保安员、保洁员提前一个月到位。2.3负责新建管理处人员的入职培训及管理专业技术人员的培训考核。3、财务部前期准备工作3.1负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经副总经理审核、董事长审批后纳入委托管理合同。3.2负责新项目各项服务收费标准的审定。3.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。3.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。3.5负责监督新建管理处的物资采购工作。4、品质部前期准备工作4.1负责新项目委托管理合同的评审，报副总经理签定。4.2负责质量体系文件的发放及协助编写相关作业指导文件。4.3协助管理处分类建立物业管理档案资料。4.4负责审核各项规章制度及入伙资料。4.5协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。5、新建管理处经理前期准备工作5.1负责拟定入伙工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，并报副总经理审核、董事长审批。5.2负责内部管理运作相关工作：A．编制管理处组织结构、各岗位职责，报人力资源部及副总经理审核、董事长审批。B．根据物业实际情况，完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。C．指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。5.3将《入住指引》、《业主（住户）资料卡》于入伙前十天交建设单位，与《入伙通知书》一并发放业主。5.4负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:A.《入伙流程》B.《委托银行代收款协议书》；C.《临时管理规约》；D.《业户手册》；E.《前期物业管理协议书》F.《房屋交付验收表》；G.《常规服务项目表》H.水、电、气、有线电视开户申请资料；I.防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求等）；J.房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡；K.房间设计平面图（含水电走向）；L.其他与业主相关资料。M.现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识。N.所有“入伙资料”的填写样本。5.5进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。第二部分：接管验收接管验收的概念接管验收是物业管理企业接管开发企业、建设单位或个人委托的房屋时,以物业主体结构安全、满足使用功能和满足管理服务要求为主要内容的接管检验，对新建房屋，接管验收是竣工验收的再验收。在完成接管验收后，整体物业连同配套的设备、设施就应该移交给物业管理企业了。接管验收与竣工验收不同，竣工验收是建设工程完成后，由施工单位向建设单位移交物业的过程，竣工验收属于政府行为，由政府建设行政主管部门负责组成综合验收小组，对施工质量和设计质量进行全面质量检验和评定。竣工验收的完成标志着物业可以交付使用，物业管理企业可以参加工程的竣工验收，但在竣工验收中，物业管理企业只是验收的参与者，而不是验收的责任主体。接管验收是物业管理企业根据合同约定或接受委托取得物业的管理权以后，在正式接管前，针对主体建筑、附属设施、设备、道路、绿化、场地等进行的综合验收，接管验收更注重建筑的综合使用功能和管理需要，接管验收属于企业行为，物业管理企业在接管验收的过程中不仅仅是参与者，而更应该是验收的责任主体，接管验收相比竣工验收应该更全面、更详细、更深入，接管验收的完成，标志着物业正式投入使用，物业管理企业正式开始履行管理和服务职能。接管验收的目的和作用物业接管验收是物业管理企业在接管物业前不可缺少的重要环节，接管验收应由开发建设单位和物业管理企业共同组成联合验收小组进行，主要目的和作用如下：1、明确交接双方的责、权、利关系，通过接管验收和委托接管合同的签定，实现权利和义务的转移，在法律上界定清楚各方的义务和权利。2、确保物业具备正常的使用功能，充分维护业主的利益。要通过物业管理企业的接管验收，从客观上能进一步促使开发企业和施工企业按标准进行设计和建设，减少日后物业管理中的麻烦和开支。同时接管验收能够弥补部分业主专业知识的不足，为业主的入伙验收做好准备，从整体上把握物业的建筑质量、使用功能、管理要求。3、接管验收是对前期介入工作的进一步强化和补充，在前期介入的过程中，物业管理企业已经对工程的设计规划、施工工艺、设施配套等方面提出了一系列的建议，对于开发建设单位尚未实施的，物业管理企业可借助接管验收要求开发单位彻底全面实施，同时通过参与竣工验收和接管验收，对前期介入过程中未发现的缺陷和漏洞，一并提请开发单位整改完善。4、为日后管理创造条件，通过接管验收，一方面使工程质量达到要求，减少日常管理过程的维修、养护工作量，减少工作返修的麻烦。另一方面，根据接管中的有关物业的文件和资料，可以摸清物业的性能和特点，预防管理中可能出现的问题，计划安排好各项管理工作，充分发挥专业化管理优势。接管验收的内容和标准接管验收应包括资料的交接验收、建筑主体及配套设施的验收、各类机电设备的验收、户内设施的验收、钥匙的验收和接管。3.1资料的交接验收3.1.1产权资料包含以下项目：3.1.1.1项目批准文件3.1.1.2用地批准文件3.1.1.3拆迁资料3.1.1.4房屋所有权证3.1.1.5土地使用权证3.1.1.6有关司法、公证文书和协议3.1.1.7房屋分户使用清册3.1.1.8房屋设备及定、附着物清册3.1.2技术资料包括以下项目：3.1.2.1竣工图——包括总平面布置图，建筑、结构、水、暖、电、气、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图（有隐蔽管线的全套图纸）。3.1.2.2机电设备的竣工图纸、调试记录、使用说明、原理图、维护指导、政府主管部门验收合格证明等。3.1.2.3地质勘察报告3.1.2.4工程合同及开、竣工报告3.1.2.5工程预决算3.1.2.6图纸会审记录3.1.2.7工程设计变更记录及技术核定记录（包括质量事故处理记录）3.1.2.8隐蔽工程验收签证3.1.2.9沉降观测记录3.1.2.10防雷接地测试合格证明3.1.2.11竣工验收证明书3.1.2.12钢材、水泥等主要材料的质量保证书3.1.2.13新材料、构、配件的鉴定合格证书3.1.2.14水、电、暖、通、消防、智能化、卫生