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术语2.0.1科学技术档案（简称科技档案）科学技术档案是指企事业单位、国家机构、社会组织及个人在科学技术活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史的应当归档保存的科技文件材料。建设工程档案，是指在工程建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种历史纪录。2.0.2科学技术文件材料（科技文件材料）科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。2.0.3案卷案卷由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。通俗地说，一件或多件组成的相关文件材料装入一个卷皮就形成了一个案卷，或者说一盒资料就是一个案卷。2.0.4卷内目录卷内目录反映案卷内登记文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格目录，排列在卷内文件之前。2.0.5卷内备考表卷内备考表说明案卷内文件状况的表格，排列在卷内文件之后，不计入卷内目录，不编写页码。2.0.6档号档号是指档号的编号，包括分类号、项目代号、案卷号，以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。2.0.7项目代号产品、工程、课题、设备的代字或代号。2.0.8文件把相关联的材料集合在一起，形成一个文件。一个文件可大，可小，由一页或若干页相关内容组成，以方便查考为原则划分组成文件。2.0.9保管期限分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。3组织机构与管理3.1组织机构与职责公路工程建设单位（业主）、总监理工程师办公室（以下简称总监办）、资料咨询公司（以下简称资料公司）、驻地监理工程师办公室（以下简称驻地办）、总承包单位（以下简称总承包）、合同段施工单位（以下简称施工单位）、科研及新技术应用单位应将项目文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定，设置临时档案室（柜），采取各种积极措施，确保文件材料的质量符合归档要求并达到及时，真实、完整、准确和系统的目标。3.1.1业主的职责1．制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件材料的形成、整理、组卷及归档的要求。2．明确项目文件材料编制与归档管理负责人，配置业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，收集与归档业主方的项目文件材料，尤其是项目前期工作阶段的文件材料。3．协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系，为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境；并督促各职能部门及时履行相应职责。4．负责将参建各方移交的工程档案汇总编号，完成整个项目的档案工作。5．提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。6．在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。3.1.2．施工单位的职责（1）明确分管领导,配备专职人员,建立临时档案室。（2）及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。3.1.3驻地办的职责（1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位的关系。（2）及时完成与监理工作有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。（3）及时全面审查施工单位上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间交叉的文件材料。（4）驻地办除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单位的工程档案编制管理工作进行检查和督促。3.1.4科研及新技术应用单位的职责（1）科研单位应将科研项目的可行性研究报告、申请书、合同书、阶段性报告、科研成果报告、鉴定书及有关证明、奖励证书、图片及摄像带等及时收集归档。（2）新技术应用和推广单位应将新技术应用、推广的有关的批复文件与合同，主要负责人名单，试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用效果及图片、摄像带等及时收集归档。3.1.5总监办的职责除完成总监办自身监理文件资料的形成、收集、整理、分类、组卷及归档外，还受业主的领导，在工程档案管理工作中协助或分担业主方的部分管理工作。1.协助业主制定本项目工程档案编制管理办法；2.审核文件材料编制管理的实施方案与实施细则，审核项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求；审核确定本项目工程各类用表；3.对项目工程档案编制质量的符合性、及时性进行宏观管理；4.协助业主完成工程档案专项验收。3.1.6总包部的职责1、总包部除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单位的工程档案编制管理工作进行检查、指导和督促。2、负责收集汇总各施工单位编制的工程档案。3、对施工单位的工程档案编制工作负管理职责，负责制定对各施工单位工程档案工作的激励机制；负责督促和要求施工单位配备足够人员、设备，负责督促、检查施工单位工程档案形成、收集、汇总、分类、组卷的及时性及符合性。3.1.7资料公司的职责受业主领导，在工程档案管理工作中协助或分担业主方的部分管理工作。1.协助业主制定本项目工程档案编制管理办法；2.编制文件材料编制管理的实施方案与实施细则，编制项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求；编制本项目工程各类用表；3.对项目工程档案管理工作进行全过程的技术指导、检查和督促工作；4.协助业主完成工程档案专项验收。3.2管理与措施3.2.1．纳入项目建设管理将工程档案编制管理工作纳入工程目标管理及考核范围内，列为日常工程管理中的一项具体工作，与其它工程项目一样，由于编制进度滞后、编制质量不合格应受到扣分、批评、通报批评等处罚。反之，应受到相应的表彰。3.2.2．加强领导、配备人员加强领导，各参编单位应至少有一名分管领导，负责抓工程档案的编制和落实，并配备专职的档案人员。专职的档案人员要求有公路桥梁的专业基础知识，也要有档案管理的基本专业知识，且细心兼耐心。由于工程档案具有数量多、系统性高的特征，档案人员频繁的变动易造成档案文件衔接时的空档，因此，要求档案人员保持稳定。3.2.3.统筹运作，同步完成根据交通部档案馆的要求，工程档案要与工程建设同步完成。一个单项工程完成，相应的档案文件必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；进行单位、分部、分项工程质量评定和工程验收时，同时验收应归档的工程档案的完整程度与整理质量。在工程开工前，各单位应根据施工进度安排统筹工程档案编制计划，争取做到归档的工程资料日清月结，工程项目完工一个，工程档案移交一个，验收一个。在工程竣（交）工验收完成的同时，工程档案的收集、整理、归档工作也全部完成。4文件材料的编制4.1文件材料编制质量要求4.1.1总体要求文件材料编制工作总的要求是在保证文件材料的内在质量的基础上，注重提高外在品质，对于施工过程中的资料并要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。所谓内在质量是指文件材料的内容要准确、真实、完整、规范；外在品质则是指及时和美观。原始：公路工程文件材料是公路工程在建设过程中直接形成的原始记录，不能随意增加、减少或更改。及时：针对竣工文件的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所形成的文件材料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。准确：指试验数据的记录、计算过程、计算结果准确，控制的技术指标符合公路工程技术规范、规程的要求等。监理应对施工单位的资料准确性进行审查。真实：指文件材料的数据真实可靠。严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“回忆录式”编写资料等。监理应对施工单位文件材料的真实性进行审查。完整：指文件材料齐全完整、无遗漏，如停工令－整改报告－复工令等资料要闭合，试验和检测频率符合规范要求等。规范：指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。美观：要求文字清晰、幅面整洁，符合档案存档规定。4.1.2具体质量要求文件材料编制的具体质量要求包括书写、纸张规格、版本、笔迹、表格填写等方面，竣工图的质量要求详见4.7竣工图编制的规定，规范化表格的详细要求见4.4“规范化表格填写要求”。文件材料编制具体质量要求如下：1．书写要求文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，文件材料书写、绘制和签字时应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，现场记录可使用HB铅笔书写。禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。2．纸张规格除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3、A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加长，但不准加宽，如桥梁布置图可以加长粘贴，但不能加宽；其他一般使用A4纸（除上级红头文件外），当使用A3纸时，则折叠成A4纸大小（297×210mm）。3．版本要求应提供一套完整的原件，个别的特殊情况可用复印件，尽可能减少使用复印件。4．笔迹要求（1）所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，代签名必须是签代理人本人的名字，不允许代替别人签名；表格中的签名应签在表格规定的位置上，关键签名不能由同一个人重复签署，如计算与复核不能是同一个人签名。（2）所有文件材料中的签名必须手签全名，不能以盖章、打印或复印代替手工签名。（3）原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等，如果必须更改，不能涂改只能划杠，并在旁边签名。5．表格填写要求（1）正确选择工序对应的表格。（2）表格内容除意见签署和签名一定要手写外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需按其要求手工来填写。（3）表头的填写必须完整统一。如施工单位和监理单位应填写单位的公司名称，而不是填**驻地项目部，合同号应填写准确完整（如11A、11B等，不能模糊填写为11等）。（4）表格如果有附件必须详细注明附件名称、数量等。（5）注意表格中工程名称填写的统一、规范，如果分左右幅必须注明。（6）表格中的技术指标控制值，应该符合有关设计、规范的要求，特别是高速公路招标文件中的技术规范，如混凝土施工记录表中的混凝土施工温度，不能超过技术规范中的限值（10℃~35℃）。（7）表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确，如评价用“合格”、“不合格”等词语，不能用模棱两可的“基本合格”等词汇，质检表格中自检意见应填写“自检合格”，监理意见应填写“符合设计和规范要求”、“验收合格”或“＃＃＃不满足设计要求”等。（8）表格中的时间填写应符合实际，不要前后矛盾。（9）填表时要求字迹清晰、工整，签名要能辨认。（10）成套表格中前后的系列表格应该相互闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。4.6.5.工程质量评定表填写说明（1）基本要求的填写：应根据工程实际填写达到JTGF80标准中的基本要求的具体情况，而不是照抄其内容，不应出现“必须”或者“应”之类的词语。（2）平均、代表值：路基路面压实度、弯沉值、路面结构层厚度、水泥混凝土抗压和抗弯拉强度、砂浆强度、半刚性材料强度等检查项目应填此栏，其他检查项目无须填写此项。评定方法按JTGF80标准附录B至附录I所列方法进行评定。如果既有平均值指标，又有代表值指标，则两者均应填写；如果只有其中一项指标，则填写其中一项，删掉另一项指标，如只有“平均值”的，应将表中的“代表值”字样去掉。（3）合格率：所有检查项目均应填写合格率。（4）实测值或实测偏差值：当资料（数据）很多而不便一一填写时可填“共检测××点（组），合格××点（组）详见某某检测资料”，当该行竖向拉宽至二行宽度可填得下时，可以将该行竖向拉宽。（5）除“监理意见”或“评定意见”栏外，其余均由承包人填写。（6）当基本要求满足，实测得分、外观鉴定、质保资料扣分与监理检查情况一致时，监理在“监理意见”栏中填“经检查确认承包人的自我评分及质量等级。签名”；当监理检查情况与承包自检不符合时，应具体填写不符合的情况，而后说明监理评定分数及等级（例如：“弯起钢筋位置实得16分，其余同意承包人自检结果；评分：×分，等级：××。签名”）。因此