房地产项目档案管理规定(暂行)

莱芜天泰房地产开发有限公司第1页共7页中国·山东莱芜天泰房地产开发有限公司房地产项目档案管理规定莱芜天泰房地产开发有限公司年月莱芜天泰房地产开发有限公司第2页共7页房地产项目档案管理规定（暂行）1.总则1.1为加强房地产公司的档案管理工作，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，结合房地产项目开发的实际情况，特制定本管理规定（暂行）。1.2档案是指房地产公司在创办、规划、开发、经营及管理工作中形成的，作为历史记录是具有保存价值的各种形式的文件材料。其主要形式有文字、图表、凭证、证书、实物、声像及载体的材料。1.3档案工作实行统一领导（公司）、责任到人（具体管理者）的原则。档案管理隶属于综合办公室。2.管理职责2.1领导职责负责档案管理机构的建立健全和人员充实；负责公司档案工作较大事宜的决策；负责对决策后实施情况的监督、指导、检查。2.2办公室管理职责负责档案管理工作的具体实施，负责公司档案工作决策的贯彻落实；负责档案管理工作的反馈、汇报、整改。2.3办公室主任职责2.3.1负责将档案工作列入公司的发展规划、年度工作计划、总结；2.3.2负责根据档案工作的相关规定，制定档案管理制度并组织实施；2.3.3负责建立健全档案工作情况的监督、指导、检查、考核；2.3.4负责档案外借的审核把关工作；2.3.5负责档案管理人员业务培训的组织管理工作；2.4办公室文员职责2.4.1认真学习档案工作的有关规定，提高档案管理水平；2.4.2协助主任做好文件材料的归档及管理工作；2.4.3负责档案（文件材料）的接收、登记、整理、保管及提供利用；2.4.4负责档案库（柜）管理，做好防火、防水、防盗、防虫害、防霉变，发现异常及时汇报并采取措施。莱芜天泰房地产开发有限公司第3页共7页3．文件材料的形成和归档3.1根据国家及政府职能部门有关规定，本公司在多项经营管理工作中形成的文件材料，由相关部门按照归档范围负责收集、整理、归档，任何个人不得保存或据为己有。3.2归档范围：凡是本公司在各项活动中形成的（含上级主管部门的下发、房地产公司呈送、抄送）能对企业发展、工作查考、经营管理、项目开发、经验总结、技术交流等具有利用价值的文件材料，均应如实收集归档。3.3归档的文件材料应完整、准确、系统。归档的电子文件应有相应纸质文件材料一并归档保存。需归档的文件所用书写材料、纸张应符合档案保护要求，采用碳素墨水，蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的，如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。3.4归档时间3.4.1文书档案、人事档案、会计档案应在每年的三月三十一日前完成上一年度文件材料的整理、归档、装订工作。其中文书档案、人事档案由办公室负责归档保管；会计档案由财务部负责归档保管。3.4.2房地产开发项目的文件资料归档采取分三个阶段的时间表进行收集：A、项目筹划准备阶段：以工程项目开工之前在市场调研、可行性研究报告及主要文件，建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、招投标文件、开工审批文件、相关会议纪要等方面形成的档案资料，除及时归档外，最迟在工程开工后一个月内归档完整。B、项目施工阶段：以工程开工后到达到竣工验收条件的整个施工过程中形成的文件，尤其是各施工单位、监理单位、建设单位的签字确认等文字资料，要求在工程竣工验收后两个月内完整归档。C、工程结算阶段：以工程竣工验收后到移交物业管理等方面形成的文件资料，特别是办理建设工程档案验收备案。结合验收备案、交房、项目总登记、分户产权登记等环节形成的文件资料，必须及时完整归档。3.5对没有按上述规定时间完整归档的文件资料，办公室有权责成经办部门限期归档。因违反规定造成的文件材料遗失，除追究相关当事人责任外，并根据损失情况，提请赔偿经济损失或追究法律责任。莱芜天泰房地产开发有限公司第4页共7页4．档案管理4.1档案利用制度：档案管理部门应严格执行档案利用制度，努力开发档案信息、资源共享。4.1.1档案资料原则上只供本公司使用。一般档案由办公室或分管领导批准方可借（查）阅；秘密级以上的档案借（查）阅须经总经理审批。4.1.2借（查）阅档案时，应先填写《档案借阅登记表》（见附表一）经审批后由档案管理人员提供所要借（查）阅的内容。需复印重要档案的须经总经理同意。4.1.3借（查）阅档案时要爱护档案，不要在档案或目录上勾划、圈点、更不能拆卷、扯页、涂改、抽取，以保证档案的整结和安全，对违反上述规定而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。4.1.4外单位借（查）阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准，且不能将档案带离办公室。需摘抄或复印档案内容，应经总经理同意，并对摘抄的档案材料进行审查、签章。4.1.5原件的借（查）阅及对外办理手续均须经总经理同意，原则上当天借（查）阅当天归还。4.1.6档案借出时间不得超过三天，期满仍需借用的，应先归还再办理续借手续。对归还的档案必须认真检查核对，确认无损后，方可办理借用注销手续。4.2档案的保密与交接4.2.1严格保守商业机密，档案管理人员或查阅档案人员不得向无关人员泄露档案内容，违者按违反工作纪律查处。4.2.2管理人员在工作过程中收到或形成的文件资料需递交存档的，必须填写《递交文件资料备忘录》（见附表二）一式两份，双方签字后由递件人和收件人各持一份以备查。4.2.3管理人员或档案工作人员调整（动）时，必须对所借阅或保管（含收件）的档案办理交接（或移交），手续清楚后方可离岗（或结算工资）。4.2.4对送交当地政府主管部门的档案原件资料，应说明事由并经总经理批准后方可领取，递交后，尽量取得政府主管部门的收件证明，反馈给办公室档案管理人员核销。5．归档文件整理莱芜天泰房地产开发有限公司第5页共7页5.1整理原则与要求5.1.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和使用。5.1.2归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。5.1.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.2整理方法5.2.1归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等册体为一件；来文与复文各为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。5.2.2归档文件分类采用年度—机构分类法，即在每个年度内，按单位内设机构设置类目，如行政人事、计划财务、企划营销、工程建设等。5.2.3归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。5.2.4归档文件采用左侧装订，应将左下侧对齐，并按件用线装订。5.2.5归档文件装订时，正本在前，完稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；应用文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。5.2.6归档文件的排列方法，应在单位内设机构设置类目，按文件形成时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉法案件等成套文件可集中排列。5.2.7归档文件应依年度——机构分类法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容(注：工程建设类归档文件除外)。归档章设置按标准样式刻制，并在规定位置填写年度、室编件号、机构等项目。其格式及顺序详见图1所示。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字交叉。A、年度：填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2006。B、机构：填写作为分类法设置类目的内部机构名称。C、档案室编件号：填写归档文件排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。莱芜天泰房地产开发有限公司第6页共7页5.2.8．归档文件应按分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（详见图2）A、件号：填写档案室编件号。B、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。C、文号：填写文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。D、题名：填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并加以“【】”。会议纪录（纪要）须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。E、日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20060909。填写两行时，应为。F、页数：填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件有图文的页面为一页，空白页不计。G、备注：注释文件需要说明的情况。H、归档文件目录用纸规格采用国际标准A4型，目录应装订成册并编制封面。（详见图3），其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称。5.2.9归档文件应严格按照室编件号顺序装盒，并填写档案封面，盒脊等项目。A、不同年度形成的档案文件不应放入同一档案盒；（不用机构形成的档案文件不应放入同一档案盒）B、归档文件装盒时，应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下，不得使文件弯曲受损。C、档案盒封面应标明全字名称全称，档案盒的外形尺寸为310㎜×220㎜，盒脊厚度可根据需要设置为20㎜、30㎜、40㎜等。D、根据档案盒摆放方式，在盒脊或底边填写全字名称，年度、起止件号、盒号等项目。◆全字名称：填写立档单位的名称全称或规范化简称。◆年度：按盒文件的形成年度填写。◆机构：填写作为分类法设置类目的内部机构名称。◆起止件号：填写盒内第一件文件和最后一件文件的归档文件的件号，其间用“—”号连接。◆盒号：填写档案盒的排列顺序号。20060909莱芜天泰房地产开发有限公司第7页共7页6．附则6.1本管理规定（暂行）由办公室负责解释和监督执行，修正时亦同。6.2本管理规定（暂行）自公布之日起执行。