外贸人员每天必做的8件事

外贸人员每天必须做的8件事第1页共14页外贸人员每天必做的8件事1，收发邮件：每天至少两次收发反馈信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必须保证收到的反馈及时回复完，由于时差，如果业务人员能够在家处理反馈更好，可以保证回复的及时性。（有时晚上加班不可避免，但是可以与客户同步，加快沟通的频率，占得先机）。2，做好客户信息管理：建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填写到表格中，并且做好客户分类工作，将询盘内容，质量比较高的客户做为A类客户重点跟踪（但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客户---忠实客户----传代客户）3，主动到相关商务网站里寻找买家（要整理分类，针对不同地区的客户进行不同的发盘，做到简洁，有针对性）4，每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价值的信息。（虽然可能效果不是很好，但是也花不了多少时间，如果你更新的快的话，产品信息就会出现目录的首页，说不定会有所收获，建议坚持）5，每个季度定期更换网页内容。将新产品信息发布上网，或者将产品的图片替换一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信息，吸引新客户。6，定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息，坚持就会有回报（据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持，可以在节日的时候给客人发送卡片祝福，客人都会觉得很亲切，合作的愉快）7，业务人员每周汇报反馈询盘及跟进情况。（把这些表统一整理，留做备份，至少这些都是以后的潜在客户，也可以作为业务员的计效考核之用）8，每周（或者每天早上利用10或者30分钟）召开相关人员会议，分析原因，总结经验，完善工作制度，让工作更简洁高效。（台湾企业一般每天都会抽出些时间开会，来总结前一天的工作，做会议记录，业务员提出问题，有经理或高层领导来进行解决，同时也给大家足够的交流时间，培养团队精神和竞争意识。建议要结合公司的实际情况进行）外贸人员每天必须做的8件事第2页共14页关键词的设置重要程度产品关键词的设置，关系到您在阿里巴巴网站上的推广效果。重要程度非常高。换句话说，您设置了什么关键词，就决定了您收到什么质量的买家询盘！询盘来源买家登陆网站，键入产品关键词搜索供求信息（Tradeleads）产品（Product）或者公司（Company），匹配相应的供应商，那么您的每一条供求信息（Tradeleads）产品（Product）或者公司（Company）的关键词设置就变的非常重要，至少不能让您的潜在买家搜索产品时找不到您的信息！！！关键词辅助工具方法一以上两个网址是您键入产品关键词后，会以同义词或者相关词汇海外买家的搜索习惯排名列表出来，建议您将排名靠前，而且和您产品相关的关键词加入到您的产品关键词中。方法二金山词霸等工具，键入中文名称，将显示出来的英文名称有选择的加入到您的产品关键词中。方法三换位思考，如果您是买家，您会用什么产品关键词搜索相关的产品。行业内有没有什么特定的产品名称，称谓，缩写等，不要放过任何重要的词汇！另外就是联想，比如shoppingcart购物车的产品可以加入supermarket的关键词。设置方法每一个产品最多可以设置256个英文字符的关键词，换成关键词或关键词组的话至少可以设置25个至30个，设置的方法如下：用您的用户名和密码登陆到“供应商客户管理系统（SupplierCRM）“，点击产品（product），在这里，网站上显示的产品都可以看到。点击产品图片左侧的Edit按钮，打开编辑页面，找到第四行关键词（Keywords）栏目，在这里做修改和编辑。键入相关产品的关键词后保存（页面尾部save按钮）注意事项A.设置产品关键词是双刃剑，不要以为越多越好，注意相关性，同样，您设置了不相关的词汇就会收到不相关的询盘，而且会给一部分买家留下您不专业的印象B.关键词之间要用英文字符的逗号隔开，不要用中文字符，切记！C.一般来说单数product，和复数products就只需设置一个单数就可以，但遇到不是加s的单词，比如单数battery，复数batteries,就需要将单数和复数都要设置。外贸人员每天必须做的8件事第3页共14页完整的报价单内容一、报价单的头部（Head）01，卖家基本资料（举例）工厂标志（FactoryLogo）公司名称（Company）详细地址（DetailedAddress）邮政编码（PostCode）联系人名（Contact）职位名称（Jobtitle）电话号码（TelephoneNo.）传真号码（FaxNo.）手机号码（MobileNo.）邮箱地址（E-mailAddress）聊天方式（MessengerOnline）公司网址（WebsiteAddress）02，买家基本资料（举例）工厂标志（FactoryLogo）公司名称（Company）详细地址（DetailedAddress）邮政编码（PostCode）联系人名（Contact）职位名称（Jobtitle）电话号码（TelephoneNo.）传真号码（FaxNo.）手机号码（MobileNo.）邮箱地址（E-mailAddress）聊天方式（MessengerOnline）公司网址（WebsiteAddress）03，报价单的抬头：报价单标题（Quotation/QuotationForm/PriceList）参考编号（ReferenceNo.）报价日期（Date）有效日期（Validdate）二、产品基本资料（Product’sBasicinformation）序号（No.）货号（ItemNo.）型号（Type）产品名称（Product’sName）产品图片（Photo）产品描述（Description）原材料（Materials）规格（Specification）尺寸（Size）外贸人员每天必须做的8件事第4页共14页长度（Length）宽度（Width）高度（Height）厚度（Thickness）管径（Tube’sDiameter）口径（Caliber）形状（Shape）外观颜色（Colors）光源类型（TypeofLamp-house）光源数量（Nos.oflamp-house）光源颜色（Colorsoflamp-house）三、产品技术参数（Product’sTechnicalParameters）01，电力类产品技术参数：电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。02，光源、光学类产品技术参数：光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。03，机械、力学类产品技术参数：结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度等。04，热学类产品技术参数：色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。05，加工工艺、防护性能类产品技术参数：表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等级、防火等级、防潮等级、防水等级等。06，配件类产品技术参数：灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。07，产品使用寿命：平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。08，用途及使用范围：适用范围、车灯适用车型、主要用途等。四、价格条款（PriceTerms）贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）装运港，目的港（LoadingPort，DestinationPort）货币种类，中银汇率（Currency，ExchangeRate），单位价格，货币单位（UnitPrice/PCS，Unit）实例一：FOBZhangshanPortUSD4.58USD/PCS（1USD=8.0350RMB）离岸价（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元）实例二：CFRZhongshanPortUSD4.58USD/PCS（1USD=8.0350RMB）成本加运费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元）实例三：CIFNewYorkPortUSD4.58USD/PCS(1USD=8.0350RMB)成本加运费保险费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元）实例四：EXWShenzhenTechoneTechCo.,LtdRMB36.8003/PCS工厂交货价（深圳电王科技有限公司交货，单价36.8003元/支）外贸人员每天必须做的8件事第5页共14页几种贸易方式间的差别：01，工厂交货价（EXW=ExWorks）：交货地点：出口国工厂或仓库；运输：买方负责；保险：买方负责；出口手续：买方负责；进口手续：买方负责；风险转移：交货地；所有权转移：随买卖转移；02，离岸价（FOB=FreeonBorad）：交货地点：装运港；运输：买方负责；保险：买方负责；出口手续：卖方负责；进口手续：买方负责；风险转移：装运港船舷；所有权转移：随交单转移；03，到岸价（成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight）：交货地点：装运港；运输：卖方负责；保险：卖方负责；出口手续：卖方负责；进口手续：卖方负责；风险转移：装运港船舷；所有权转移：随交单转移；04，成本加运费（CFR=Cost+Freight）：交货地点：装运港；运输：卖方负责；保险：买方负责；出口手续：卖方负责；进口手续：买方负责；风险转移：装运港船舷；所有权转移：随交单转移；FOB、CIF、CFR共同点：01，卖方负责装货并充分通知，买方负责接货；02，卖方办理出口手续，提供证件，买方办理进口手续，提供证件；03，卖方交单，买方受单、付款；04，装运港交货，风险、费用划分一致，以船舷为界；05，交货性质相同，都是凭单交货、凭单付款；06，都适合于海洋运输和内河运输；FOB、CIF、CFR间不同点：01，FOB：买方负责租船订舱、到付运费；办理保险、支付保险；02，CIF：卖方负责租船订舱、预付运费；办理保险、支付保险；03，CFR：卖方负责租船订舱、预付运费；买方负责办理保险、支付保险；外贸人员每天必须做的8件事第6页共14页五、数量条款（QuantityTerms）按整柜（20’，40’，40HC，45HC）提供报价：20Container，40Container，40HC，45HC20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜按最小定单量（MOQ，MinimumOrderQuantity）提供报价：MOQ：500PCS/Design，500PCS/Item最小订单量：500支/款按库存量（QTY.inStock）报价：QTY.inStock：5000PCS库存数量：5000PCSMoreorLessClause：at5%短溢缺条款备品数量：5%各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比序货柜类型内容积（英尺）内容积（米）配货毛重（吨）体积（立方米）0120尺货柜20x8x8英尺6寸5.69X2.13X2.1817.524-260240尺货柜40x8x8英尺6寸11.8X2.13X2.1822540340尺高柜40x8x9英尺6寸11.8X2.13X2.7222680445尺高柜45x8x9英尺6寸13.58X2.34X2.712986Total100CTNS，200PCS/CTN，OuterCarton’sMeasure:48*28*36，24Innerboxes/CTN总共100箱，每箱200支，外箱尺寸：48*28*36厘米，24个内盒/外箱Innerbox’sMeasure:5*3*2,12PCS/Innerbox内盒尺寸:5*3*2厘米，12支/内盒NetWeight，GrossW