第1章 员工工资管理

第1章员工工资管理员工工资管理是企业财务管理的重要组成部分，如果利用传统的手工方式来编制、核算和管理，将是一项非常繁杂的工作。Excel具有强大的数据统计、分析和计算功能，利用它来管理员工工资，可以自动完成相关的统计工作，确保工资核算的准确性，提高工资的管理效率。创建并格式化员工档案表创建员工工资数据表制作工资条查询员工工资数据分析员工工资数据本章内容提要1.1创建并格式化员工档案表1.2创建员工工资数据表员工工资管理涉及诸多方面，除员工的基本档案外，还包括基本工资、奖金、考勤、社保、补助和加班等项目，利用Excel的公式和函数对这些项目进行统计、汇总和计算，就可得到员工的实发工资。1.2.1创建基本工资和奖金表通常，员工的基本工资是相对比较固定的。在本例中，假设员工的基本工资是由职务制定的，即相同职务的员工的基本工资是一样的。而奖金是指支付给职工的超额劳动报酬和增收节支的劳动报酬，它是浮动的，该数据可能每个月都会发生变化。基本工资表格奖金基础表输入公式引用员工姓名复制公式后输入奖金数据，得到奖金表输入公式引用职务内容输入公式引用所属部门VLOOKUP函数用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。其语法格式为：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)其中：lookup_value表示要查找的值，它可以为数值、引用或文字串。table_array用于指示要查找的区域，查找值必须位于这个区域的最左列。col_index_num为相对列号。最左列为1，其右边一列为2，依次类推。range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP查找时是精确匹配（FALSE），还是近似匹配（TRUE）。1.2.2创建考勤表员工考勤统计表是用来统计员工出勤情况的，一般在月末统计，然后根据公司制定的相关规定，计算员工的考勤扣款，并在计算当月工资时一起核算。假设公司的考勤制度如下：1．一月累计迟到不超过10分钟，不扣款；累计迟到超过30分钟，扣款20元；累计迟到不超过60分钟，扣款30元；累计迟到超过60分钟，按基本工资的3%进行扣款。2．病假、婚假不扣款。3．事假一天扣50元。复制公式后输入每位员工的迟到和事假累计数输入公式计算迟到和事假扣款额之和复制公式，制作好考勤表IF函数执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。IF函数的语法格式为：其中：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test表示计算结果为“true”或“false”的任意值或表达式，它用比较运算符（=，,,=,=,）连接。Value_if_true：“logical_test”为“true”时返回的值，可以是常量或表达式。Value_if_false：logical_test为“false”时返回的值，当然也可以是常量或表达式。1.2.3创建社保和补助表社保是企业为员工购买的社会保险，由企业承担大部分，另一部分由员工自己承担，一般从员工每月的工资中扣除；而补助是企业对员工进行住房和交通等方面的补贴和帮助。假设社保的每月缴费档次有2个，1档为40元，2档为60元，每月住房补助为500元，交通补助为150元。输入员工编号、缴费档次、住房补助和交通补助列数据输入公式引用“员工档案”工作表中的姓名复制公式1.2.4计算加班费加班费是指劳动者按照用人单位生产和工作的需要在规定工作时间之外继续生产劳动或者工作所获得的劳动报酬。根据国家《劳动法》规定，1.5是加班工资的倍数。假设每月工作日为22天，则加班费的计算方法是用基本工资除以22天，再除以每天的8小时工作量，然后乘以加班工资的倍数和加班时数。输入加班时数应用前面的方法引用其他工作表中的数据根据规定计算加班费复制公式1.2.5创建工资表工资表是对上述工作表中的数据进行汇总，计算员工本月的各项扣款、应发工资和实发工资。1．引用各工作表中的数据下面我们将员工档案、基本工资、奖金、考勤、社保和补助，及加班费工作表中的数据引用到“工资表”的相应列中。输入并复制公式引用各工作表中的数据2．计算应发工资应发工资是本月应负担的工资总数。本例的应发工资计算公式如下：应发工资＝基本工资＋奖金＋补助＋加班费输入并复制公式输入并复制公式3．计算所得税目前个人所得税是月收入超过2000元起征，也就是说，低于起征点的，不需交纳个人所得税。个人所得税计算公式：应纳个人所得税税额=（本月收入总额－个人所得税起征额）×税率－速算扣除数输入并复制公式4．计算实发工资实发工资等于应发工资减去各种扣款数后的工资数。输入并复制公式1.3制作工资条通常公司在发放工资时，都附带一个工资条，工资条中详细列示了员工该月的工资情况。一般地，在发放工资前会先制作工资条。制作工资条有两种方法，一种是排序法，另一种是函数法，下面我们利用排序法制作。首先复制一个工资表副本，然后进行如下操作。在工资表最后一空白列即M列的M3单元格依次向下输入1，2，3……，25（注：输入的数字与工资表的人数相同）在刚输入的数字下面向下输入1.1，2.1……24.1，比上面的数据少一行对M列进行长升序排序在编辑栏中输入公式“=B$2”，然后按住【Ctrl】键不放并按回车键在单元格M51下方单元格中依次输入1.01，2.01……一直输到24.01，然后对该数据进行升序排序。最后将第一行、A列和M列数据删除即可1.4查询员工工资数据为方便公司财务人员查看每个员工的工资详情，可以建立一个员工工资查询表，只要在工资查询表中输入员工编号即可查询员工的工资信息。将公式中的第二个参数“1”依次修改为2~11，即可引用“工资表”中的列标题内容INDEX函数用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。INDEX函数有两种形式：数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。此处介绍引用形式。其语法格式为：INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。其中：reference为对一个或多个单元格区域的引用。row_num为引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用。column_num为引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用。需注意的是：row_num、column_num和area_num必须指向reference中的单元格；否则，函数INDEX返回错误值#REF!。如果省略row_num和column_num，函数INDEX返回由area_num所指定的区域。在C5：C13单元格区域中依次修改公式中的第三个参数为3~11在C3单元格输入员工编号，然后按【Enter】键，即可查询出此员工编号的工资情况美化工作表后将单元格C8：C9、C12：C13单元格区域的小数位数设置为1，至此，“员工工资查询”工作表制作完毕1.5分析员工工资数据1.5.1排序员工工资数据使用Excel的排序功能可以将工作表的数据重新组织，使其按某个字段升序或降序显示。例如，可以将“工资表”中的实发工资以升序排列，姓名以降序排列，然后为每位员工的实发工资创建图表并编辑。首先复制一个工资表副本，然后进行如下操作。选中员工姓名和实发工资列后选择图表类型选择图表样式设置绘图区填充颜色设置水平轴加粗格式1.5.2筛选员工工资数据下面我们筛选出社保为1档，即社保扣款为40且考勤为全勤（即考勤扣款为0）的员工。本章小结通过本章学习，读者应掌握如下知识。掌握工资表大概由哪些部分组成，各部分的对应关系和计算公式。掌握VLOOKUP、IF和INDEX函数的用法，尤其要重点掌握VLOOKUP函数的用法。掌握利用Excel的排序、筛选和图表工具对工作表进行分析的方法。