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iOA通用办公自动化解决方案版本:2.12目录1对办公自动化系统的通用性探讨...............................................................................................41.1当前OA产品市场的几个特点.................................................................................51.2办公自动化系统需求的产生.....................................................................................71.3电子文档类型数据的特殊性.....................................................................................81.4针对电子文档管理，办公自动化系统的常见功能模块.........................................91.5办公自动化系统对业务协作的支持.......................................................................131.6办公自动化系统对决策的支持...............................................................................141.7办公自动化中的工作流专题...................................................................................162企业用户应用特点.....................................................................................................................252.1IOA支持企业级应用...............................................................................................252.2企业用户的典型应用例子.......................................................................................262.3成功客户例子...........................................................................................................273政府机构应用特点.....................................................................................................................283.1特点：以公文管理为中心、业务处理为辅助，落实政务电子化.......................283.2IOA支持政府机构的应用.......................................................................................283.3政府用户的典型应用例子.......................................................................................293.4成功客户例子...........................................................................................................304教育机构应用特点.....................................................................................................................314.1IOA支持教育行业应用...........................................................................................314.2教育行业的典型应用例子.......................................................................................3234.3成功客户例子...........................................................................................................335通用办公自动化方案总结.........................................................................................................3441对办公自动化系统的通用性探讨回顾办公自动化（OA）系统的发展，已经有二十多年的历史了。OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实现了政府部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后OA的基本体系。所以，OA的雏形，完完全全按照政府的需求而确定其主要的功能模块。从二十年前基本的OA雏形，我们大概可以概括以下的几个突出应用功能点：通知公告（电子化公告牌）和公共讨论（BBS）文件的电子化传递、交换和共享对某个文档的电子化共同编辑（比如：政府公文的共同拟稿）审批操作的流程实现（划分流程任务，生成代办事宜，等等）后期的OA系统，功能日趋多样化。比如通过整合电子邮件系统以满足员工之间进行沟通交流，有一个特别突出的应用就是工作流应用。同时，各种OA厂商进行更深层次的竞争，包括功能点的无休止扩张，比如整合客户关系管理（CRM）、人力资源管理（HRM）、营销自动化管理（SFAM）、财务管理（FM），等等。二十年间，中国出现了超过1000家大大小小的OA产品。面对如此火爆的市场，客户的购买意愿马上就通过厂家的各种宣传途径得到不同程度提升，各行各业都跃跃欲试，纷纷把办公自动化系统的选型和购买提上议程。各种“无纸化办公”、“协同管理”、“精确管理”、“协同政务”等等的概念把办公自动化系统的美好应用前景进行了一次又一次的刻画。经过一波又一波的产品普及，客户逐渐感觉到，产品的应用不象商家描述的那么完美。呆板的操作、系统功能的不稳定性、系统术语泛滥5让人摸不着头脑，特别是工作流，说的是协同无敌（？），但做的时候，却要用户派出来的实施人员花上长达半年时间了解系统，进而对系统修修补补，勉强推行了，操作人员一看到界面，需要点这点那就犯困。人员一旦离开了，系统就悄悄瘫痪了。在贴近用户的一些中立论坛中（比如：中知论坛http://www.chinakm.com/chinakmbbs/index.asp）我们看到了很多比如“OA系统上线一年多了，还是应用不起来”，“产品功能不够人性化”，“我被OA害惨了”等等令人可惜的、针对应用OA系统的一些负面案例。这些过往的经验都给广大有意向购买OA产品的用户一个很强烈的信息：“一定要选对产品”。如何透过各种厂商的承诺，看出产品的真实面貌，结合本身需求来做出明智的选择，成为客户十分关注的问题。通过本方案的介绍，我们相信能完美的回答上述问题。本文作为一篇对办公自动化通用方案的介绍，绝对不限于仅仅对iOA产品的表述。相反的，通过本文，我们想“借”读者一双慧眼，通过阅读我们收集的关于办公自动化系统行业的各方面信息，以及对这些信息的全方位总结，透彻的了解OA产品的来龙去脉，以便客户进行贴近自身需要的产品选型。1.1当前OA产品市场的几个特点由于各行各业客户对办公自动化产品的关注，OA已经形成一个成规模的市场。这个市场具有以下几个特点：大多OA提供商将产品定位在“对日常办公”的管理客户对产品的期望，突出表现在“解决工作流问题”客户对产品需求大，但成交少客户对产品的评估“仅”靠收集不同厂家的OA产品进行对比，也就是说：对自身的确切功能需求没有很多的建议6市场的这些特点反映着客户对当前OA系统的一些认知水平。我们归纳为以下几个方面。对日常办公碰到的一些问题，比如：异地办公；信息的共享和透明性；工作的有序性；沟通成本；以及业务的跨部门协作，等等问题，客户已经可以归纳为“办公自动化系统能解决的问题”。客户特别关心部门的协作效率问题，把由于多个部门共同参与某个业务的完成而导致的“信息不及时”，“沟通不充分”，“工作不能及时落实”，以及“复杂工作不能流程化”，等问题归结为“办公自动化系统能解决的问题”。客户不满足当前市场可供选择的产品形态。对产品持怀疑态度的方面包括：功能点是否够用；是否能100%满足企业需求；系统售后维护问题；系统的价格；系统的试用；系统的版本更新；系统的整合度，等等。客户对当前面临的办公问题没有一个系统化的理解。往往觉得“是个问题”，但看了不同软件后，觉得“不是那么回事”。但受压于解决问题的迫切性和日程的限制而草率选择了某个产品。这几段文字可能概括了客户在购买前的几种常见的情况，也说出了一些意向客户的心声。对于出现这些情况，其中有OA产业发展不成熟的原因，也有厂商的宣传力度不到位的原因，也有客户对办公自动化出现的问题认识层面不深的原因，各种原因导致了客户对投资建立办公自动化系统“没有很大的信心”，因此，综合的市场反应就是“需求大、成交少”。针对这些状况，我们作为办公自动化系统产品的供应商，是不是应该帮OA的潜在客户做一些客观的分析，披露更多有用的资讯，让他们能更有信心地投资办公自动化系统？针对这个话题，我们准备了以下相关内容，希望能通过对口的分析，给客户一些有用的信息，以便客户能得心应手的选择OA产品。7更确切地说，我们在本方案主要回答客户经常碰到的一些OA选型问题，通过引用一些国际先进的、有关信息系统的学术和IT管理的精华文章，让客户系统化的了解四个方面的信息：1）各行各业为什么会产生办公自动化的系统需求？2）办公自动化系统管理的是什么？3）办公自动化系统需要齐备那些功能？4）工作流问题是怎样产生的，为什么办公自动化系统首要解决工作流问题？1.2办公自动化系统需求的产生事物的从无到有，都有个中原因，办公自动化系统也不例外。我们回顾一般企业的信息化进程，不难发现里面的原因。首先，我们传统的办公环境是纸面化的，一切都依赖于文书，各种单据、申请和报告成为日常办公的主要对象（或者说信息载体）。80年代开始，电脑和互联网的发展和普及，对传统办公环境的冲击是非常明显的。我们不再依赖手工，而是应用字处理软件（微软的Office产品、金山Office等等）来应付大量的日常办公需要。和纸面文档不一样，字处理软件产生的不是一份份的纸张，而是一个个的电子文档。当有了电子文档和便利的网络环境，我们就懂得了通过彼此交换电子文档，以达到信息的交流。电子邮件的流行，更使得这种信息交流手段成为主流。很快的，企业就会发现电子文档交换频繁了，网络目录的共享已经不能满足这样无序和频繁的交换。更甚者，这种无序的交换根本不能保证：1）电子文档的准确到达；2）电子文档经过阅读后反馈机制的落实；3）电子文档的不同层次的共享（部门、团队和全局内）；4）基于电子文档的共同编辑（比如公文的拟稿）。在这