会议策划筹备方案

会议策划筹备方案二、活动地点：*****三、活动组委会总策划：***总指挥：***总执行：**********四、活动组委会下设小组成员名单邀请组：************文案组：************签到组：***********接待组：**********会务组、晚宴组：******票务组、礼品组：******影视摄像组：******安全保卫组：******车辆服务组：****五、活动具体分工安排表附件：日程安排及会议议程日程安排会议议程会议筹备方案2016-12-1613:25|#2楼一、会议主题：为了增强公司的市场竞争力，提升公司的知名度，提高产品的品质和销量，本次会议主要是展示公司过去一年来的新的设计成果，展现公司以“创新，时尚”为设计宗旨的新产品展示会议。会议的重点在于向全公司的员工和来自各地的厂商、经销商，以及各界的媒体朋友们展现公司设计的新产品，加大大家对新产品的关注度。二、会议时间和地点：拟定于12月29日上午10:00至下午4:00，在公司展览大厅举行，12月29日上午9:30分报到。三、参加会议的人员：公司总经理、副总经理、开发设计部、生产部、销售部、宣传策划部、公关部以及公司下属部门的骨干人员、达鹏服装厂代表、星系服装厂代表、康唯服装厂代表、T&F服装有限公司代表、果布服装有限公司代表、辰轩服装有限公司代表、海若服装有限公司代表，共1000人。四、会议议程和日程表。（见附件一）五、会议所需设备和工具：(见附件二、三)（1）会议前检查好空调设备，提前两个小时预热。（2）会议前两个小时检查好灯光、扩音设备。（3）准备好产品展销分布图，安放好产品的展台。（4）准备好会议的议程表、来宾名单、会议须知，签到表、签字笔。（5）提前检查麦克风、音响效果，并检查好线路。（6）服装模特儿需要提前三个小时到公司梳化着装。六、会议经费预算。（见附件四）七、会议餐饮安排：根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排形式——自助餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。会间茶歇是很重要，茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。八、会议的筹备机构：1、会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织与协调工作。2、秘书组（文件起草组）：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。3、组织组：根据有关组织规定组织有关产品展示工作，负责完成上头交代的任务，编印、收集好新产品相关的材料，拟制会议新产品展示说明文件等。4、接待组（总务组）：负责生活服务、交通疏导、提供车辆、医疗服务、供电供水等工作。5、宣传报道组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。6、财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。7、安全保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。九、会议应急方案：1、处理人员问题：人员签到由总经理秘书李艾、生产部人员负责，若其中有人缺席，由宣传部人员顶上；由总经理负责开场讲话，若总经理缺席由副总经理替上；新产品介绍有设计总监负责，若总监缺席由设计总监秘书换上；总结发言由副总经理负责，若副总经理缺席，由总经理替上；迎接与欢送宾客由各部门主管带同一名部门人员负责，若人手不足，由销售部、公关部人员补上。2、处理场地问题：在本公司的大展览厅准备妥当的前提下，在公司附近再确定一个大的展览厅做后备，握有其联系人、联系地址及电话。3、处理设备问题：会前提前准备好灯光、音响、T台搭建师傅、紧急维修师要随时在现场，所有设备都要预设准备多一套，以备不时之需。设备供应商的名字、电话、联系地址要掌握在手。4、处理资料问题：发言人的讲话稿要预先复印3份，总结稿也要复印3份，活动活动安排流程表50份，新产品介绍书资料印制1000份。5、处理健康与安全问题：首先确定会场保安到位，会前检查清楚过道是否畅通无阻；电路设备是否完好安全；摄像监控系统是否正常运作；准备好数名医护人员到达会场；准备好应急车辆5辆。6、处理行为问题:会前跟跟工作人员做好沟通工作，发言人讲话前要先对演讲稿确认对稿一遍，秘书要提前提醒发言人在准备发言时不要轻易立场，有特殊情况要提前通知并做好应对措施。十、会议服务工作：由行政部综合协调。（见附件五）附件一：会议的议程和日程会议议程新产品发布会由设计部总监主持上午：（1）总经理对新产品发布会做开场讲话（2）设计部总监对新产品做详细的介绍下午：（1）新产品陈列展示，模特儿走T台展示成品（2）厂商、经销商代表针对产品进行提问交流，由副总经理主持（3）副总经理做这次新产品展示会的总结性发言会议日程表附件二：布置会议现场（一）会场布置：1、会场大门、侧门口摆放好印有本次活动名称的竖牌，让来宾知道入场线路。2、会场中央是一个T台，中间横挂着“新产品展示会”为标语的横幅，前方及两边摆放着嘉宾就坐的椅子。3、T台两边有灯光和音响等设备，T台的左方有一个小型讲台。4、讲台上印有公司的LOGO并摆有鲜花，会场四周及T台边上都放有盆花。（二）座位安排：受邀的经销商、厂商代表以及公司高层就座于T台正前方的座位，媒体朋友们就座于正前方座位的后几排，公司的下属部门员工就座于T台左边，其余宾客就座于T台的右排座位。略图如下：讲台座位部长主管副总经理经销商总经理厂长总监部长。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。附件三：会议邀请函及通知会议通知如下：会议邀请函尊敬的客户：我公司为了生产出更优质的商品，加强公司的知名度，扩大销售市场，争取双方互利合作，我公司拟定于2011年12月29日星期四上午10:00至下午4:00在我公司的展览厅召开本年度的新产品展示会。届时欢迎各位客户提出你们的宝贵意见，期待你们的到来！回执请于11月10日前将回执寄至：东莞市东城区帝王大厦达浪公司销售部吴浩先生。邮编：523000，电话：[phone]我公司参加此次会议，参加人数：我公司不参加此次会议。姓名：公司：会议通知全体员工：为了增强公司的市场竞争力，提升公司的知名度，提高产品的品质和销量，公司决定在2011年12月29日星期四举行新产品展示会。会议主要是展示公司过去一年来的新的设计成果以及邀请各客户莅临指导，敬请公司各部门员工准时出席，谢谢！人事部2011年11月7日附件四：会议预算总表总计：150000元附件五：会议服务安排（一）生活服务：到凯悦酒店后由总经理秘书李艾分发餐券给前来的宾客，并安排好他们的就座位置，12:30分开始正式就餐，如有特殊情况就通知秘书处处理。另外，休息室里要准备好茶水、糕点以及足够的桌椅。（二）车辆服务：中午12:00安排车辆接送宾客到凯悦酒店一楼自助餐厅就餐，午餐结束后再派车辆把宾客送回我公司的休息室。预先准备好空置的停车位。(三)医疗卫生服务：会议需要有2名医护人员在现场，并挂好指示牌指引宾客去向。(四)照相服务：在会议圆满结束后，所有宾客及公司高层人员进行合影留念。让摄影师以横幅标语为背景，按照一定的站位安排进行拍摄。展位安排如下：544444554444444554444213444451：总经理2：经销商代表3：厂长4：副总经理5：部长会议策划方案2016-12-1612:11|#3楼目录...................................................................................................................................................1前言...................................................................................................................................................1一、会议主题...................................................................................................................................2二、会议议题...................................................................................................................................2三、会议目的...................................................................................................................................2四、会议时间...................................................................................................................................2五、会议地点...................................................................................................................................3六、会议的组织...............................................................................................................................3七、参加人员...................................................................................................................................3八、会议日程...................................................................................................................................4九、人员分工：...............................................................................................................................4十、会议注册费..............................