公函和介绍信的格式

公函和介绍信的格式公函格式：公函是公务文书的主要文体之一，主要用于社会组织在各种公务活动中与其他社会组织的沟通和联络，处理的是内容比较严肃、正式的事务，一般用社会组织的专用信笺打印，撰写时也要求具有较为规整的公文格式，从而显得郑重和正规。公共关系从业人员在实际工作中，有多种场合需要撰写公函。所撰写的公函是否规整，往往能体现一个公关组织(公关公司或公关部)专业化水准的高低，并给接受这一公函者留下不同的.印象。所以，无论文字和形式，均应精心推敲和设定，不可草率行事。公函的撰写，首先应注意掌握以下基本要点：(1)要有标题。这一标题，一般情况下用“公函”两字即可。在特定情况下，需写明是关于某一事项的“致函”或“复函”。(2)顶格书写致函单位的全称。如公函发送对象为该单位某一负责人士，一般应先写上单位全称，再换行顶格书写该负责人姓名和职务。(3)正文必须写明所联系(或交涉)事务的内容(包括有关背景情况)。通常是一函一事，内容尽可能单一，切忌烦琐。(4)行文应该规范，文字力求简洁，语气则应不卑不亢，并根据内容和对象选择恰当的措辞。(5)公函的结尾，一般应写上“此致敬礼”或“即颂近祺”之类的礼貌用语，并署明发函的社会组织(或代表这一组织的个人)的全称和发函时间，加盖公章(或亲笔署名)。当然，要能撰写出较为规范的公函，仅把握一般写作要点还不够，还须根据不同的致函对象和函件的具体内容而灵活应用。介绍信格式：相对公函而言，介绍信的撰写要简单一些。介绍信作为一种专用书信，主要用于社会组织在派出人员去其他单位和部门联系工作、商办事务、参加会议和参观学习时证明该派出人员身份，并说明所接洽的事务。在程序上，这样显得比较正式和规范。需要指出的是：目前不少社会组织中经常使用一种印刷体介绍信，即事先按一定格式将介绍信印制好，需用时填上相关内容并加盖公章即可。这种格式化的介绍信，如用于一些简单事务的联系，有时倒也不失方便。但从公共关系工作的特殊要求来说，在许多情况下，最好还是采用专门撰写并用社会组织专用信笺打印的介绍信——既表示对对方的尊重，又显得较为郑重其事。介绍信的撰写，可参照范文1-17，一般掌握以下要点即可：(1)题头注明“介绍信”字样。(2)顶格书写所派出人员前往单位的全称。(3)写明所派出人员的姓名、职务、性别。在某些特定情况下，还需注明所派出人员的年龄和政治面貌。另外，如派出人员不止一人时，应注明派出人数。(4)写明派出人员所要联系的事宜，并表明希望或要求，但文字必须非常简要，不必另加说明性词语。(5)介绍信的结尾，一般亦应写上“此致敬礼”之类的礼貌用语，并署明签发介绍信的社会组织的全称和发函时间(有时还需要注明该介绍信的有效日期)，加盖公章。范文：公函范文：关于XX活动有关问题的复函XXXX股份有限公司XXX总经理：您好!贵公司X月X日送来的函件收到。对贵公司提出的问题，本公司有关领导进行了认真研究，现答复如下：由贵公司委托本公司策划和实施的XX活动，已于日前结束。本公司认为，这一活动总体上是成功的，舆论反响也是好的。至于活动中出现的个别操作失误，对整个活动并无大的影响。何况，造成这一失误的原因，与贵公司某些现场执行人员自行其事、不按实施计划执行有一定关系，似不应由本公司承担全部职责。所以，贵公司据此提出要扣除合同中议定的公关服务费用，似于理不合。敬请贵公司领导重新审议此事。本公司不希望因为这一细节问题而诉诸法律，并因此影响双方的友好合作关系。专此复函，顺颂商祺!上海XX公共关系有限公司(盖章)20xx年X月X日介绍信范文：上海市人民政府对外经济贸易委员会：兹有本公司客户部经理XXX(女)等两人前往你处，联系XXXX公司全球董事会主席机场贵宾接待一事，请予以接待，并大力支持为盼。此致敬礼!上海XX公共关系有限公司(盖章)20xx年X月X日