安徽国购Shoppingmall广场物业工作制度及流程

安徽国购Shoppingmall广场物业工作制度及流程1、公司相关制度和流程文件管理制度第一条总则1.1为确保文件管理正常、顺利进行，促进公司管理工作的效率，特制定本办法。1.2所谓“文件”，是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。1.3文件的收发、领取与寄送由行政部负责。第二条文件的类别2.1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。2.2秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。2.3机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。2.4普通。指非机密文件。第三条外来文件的收发及处置3.1外来文件全部由行政部接收，在《外来文件收发簿》中登记，填写《文件处理标签》由总经理批示后，下发相关部门处理，行政部在处理时按下列要点处置。3.1.1一般文件予以启封，分送各部门。3.1.2私人文件不必开启，直接送收件人。3.1.3分送各部门的文件若有差错，必须立即退回行政部。3.2普通文件的处理原则3.2.1由部门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理。3.2.2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3.2.3各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。3.3机密文件的处理原则3.3.1机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。3.3.2指名或亲启文件，原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。3.3.3到达的指名或亲启文件，原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第四条内部文件的制发4.1各部门因工作业务需要下发文件时，由部门拟订文件交行政部，由行政部统一格式编号拟定《文件审批表》交相关部门会签，由总经理审批后下发。4.2文件编号规则4.2.1公司文件：涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜，均以公司文件下发。编号规则：皖国购司字（××××）000号（××××为发文年号，000为发文流水号）。4.2.2总经理办公室文件：临时的通知等以办公室文件下发，编号规则：皖国购办字（××××）000号（××××为发文年号，000为发文流水号）。4.2.3会议纪要：凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发，编号规则为：皖国购纪字（××××）000号（××××为发文年号，000为发文流水号）。4.2.4记录表格：各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到行政部进行编号，无编号的表格不允许在部门之间流转。编号规则：Q/GG-××-001流水号部门代码记录前缀例如：行政部代码XZ，物业部代码WY，财务部代码CW，电脑部代码DN等。4.3文件的受控：为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制，必须对下发文件进行控制，控制其分发场所。公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。受控章形：4.4文件下发4.4.1需要在使用部门留存的文件必须以纸质文件或电子文件下发，下发时各部门必须在《文件签收簿》签收登记。4.4.2不需要在使用部门留存的，在文件正本上附《文件传阅表》交相关部门传阅，文件被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在《文件传阅表》上填写阅览后的意见。4.5文件存档4.5.1公司的外来文件和内部文件在处置完毕后一个工作日必须交档案室存档，否则将追究相关人员的责任。4.5.2各部门指定一名工作人员管理部门的文件，公司下发的文件各部门必须完整保存，行政部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况，发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失，将追究文件管理人员的责任。4.5.3档案管理人员应对每年的文件进行整理，集中封存。4.6文件查阅4.6.1原则上部门查阅文件，应在部门查阅，档案室不接受查阅。4.6.2因工作或业务需要，查阅公司机密性文件，应办理文件查阅审批手续后，方可在档案室查阅。第五条执行时间此规定自发布之日起执行，由行政部负责解释。第六条相关记录（见：表格汇总）6.1《文件样稿》。6.2《会议纪要样稿》。6.3《外来文件收发簿》。6.4《文件处理标签》。6.5《文件审批表》。6.6《文件签收簿》。6.7《文件传阅表》。会议管理制度第一条会议组织和安排为避免会议过多或重复，公司正常会议一律纳入会议管理制度，原则上一律按例行规定的时间、地点、内容组织召开。1.1公司级会议1.1.1公司全体员工大会：报请总经理批准，综合管理部负责组织。每年12月召开，对全年的工作进行总结、表彰，安排部署下年度总体经营计划，因其他特殊需要，可临时召开；1.1.2总经理办公会议：由综合管理部组织，每月底召开，总经理主持；对上月的工作进行总结和下月的工作部署，讨论、研究、决定公司经营活动中发生的重大问题及解决方案；1.1.3行政例会：每周一召开，由总经理主持。各部门进行工作汇报和安排下一步的工作计划；1.2专题会议：即全公司的技术、业务综合会议（如经营活动分析会、设备管理会议等）。由总经理批准，每月底召开，各业务部门负责组织；1.3部门工作会议：由各部门主管决定召开并负责组织。1.4小组会：由各部门的班组（小组）决定并负责组织。1.5商场营业员晨会：每天由各楼管带领营业员练习有关营业用语、安排或传达公司的工作事项；1.6上级公司或外单位在我公司召开的会议或业务会，一律由综合管理部受理安排，有关业务对口部门协同做好会务工作。1.7其他会议的安排，凡涉及多个部门主管参加的会议，均须于会议召开前一天经总经理批准后，由综合管理部统一安排。1.8凡综合管理部已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前一天报综合管理部调整会议计划。未经同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。1.9对于准备不充分、重复性或无多大实际作用的会议，综合管理部请示后有权拒绝安排。1.10对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，综合管理部请示后有权安排合并召开。1.11各部门会议必须服从公司统一安排，各部门小会不应在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第二条会议准备2.1除例行会议以外，应在会议召开的前一天下发《会议通知》，通知会议的议题、地点、时间、出席及列席人员等。2.2会议主持人和召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发炎要点、工作计划草案、决议或决定草案、落实会场、通知与会者等）。2.3参加公司会议的人员无特殊原因不能请假，如需请假须经主持人（部门）批准。2.4有以下原因者，高层以上管理人员可提议临时或提前召开会议：2.4.1有重要事项需提交会议讨论决定。2.4.2各部门重要业务管理人员录用及辞退。第三条会议相关规定3.1会议主持人3.1.1会议主持人应提前5分钟到达会议地点。3.1.2会议主持人在会议开始时应说明会议的议题和议程。3.1.3主持人应对会议及发言的时间进行控制，有权终止与会议议题无关的发言。3.1.4主持人应对会议中讨论或决策性议题作出决定，并对决定的实施及完成时间、责任人进行沟通后作出明确。3.2发言规定：参会人员工作汇报应列提纲，发言言简意赅，限定时间5分钟。3.3参会人员纪律规定3.3.1与会人员应按通知的时间提前到达会议地点，不得迟到，迟到者拒绝进入会场，按会议缺勤处理，罚款50元。3.3.2与会人员中途不得退出，特殊原因确需离开会场，须经主持人同意后方可离开会场。3.3.3与会人员应保持会场的秩序，不得大声说话或交头接耳，或做与会议无关的其他事情。3.3.4会议期间，不得随意走动，手机应关机或设置振动状态，原则上不允许在会场进行通话，确需通话，不得影响会议。3.3.5会议结束后，与会人员应主动恢复好座椅的位置。3.4会议结束后对会议形成的决定（议）或需会后实施的事项应形成会议纪要下发参会部门或人员，会议纪要属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。3.5综合管理部应根据下发的会议纪要事项的完成时间、责任人、及完成结果进行跟进检查，未按要求完成的应说明原因，否则按未完成工作进行考核。第四条执行时间此规定自发布之日起执行，由综合管理部负责解释。附则晨会管理办法第一条总则为加强各部门的沟通、交流，便于各项工作的布置、检查和考核，特制定此办法。第二条职责2.1总经理办公室负责晨会的组织工作；2.2综合管理部负责晨会布置的工作和晨会检查的工作考核；2.3总值班负责晨会的主持工作；2.4主管级（含）以上人员负责各自工作完成情况的汇报；2.5主管级（含）以上人员负责接受其他部门（人）的工作质询。第三条晨会内容3.1工作出现的问题和矛盾；3.2各部门之间需要协调处理的事项；3.3检查工作进度和工作的完成情况；3.4安排、布置工作；3.5对完成的工作效果进行评估和未完成工作的考核；3.6其他工作。第四条参加人员主管级（含）以上员工。第五条晨会时间每周四早晨8：40。第六条晨会纪律6.1所有参加晨会人员必须准时到达会场，迟到给予罚款50元；6.2参会人员必须关闭手机或将手机设置成振动状态，来电不允许接听，否则，每次罚款20元；6.3参会人员不得中途离开会场，否则给予罚款20元。第七条考核（见《考核管理办法》）第八条备注此办法由综合管理部负责解释。附件：《工作任务单》考勤管理制度第一条总则保障公司正常、高效的工作秩序，加强员工的考勤管理，保证员工的休息权利。第二条适用范围3公司的行政班工作时间为：上午9:00-12：00，下午13：30-18：00；季节性调整另行通知，部分岗位按照特殊岗位上班时间要求上班。4公司全体员工每天上下班都必须登陆考勤机考勤，考勤结果由综合管理部汇总定期公布并计算薪资。鉴于工作特殊性，外派人员实行上下班签到考勤。5员工上、下班须亲自签到、打卡，不得托人或受托。一经发现托人或受托考勤，委托人和被委托人实行警告处罚，并罚款50元；如再次违规实行训诫处罚，并罚款100元；三次违规者给予除名。6出差人员出差期间不需签到、签退，出差前需填写《出差申请单》，出差结束后须凭《出差申请单》到综合管理部办理相关手续。7员工凡当日迟到在15分钟以内按迟到处理，15分钟以上至半日之内者按旷工半天处理，超过半日者按旷工一天处理；员工凡当日早退在15分钟以内按早退处理，15分钟以上半日以内者按旷工半天处理，超过半日按旷工一天处理。8员工无故迟到或早退一次予以罚款10元，累计三次迟到（早退）作旷工一日处理；无故旷工半日，扣发当日薪资的50%；无故旷工1日，扣发当日全部薪资。9员工无正当理由连续旷工时间超过15天，或者一年以内累计旷工时间超过30天的，予以除名处理（解除劳动关系）。10因天灾人祸或其它不可抗力而迟到等，经查实，不作迟到（旷工）计；因天气恶劣、交通堵塞、忘记等原因造成考勤迟到，当事人需立即报告综合管理部，综合管理部查证后酌情处理。11任何类别的假期都需部门负责人事前批准，并到综合管理部登记。如有紧急情况，不能事先请假，应在两小时以内电话通知本部门负责人并在上班当日补办手续，否则以迟到或旷工计。12正常情况下所有人员须先到公司报到后，方能外出办理各项业务，如因工作需要先办理公事再上班的，需在上班前日填写《外出申请单》并报综合管理部；上班期间因业务需要，须外出办公务者，应填写《外出申请单》并报综合管理部。违反上述规定，以迟到或旷工计。第三条附则3.1本管理办法由综合管理部负责解释。3.2本管理办法的拟定或者修改由综合管理部负责，报总经理批准后执行。3.3本管理办法自颁布之日起实施。2、物业管理部制度及流程第一条钥匙管理作业规程1目的规范物业部所有钥匙（办公柜、屉钥匙除外）的管理，保卫商场安全，预防罪案发生。2适用范围适用于本辖区物业。3主要职责3.1客服部负责备用钥匙的管理。3.2工程部负责工程钥匙的管理及工程钥匙箱的管理。3.3保安部负责保安钥匙的管理及保安钥匙箱的管理。4程序要点4.1物业部所有钥匙除管理部门留存一套供日常使用外，多余全部交客服部存留备用，