企业往来账务管理制度

企业往来账务管理制度第一条范围及分类主要包括应收账款、预收账款、其他应收款、其他应付款、应付账款和预付账款。债权性资产：应收账款、其他应收款、预付账款。债务性资产：预收账款、其他应付款、应付账款。第二条管理部门财务部负责应收账款、预收账款、其他应收款，其他应付款，应付账款及预付账款的日常管理工作。第三条业务分工(一)应收账款应收账款是企业在销售商品过程中，由于赊销商品与商业客户间形成的资金往来业务。业务部门：财务部业务管理部门：财务部(二)预收账款预收账款是企业在销售商品过程中，商业客户预先支付货款形成的资金往来业务。业务部门：财务部业务管理部门：财务部(三)其他应收款其他应收款是企业在购买固定资产、广告播段、备品备件和个人借款等过程中，预先付款与供货方形成的资金往来业务。业务部门：设备部、后勤保障部、技术部等部门。业务管理部门：财务部(四)其他应付款其他应付款是企业在销售或采购过程中，向对方暂时收取和留存的保证金、抵押金、质保金等资金往来业务。业务部门：设备部、后勤保障部、信息技术部。业务管理部门：财务部(五)应付账款应付账款是企业在采购原辅材料过程中，由于赊购货物与供货方形成的资金往来业务。业务部门：采购部业务管理部门：财务部(六)预付账款预付账款是企业在采购原辅料、备品备件、固定资产、购买专利技术，预付货款或分期向出售方支付货款而形成的资金往来业务。业务部门：采购部、研发中心、设备管理部业务管理部门：财务部第四条债权性资产的授信(一)应收账款的授信：由集团财务部根据营销公司下一年的采购预算情况制订营销公司的信用期限和信用额度。(二)授信额度确定后，财务部要跟踪管理，及时掌握客户的资信和营销变动情况，在规定的授信额度内开票，保证企业资金的良性循环。第五条账务往来要求(一)完整性：业务部门送交财务办理业务的票据须齐全、完整、审批手续健全。(二)及时性：业务部门需在开具或收取的票据当月，具体按《结账管理制度》相关要求，将票据送交财务部进行业务处理;对于需要进行检验后才能结账的业务，必须在检验合格的当月将票据送交财务部进行业务处理。(三)准确性：业务部门须根据合同、价格审批单准确计算应付款金额，严禁超越合同付款。(四)连续性：业务部门经办人员发生工作调动时，须对尚未结清的往来业务与接替人员进行工作交接，并办理相关交接手续(见“附件一”)。第六条账务核对(一)对账责任部门：财务部下达对账指令，业务管理部门负责账务核对工作，业务部门须积极配合。(二)对账方式：采取面对面直接对账或函件、电话等间接对账方式。(三)对账期限：1定期对账：每年核对一次。2不定期对账：对于超过3个月呆滞不动的往来业务，财务部将随时向业务管理部门下达对账指令。(四)对账要求：1在接到财务部下达的对账指令后，业务管理部门应于5日内完成对账工作，并出具对账总结。2财务部根据对账总结向业务部门下达业务整改或清结通知，业务部门于5日内完成整改或清结工作，并将结果通知财务部主管会计。第七条坏账损失认定标准、依据(一)因债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后仍然无法收回的款项;债务单位逾期未履行偿债义务且有确凿证据表明确实无法收回的款项。(二)对于无正式法律文件需核销的坏账，需同时满足以下要求：1应收账款的拖欠时间在三年以上。2须提供企业依法催收磋商记录或双方的财务对账证明，如确实无法提供催收记录和对账证明，应至少提供该账户从形成坏账开始前三年的销售回款情况。3债务人虽未破产，但已处于瘫痪或停业状态，确实无法偿还欠款，且无其他责任主体承担义务的;4须在《坏账核销申请表》(附件二)中详细写明清欠经过及确实无法追偿的原因。(三)对无正式法律文件需核销的坏账，在核销过程中具体情况的补充要求：1债务人承认欠款但无力偿还，应在考虑以物抵债等方法均无效后再申报。2债务人存在，且欠款金额较大，能够起诉而未起诉的应说明原因。3债务人已不存在，应继续向其可能的债务承接主体(如主管部门、出资方、出包方)进行追偿，并应说明债务承接主体不能偿债的理由或出具证明材料。4债务人已不存在，应在《坏账核销申请表》中说明以下内容：是否派人去债务人所在地调查;债务人办公场所是否还有该单位，如没有，现住所做何用途，现住所所在单位与债务人是否存在关系;是否向当地工商局或公安部门询问过债务人或办公场所迁往何处等;5业务员欠款金额较大，且无法说明欠款原因的，如未报案，应说明未报案的原因。(四)核销坏账后，建立辅助账，保留追索权，如发现债务人经营改善或有重组事项，应继续追偿。第八条坏账损失报准程序(一)上报文件的要求1发生损失事项，应上报正式文件一式两份，主送单位为“哈药集团股份有限公司”，两份文件应同时附带内容相同的附件，分别送交股份公司总经理办公室一份、财务管理部一份。2上报文件要装订整齐，如果附件太厚无法装订，应拆分装订上报。3件正文内容包括：拟核销资产的名称、核销理由、核销金额。坏账核销需说明对业务员的罚款金额、扣除罚款后的坏账金额。(二)文件的附件内容要求1申请核销坏账近期明细账页、《坏账核销申请表》、《坏账形成情况明细表》(附件三)，分别由形成坏账的业务员、部门负责人、财务负责人、主管厂长、厂长签字。2有法院、工商局等政府机关出具的正式法律文件，能够证明债务单位已撤销、破产、清算，应附带正式法律文件(如破产终止裁定书、清算报告、工商局在报纸上的注销公告、工商局开具的证明等)。3债务人死亡的，应附带死亡证明等相关文件。4对于无正式法律文件需核销的`坏账，须按照本制度第六条的要求详细填写坏账核销理由并出具相关材料。5涉及处罚责任人的，需要提供责任认定、处罚金额材料。(三)上报方式及批复程序1发生上述事项，首先将上报材料报集团财务部进行初审，初审通过后，再形成正式文件上报。同时，应按照税务机关的要求，向主管税务机关提出企业所得税税前扣除的申请。2集团财务部在正式受理文件之日起15日内，根据上报内容分别会同规划发展部、科技开发部、资产管理部等部门赴企业进行审查，同意后在《资产损失处理意见书》(附件四)上签字盖章，可据此进行账务处理。如日后与董事会批准结果有差异，按董事会的决定进行会计调整。3在董事会审批后，由集团财务部在企业上报的文件上签署董事会意见并盖章，返还企业，作为最终审批意见。4原则上需在审批后方能处置核销相应资产。但如果股份公司在上述规定的15天内仍未有审批意见或答复的，可在报经主管税务机关审核后，先行处置资产。(四)上报时间要求每年董事会审批一次资产损失，在6月20日前受理上半年核销资产损失的申请，在12月31日前受理下半年核销资产损失的申请，超过受理期限将顺延到下期核销。第九条问责及处罚(一)未按照规定订立合同的，追究直接责任人及主管责任人责任。(二)擅自提供赊销信用或者超出信用额度、期限提供赊销信用的，追究直接责任人责任。(三)应收账款未进行及时催收、对账，以及对异常应收款项未及时追索或者未采取有效保全措施的，追究直接责任人及主管责任人责任。(四)业务部门未按财务部要求及时完成财务清结或整改工作的，对部门负责人进行处罚。(五)业务人员进行工作调动时，未按本制度要求办理交接手续的，对部门负责人进行处罚，由此给企业造成损失的，将依法追究相关人员法律责任。(六未按债权性资产坏账报批程序办理的，将对责任人进行处罚，给企业造成经济损失的，按企业相关规定进行责任追究。第十条附件(一)往来账务交接明细表(二)坏账核销申请表(三)坏账形成情况明细表(四)资产损失处理意见书