标准流程图制作规范

标准流程图制作规范赵华平2012/11/29目录流程的概述123流程图结构说明4流程的作用流程图符号简介5流程图绘制实战演练6流程图绘制规范观察：自行车前轮装圈上轴的过程饭馆中的流程优化小游戏定义：流程是一项活动或一系列连续有规律的事项或行为进行的程序。-----也可以把流程理解为为了一定的目的去做事情的顺序。一、流程的概述1.流程在企业管理体系中的位置，是企业管理规范的载体之一。7职能战略组织架构、部门职责部门内部管理规范企业文化、价值观、信息系统公司级跨部门管理规范制度流程表格附件公司级管理规范二、流程的作用2.通过与相关制度、附表（件）相结合，管理流程将企业各部门的工作有机的联系在一起，使管理过程、责任和管理权限等要素更加直观、明确、清晰。制度流程表格附件二、流程的作用3.可以用来提高企业的运营效率客户愿意付钱的那部分活动，如计划生产、提供有价值的服务等改善有效活动冗余的检查、监督等活动适当减少辅助性活动重复的活动、反复的审批、活动间的等待等删除无效活动＋－×提高质量改善客户满意度减少协调扯皮减少成本提高应变能力……提高效率提高员工士气明确、高效的管理或业务流程可以给企业带来巨大收益二、流程的作用4.便于改进组织机构，明确、修订部门职责和岗位职责。以职能为基础兼顾流程需要公司层组织结构设计公司层组织结构关键管理流程以流程为基础效率优先业务层组织结构设计核心业务流程业务单位层组织结构两种组织设计模式交互优化组织机构部门职责岗位职责跨部门流程跨岗位流程交互优化企业整体流程组织和流程的交互方式二、流程的作用5.流程是企业ERP实施和信息化建设的基础。项目准备策略分析现实流程绘制流程研讨会目标流程优化软件功能软件选择基于软件的to-be概念定制开发Add-on开发接口程序开发系统测试软件实施用户培训“上线/切换”组织调整流程与ERP实施、信息化建设的关系图二、流程的作用1、文字表达2、表格表达3、图示表达4、符号表达5、动画演示……文字表达表格表达图示表达符号表达符号名称意义准备作业（Start）流程图开始处理（Process）处理程序决策（Decision）不同方案选择终止（END）流程图终止路径（Path）指示路径方向文件（Document）输入或输出文件已定义处理(PredefinedProcess）使用某一已定义之处理程序连接（Connector）流程图向另一流程图之出口；或从另一地方之入口批注(Comment)表示附注说明之用三、流程图符号简介任务框或称活动框，表示流程各环节具体的活动/任务。框内用关键文字（动宾结构）描述活动。表示会有两种以上的情况输出。判断框内描述所要判断/分类的内容，输出不同的情况在输出的箭线上表示，文字写在箭线上。判断框开始/结束框表示一个流程的开始点或结束点。框内填写“开始”或“结束“。三、流程图符号简介表示有文件输入，在流程图中将关键文件列示出来。文件框不单独作为一个流程活动/任务。文档不允许作为单独的步骤出现，只能配合流程步骤同时出现；框内只填写文档名称。如果出现多个文件或表单，只需在一个文档符号中顺序填列即可，但是每个文档名称前需要加编号。表示需要预定义的流程。在流程中为了简洁表达，经常将某一系列活动用预定义流程打包，作为一个单独的子流程，框内填写预定义流程名称。但需要用另外一个流程图描述预定义流程的各项任务/活动的流转关系。文件框预定义流程表示流程各活动/任务之间的连接与流转关系，连接流程中的活动/任务，展示各项活动/任务间的逻辑关系。箭线不交叉。箭线三、流程图符号简介责任人框该标识用于指明负责流程具体活动/任务的责任岗位，要填的是责任岗位名称，而不是责任岗位的任职人姓名。VISIO图中该标识是白底、白框。该标识用于同一流程图中页和页的连续。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接标识。在标识内以大写的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方画上同样的流程连接标识与英文大写字母。离页引用备注框该标识用于备注流程图中难以展示、需要补充或强调的信息。比如重要输入与输出，要求的时间节点，特殊要求与规定等。框内文字要求言简意赅。VISIO图中该标识是白底、白框。三、流程图符号简介181.整体结构类型---矩阵式流程图：四、流程图结构说明192.整体结构类型---序列式流程图：四、流程图结构说明四、流程图结构说明1、内部流程----循环结构（1）图形：（2）意义：处理程序循序进行。（3）语法：DO处理程序1THENDO处理程序2处理程序1处理程序2（4）实例：（5）运用时机：本结构适用于具有循序发生特性之处理程序，而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。培训需求调查形成培训需求分析报告四、流程图结构说明2、选择结构：2.1二元选择结构（基本结构）（1）图形：（2）意义：流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。（3）语法：IF条件THENDO处理程序1ELSEDO处理程序2处理程序1条件处理程序2是否四、流程图结构说明（4）实例：（5）运用时机：1.本结构适用于须经选择或决策过程，再依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。2.选择或决策结果，可以用「是、否」、「通过、不通过」或其它相对文字，来叙明不同路径处理程序。3.经选择或决策结果之二元处理程序，可以仅有一个，例如：仅有「是」或「否」的处理程序。批准是否计划内驳回是否外训申请四、流程图结构说明2.2多重选择结构（二元选择结构变化结构）：（1）图形：（2）意义：流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。（3）语法：FOR条件PCASE1DO处理程序1CASE2DO处理程序2……CASEnDO处理程序n处理程序1条件P处理程序nP=1P=n处理程序1P=2……四、流程图结构说明（4）实例：（5）运用时机：1.本结构是二元选择结构之变化，流程依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。2.选择或决策结果路径名称，可用不同文字，来叙明不同路径之处理程序。外聘内训培训方式选择E-Learning外派培训……四、流程图结构说明3、重复结构：3.1REPEAT-UNTIL结构（1）图形：（2）意义：重复执行处理程序直到满足某一条件为止，即直到条件变成真（True）为止。（3）语法：REPEAT-UNTIL条件DO处理程序处理程序条件是否四、流程图结构说明（4）实例：（5）运用时机：1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程。2.本重复结构是先执行处理程序，再判断条件是否要继续执行。课程试讲评审通过不通过课件制作颁证备案四、流程图结构说明282013/3/181.一致性原则2.完整性原则3.具体性原则流程步骤的绘制要符合公司管理现状，现在怎么做就怎么绘制出来，不加入任何个人的想法。打破了经营管理的“部门”的概念，强调业务过程本身的完整性，充分体现该项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终这样一个过程。每个流程步骤应尽量具体，两个不同部门的工作内容应该拆分成两个工作步骤，不要合并。五、流程图绘制规范规范一：字体、字号、底色及格式要保持一致XX流程XX部门XX部门XX部门责任人XX部门高：2格；宽：6格；字体：10pt黑体；底色：白色代码：版次：V1.0生效日期：协调部门：负责人：制订人：审核：签署：XX部门备注流程说明1、流程目的：2、适用范围：3、关键控制点：4、相关制度：五、流程图绘制规范规范二：尽量表达出流程的六大要素。五、流程图绘制规范规范三：操作描述用动宾结构，语言要简洁清晰活动/任务基本细化到部门及相关的具体岗位活动/任务描述格式为：对活动/任务动作的文字描述文字描述体现部门/岗位实行的动作和结果。如“编制出库单”、“审核费用申请”，一般为动宾词组，用词应尽量简洁。编制招聘计划计划编制审核价格价格审核×√五、流程图绘制规范规范四：动作环节要用规范的动词表述。五、流程图绘制规范规范五：流程衔接处（接口）应着重描述：五、流程图绘制规范规范六：各项步骤若有选择或决策结果，需检查回馈校正流程是否有遗漏，以避免悬而未决状况，反馈的流程要形成闭环。五、流程图绘制规范规范七：从开始符开始，以结束符结束.流程开始框内填“开始”，不是“流程开始”，也不是具体的流程活动/任务；流程结束框内填“结束”，不是“流程结束”，也不是具体的流程活动/任务。结束开始五、流程图绘制规范规范八：判断框上下端流入流出一般用“Y”，左右端流入流出一般用“N”。YN判断框内容描述：判断框至少有两个出处：通过、不通过；是、否；或两种以上情况输出。双击箭线，将“Y”或“N”填在箭线之内。上下端流程流出用“Y”，左右端流入流出用“N”。五、流程图绘制规范规范九：流程图按从左到右、从上至下排列YN上下两行的活动框之间尽量保持等距除开始/结束框之外，活动框不要并排在一行内五、流程图绘制规范规范十：开始符号在流程图中只能出现一次，但结束符号则不限。开始开始活动一活动二结束开始活动一活动二结束活动二结束√×五、流程图绘制规范规范十一：连接线不要交叉。√×连线交叉断开符五、流程图绘制规范规范十二：相同流程图符号大小需一致。√×五、流程图绘制规范规范十三、处理程序须以单一入口与单一出口特性绘制。【实例】【修正前】【修正后】1.2.是否1.2.是否五、流程图绘制规范规范十四、同一路径符号之指示箭头应只有一个。【实例】【修正前】【修正后】1.3.是否2.否是1.3.是否2.否是五、流程图绘制规范规范十五、流程图中若有参考到其它已定义流程，可使用已定义处理程序符号，不必重复绘制。【实例】1.填报请购单2.办理采购.五、流程图绘制规范六、流程图绘制实战演练流程图绘制流程图绘制主要包括以下三项内容：理解流程编制流程图完善流程图目录及模板资料活动组合活动部门归属制定流程目录以及流程标准模板，明确责任人1收集资料、问题，了解现状以及要求2依次列出流程各项管理活动、控制点，并串联3参考部门职责，将活动划归相应的部门4输入、输出编写、明确相应的流程附表、附件5文件讨论发布与各相关单位讨论，改善，发布流程文件6流程编制的一般步骤流程描绘及优化思考？对于现有流程:我们是如何做的？现在这样做有哪些问题？怎样做能解决/改善问题？流程现状描绘流程分析流程优化对于新建流程:我们要做什么？明确目标怎样做最合理有效？流程设计48流程图绘制注意要点需要按实际情况绘制流程需要在整个组织内思考流程需要与流程牵涉的人员交流需要开始前确认流程的起点和结束需要高层次的流程图不能按照自己的想象绘制流程不能把流程图局限在自己的部门不能闭门造车，在真空中工作不能在确认流程范围前绘制流程不能陷入太多的细节49流程图绘制常用工具—VisioVisio软件基本功能简介内部讲师评选流程：1.人力资源部根据公司需要组织成立内部讲师评审委员会。2.在公司内部下发内部讲师选拔与诚聘通知信息。3.各单位组织本部门有意向人员进行报名。4.评审委员会对员工申报资格及条件进行审核与初步评定，若通过，则进行下一步的课件评审。若不符合要求，则退回员工报名申请并与员工沟通。5.对申报人员提供的课件内容进行评审，若合格，则继续下一步骤工作，若不合格，则要求申报人员对课件重新进行修改并再次评审。6.人力资源部安排试讲计划表。7.评审委员会成员对候选内部讲师的试讲结果进行评审。若评审通过，则颁发《内部讲师评聘证书》并正式成为内部讲师，若未通过，则纳入下一期的评审。实例演示