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物料统计、各类费用支付流程图每月23日完成每月25日完成每月最后一个工作日下月第一个工作日前完成前完成每月18日完成每月20日完成物料用品用量统计完成物料用品费用计算至财务部结算各类需支付的费用（如绿化费、清洁费）以表格形式完成各公司物业管理类费用计算完成以表格形式完成物业管理类费用催款工作流程图每月23日发付款通知书收到财务部催款通知后立即发放客户接到付款通知，向财务部支付各类费用若客户付款，需通知管理处下月5日将物业费收取情况交总经办月底将应收未收到的款项明细表交管理处及时向客户催款，并将客户不付款理由交总经办（便于及时催款）财务部管理处客户管理处管理处总经办浦利公司（6881局）电话费收取流程图现金、支票方式直接交至管理处立即交浦利财务部以划款或支票方式交本公司财务通知管理处，加以确认如客户款项中包含浦利电话费由管理处开出支出凭证客户管理处浦利财务部公司财务部管理处本公司财务部本公司财务将费用划至浦利财务上海证券大厦业/租户入住流程图以电传或其他形式发文正式通知出具“入住通知单”具体入住日期客户管理处财务部工程部保安部销售部总经理管理处客户主任管理处文员物业公司各部室对是否给予入住之各部门意见加以汇总将总经理意见通知管理处发入住简报通知客户是否可以入住办理报刊/杂志订阅、分发流程图将所订阅的报刊清单交至管理处将清单核查后发至前台需管理处代订报刊/杂志或需订外文报刊/杂志通知客户后，将清单交前台前台至邮局取回中证报、上证报客户管理处前台前台中图公司邮电局外文报纸订阅中文报纸订阅按清单正确分发报刊杂志后速发至客户提供有偿清洁、绿化服务流程图需要室内清洁（绿化）通知管理处与清洁（绿化）公司联系如客户对报价及品质有疑问，可代客户与清洁（绿化）公司联系，并谈判/洽谈客户将有关情况通知管理处客户清洁主管清洁公司（绿化公司）客户清洁主管直接与客户洽谈有关事宜定期征询客户意见替客户把关提供饮用水送水服务通知管理处需要提供饮用水与饮用水公司联系月底与饮用水公司清算、结帐将有关结果告知物业部，日常如需送水，电至管理处告知具体数量、品牌客户管理处饮用水公司客户管理处直接与客户洽谈有关事宜及时将水送至客户处，同时办理签收手续定期拜访客户流程图授权客户主任将《客户意见调查表》发放按各公司人员比例准备《客户意见调查表》前台尽快将《意见调查表》交客户主任管理处主任客户客户主任客户主任前台文员客户前台文员将《客户意见调查表》及时发放给客户将《客户意见调查表》反馈至前台根据《意见调查表》与相关客户交流并将意见汇总将客户意见汇总表交管理处主任档案管理流程图客户将入住资料交至管理处（入住前）待客户入住资料完整后客户将书面申请交至管理处（入住后）待客户申请之事宜完成后根据文件、资料的不同性质按要求分三类存放客户档案（合同、人员资料等）客户主任管理处文员存入客户专用档案存入电脑档案存入客户机密档案一般资料如书面申请等档案资料如人员名单等重要档案资料如租户合同摘要重要人员情况等管理处库房管理流程图对到货物品进行核对、清点将本月具体采购情况告知将每次采购物品到货情况告知将到货物品数量告知在需要领取采购物品时，通知记帐人员，并完成领取手续在需要领取采购物品时，通知仓库管理员月底或不定期至仓库盘点库存将物品交使用人认领，并做好登记手续采购人员记帐人员仓库管理员清洁主管或其他人员仓库领用人将本月所需物品情况告知采购人员根据通知至仓库领取物品并做好记录告知已认领处理客户日常投诉流程图来电或来函通知管理处有关情况，包括时间、地点等将处理情况告知管理处，如不能当时或当日完成的，将不能完成之理由告知管理处，以便向客户解释注：月底管理处文员将本月客户投诉及处理情况作汇总。客户管理处有关部门管理处根据客户投诉立即与相关部门联系同时做好书面记录（包括来电时间、公司名称、来电事由，处理情况向客户询问处理后的意见（是否满意）如不能完成，向客户解释原因以求客户的谅解并同时置以歉意灭鼠、杀虫及大厦玻璃幕墙清洗流程图根据大厦鼠情、玻璃幕墙清洁程度以及季节的不同，依照年度预算，安排灭鼠、杀虫、玻璃幕墙清洗等工作的工作计划，并与这些公司联系，寻求质好价廉的公司计划完成情况并根据合同准备费用结算清洁主管每日检查相关公司之工作情况，并对不足之处加以纠正待工作结束之后，通知清洁主管检查清洁（灭鼠、杀虫）总体质量清洁主管灭鼠、杀虫或玻璃幕墙清洗公司灭鼠、杀虫、玻璃幕墙清洗工作管理处主任根据清洁主管的工作计划进行相关工作随时抽查工作情况待工作结束后向管理处主任汇报起草并准备合同与灭鼠/清洗公司签约提供保险及保险咨询服务流程图向管理处提出需要保险或需要保险咨询保险公司向管理处提供有关险种至具体情况，或为有关客户提供详细计划客户管理处保险公司管理处保险公司与有关保险公司联系将询问的有关情况告知客户要求保险由保险公司与客户直接联系外聘瀛海三幸清洁公司清洁流程图根据大厦实际情况按照年度预算执行，安排清洁公司对大厦写字楼区域及大堂外围等其他范围进行日常清洁工作汇报大厦清洁情况和清洁公司工作情况对工作的情况进行每日检查定期组织抽及相关的事项查，自我检查清洁主管清洁公司清洁公司负责人清洁主管同清洁公司管理处主任根据大厦要求安排员工完成相关的工作根据部门要求和公司领导意见进行工作进一步的完善制订大厦清洁细则外聘佳迅清洁公司清洁流程图根据年度预算执行，安排清洁公司对上证所区域等其他范围进行清洁工作汇报负责范围清洁情况和清洁公司工作清洁相关对工作的情况进行每日检查定期的事项组织抽查清洁主管清洁公司清洁公司现场负责人清洁主管同清洁公司管理处主任按大厦要求安排清洁员工完成清洁工作根据部门要求和公司领导意见进行进一步完善制订上证所区域清洁细则客户电话过户办理流程图向管理处提出购买电话的要求与客户签定《转让电话合同》到电话局办理过户手续按电话局要求完成过户所需手续管理处客户财务部管理处浦东新区电话局管理处向财务部确认客户是否缴清合同中的所有费用通知客户电话过户手续办理完成并确认电话话费已缴纳前台访客接待流程图准备大厦内各客户出入证至前台登记，并告知访客姓名、身份证号码，被访公司、人员如可能为推销人员的向被访客户查核将访客出入证交访客，并告知拜访完客户后将出入证交还前台接待处前台访客前台登记发放出入证访客将访客姓名、身份证进行登记，同时发放访客出入证被访客户将访客出入证交还前台接待处前台其它工作流程图遇客户需本市旅游景点、针线包、生病（如发烧、腹泻等）情况，来电或来人至前台根据平时之积累，告知本市主要之景点情况，并将有关线路告知客户，如有可能为客户安排上海一日游之景点如客户需针线包，前台可向其提供将药箱送至前台接待，并配合前台接待完成送药工作客户前台接待管理处前台接待如遇客户有急病根据立即去电告知管理处将药送至客户处前台总机工作流程图用语：请稍等电话铃响声不得超过三次接听电话使用规范用语用语：您拨的分机占线请稍等，正在为您转另一个分机您拨的分机占线，请过一会儿再拨总机电话铃响前台接待接听电话根据客户要求转拨各分机号码该分机占线，如有其它分机转至其它分机告知客户该分机占线，过会儿再拨管理处低值易耗品发放流程图每日定时至仓库发放当天使用之低值易耗品（如手纸、垃圾袋等）根据平时之用量，填写各种低值易耗品当日需求量的表格，由专人领用仓库保管员仓库清洁公司领班领用低值易耗品每日定时由专人至仓库领用物品根据领用表格发放低值易耗品并做好控制发放量的工作月底或不定期进行盘点客户投诉归档流程图管理处员工根据客户来电，登记客户投诉内容，并报相关部门完整前一日客户投诉情况登记（包括投诉内容、时间、投诉公司、处理结果等）客户投诉登记工作投诉结果核查工作整理工作汇总、归档工作管理处文员根据前一日客户投诉登记表向相关部门核查结果，并进行登记周末或月底将投诉情况输入电脑，完成电脑归档工作，同时月底用图表形式加以汇总《付款通知书》发放流程图每月18日之前完成各公司物业管理费类费用计算并与18日（如遇周末向后推迟）交财务部管理处对《付款通知书》进行校对（主要为费用计算），如完全正确，则当即发放至客户如有误差则通知财务部进行修改管理处财务部管理处财务部审核管理处之收费表后完成《付款通知书》并于20日交管理处财务部修改完成后交物业部由管理处即刻发放给客户客户满意程度调查流程图每月23日左右将一定数量的《满意程度调查表》按客户入住情况交前台审阅、确定完毕后交还管理处存档收集完整后进行整理并计算各个项目之满意率，完成后交管理处总监客户主任管理处前台客户主任管理处总监总经理及相关部门负责人将表格速交各客户并尽快回收交客户主任审阅完毕后交总经理及相关部门负责人前台6207分机电话工作流程图电话铃响不超过三次接听电话使用规范用语用语：您拨的分机占如同时有总机电话先接总机占线请稍等，在为您电话转其它分机6207分机电话铃响前台接听电话根据要求转拨各分机号该分机占线，如有其它分机转其它分机告知该分机占线，过会儿再拨用语：请稍等告知分机电话号码您拨的分机占线，请过一会再拨如询问分机号码客户电话话费每月结算流程图通知管理处领取当月客户使用电话费用帐单完成客户电话分类、计费后将一份交浦利（物业）财务部客户根据电话费用明细表核对后将费用缴纳至管理处浦利（物业）财务部管理处客户管理处将每个公司电话帐单明细完成后用信封封好交各客户管理处将费用缴纳浦利或物业公司财务部并将收据交还客户部门月度考勤统计程序每日上下班按时到管理处考勤如未携带考勤卡或忘记敲卡，以书面形式告知部门考勤统计员月底人事部核查月底将考勤统计表交人事部管理处员工管理处考勤人事部考勤机人事部考勤统计管理处考勤统计每日上下班按时到人事部考勤处敲卡月底根据部门考勤制作本月考勤统计表部门双修日/节假日加班申请、报批流程图如因工作需要加班，必须通过管理处主任同意如公司要求加班，由管理处主任通知该员工月底将加班申请单交人事部管理处员工管理处主任管理处考勤员人事部行政部通知考勤员加班情况填写加班申请单由主任签字批准如牵涉到午餐向行政部申请餐券管理处低值易耗品采购流程图由记帐员处得知本月库存情况，指定采购计划，并告知记帐员到货后通知记帐员并将送货单、发票交记帐员将货物送至仓库，由仓库保管员验货、收货采购员记帐员仓库管理员相关公司月底仓库保管员将本月低值易耗品用量告知记帐员并核对库存量向相关公司定购低值易耗品并预定送货日期货到时通知采购员部门物品采购流程图月底管理处将员工将所需办公或其它用品告知部门文员部门文员管理处员工部门需求行政部管理处主任领取物品后，发放给各员工查看部门备品采购不足备品备足备品将采购表交主任审阅、签字月底交行政部采购通知管理处文员领取采购物品部门员工报销流程图将所需报销之发票交文员并告知报销原由报销人员部门文员公司财务部门文员管理处主任交主任签字确认将支出凭证及发票交财务部财务手续完成后将报销费用交部门文员将报销费用交报销人员并办理签收手续