会议接待方案样例【实用4篇】

会议接待方案样例【实用4篇】为了确保事情或工作有序有效开展，常常需要提前进行细致的方案准备工作，方案的内容多是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发。方案要怎么制定呢？以下是网友分享的“会议接待方案样例【实用4篇】”，希望对大家有所帮助。会议接待方案【第一篇】为了安排好xx公司的代表来上海与本公司洽谈合资设厂事项的工作和各事项，顺利进行谈判工作，特制定以下接待方案：一、接待时间：20XX年10月27—29日二、接待地点接机地点：xx接待酒店：xx地址：xx参观地点：xx三、接待对象：xx公司谈判代表以及陪同人员四、接待负责人员总负责：Xx(负责整个行程的指挥和协调工作)接待组：Xx(翻译人员，礼仪小姐，解说员，接待员)秘书组：Xx(负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料)后勤组：Xx(负责行程和会议谈判的酒店安排，会场布置和保安等相关工作)谈判组：Xx(主谈，决策人，销售顾问，法律顾问，技术顾问，公关经理)合计人员：24人五、接待前期准备工作1.来回机票预定2.食宿安排3.迎接车辆安排4.会场接待5.会场整理及布置六、后期工作1.谈判会议资料整理2.经费报销3.总结及信息反馈七、经费预算双程飞机票(22000)+酒店住宿费(10000)+餐费(8000)+租车费用(650)+观光费用(2500)+会议杂务费(1000)+后备费用(5000)总计：63150元(人民币)八、注意事项1、接待外宾的礼仪注意事项2、应急方案的准备3、控制经费预算4、做好整个行程以及谈判会议的记录工作。会议接待方案【第二篇】会议策划简介：1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。4、礼品策划、设计、样品提供和制作。5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。8、提供会议所需各类信息。9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及vcd的制作等11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。会议接待程序：1、我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。5、我们将为您提当地大酒店3—7优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。会议接待方案【第三篇】(一)会前工作:1、与会议主办方洽谈。2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。4、与会议主办方确认会议接待方案。5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。6、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)(二)跟进工作:1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料，来客接待。3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。9、确认特殊客人(如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。10、协调会议期间的交通工具的安排。11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。(三)会后工作:1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2、会议资料、领导讲话稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作。(四)会议的筹备工作:1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。3、会场的布置。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法:圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者享有优先知情权。教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。(五)会议的`接待礼仪:一是会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。二是提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。3、接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。(六)会议的服务礼仪:1、所有员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。佩戴工号牌。2、接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。5、服务会议应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。6、要做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。(七)会后服务:会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。2、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。3、清理会议文件回收有关文件资料，整理会议纪要，会议总结。会议接待方案【第四篇】一、接待时间：20XX年12月4日—12月8日二、接待地点：接送机地点：广州白云国际机场下榻酒店：广州香格里拉五星级酒店会议地点：广州香格里拉五星级大酒店会议厅三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员四、接待负责人员：总负责：接待办跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组五、接待前期准备工作：1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间2．食宿安排，提前预定3．迎接车辆安排4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）5.相关接待人员，负责相关接待工作六、机场接待1．机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1.8×0.5×0.75）。接待组由此将客人集中带出乘车。2．在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80×180cm以下易拉宝）。3．由服务科按照按正常要客接待程序接待。4．对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条……七、酒店入住1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。八、用餐（早餐、中餐、晚餐）1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。九、会议前的筹备工作1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一3.会议前的接待礼仪。提前准