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第1页共41页一、接待管理1、重大接待重大接待流程策划准备接待其他相关部门行政部门接口部门客户来访信息来访策划接待通知接待准备接待安排接待准备送客结束车辆安排饮食安排附：接待申请单第2页共41页2、一般业务接待一般业务接待审批业务员前台文员客户登记通知业务员接待安排会议室茶水/饮料送客/赠礼费用报销部门负责人费用是否符合标准财务审批总经理审批结束客户来访送客来访信息录入，记录汇总存档第3页共41页3、一般接待一般来访接待相关部门前台文员来访人员人员来访登记通知相关部门接待结束第4页共41页4、电话接待来电接待职各部门/员工前台文员外来电话电话拨打接听倾听来电事由判断是否职责内处理转接明确被访人员在否告知情况留言记录结束接听YNNY第5页共41页二、行政资源管理1、会议室管理会议室管理保洁人员前台文员使用部门预约会议室/开会设备与使用部门协商处理判断是否被占用直接使用是否更换更换会议室使用完毕整理/设备归还YY安排保洁通知打扫卫生打扫结束N归还登记预约登记N记录归档第6页共41页2、车辆管理车辆使用流程前台文员总公司行政主管需求部门用车申请审批安排车辆车辆使用使用登记记录归档Y终止N第7页共41页3、办公劳保用品管理办公劳保用品采购部仓库需求部门每月定期汇总需求汇总购买入库领取出库记录保存仓库是否有库存下达采购申请单NY第8页共41页4、资产管理资产大类资产类别具体范围固定资产判断标准：价格≥2000元使用年限≥1年房屋及建筑物办公楼、宿舍、厂房、仓库等机器设备机器、设备、仪表、仪器、生产器具、生产工具等运输工具轿车、面包车等电子设备电脑、打印机、复印件、扫描仪、空调、监控系统等办公家具沙发、办公桌椅、茶几等其他设备除以上五种之外的固定资产管理资产判断标准：1、价格50~2000（使用年限≥1年）2价格：≥2000元（使用年限1年）办公用品不符合固定资产确认标准，但是需要纳入资产管理的办公物品。如：小型办公家具（办公桌椅、文件柜、看板）、低端通讯工具（电话机）、不配套的电脑设备（光驱、U盘、网卡、显示器）生产用品不符合固定资产确认标准，但是需要纳入资产管理的生产用品。比如：生产用具、质检器具、机修工具等生活用品不符合固定资产确认标准，但是需要纳入资产管理的生活用品。比如：小型家电（电饭煲、电风扇、饮水机等），生活家具（床、衣柜、餐桌椅）其他用品不符合固定资产确认标准，但是需要纳入资产管理的除其他上述物品之外的物品第9页共41页固定资产管理架构(包含固定资产与管理资产）财务部（兼管房屋/建筑物）负责固定资产行政部负责管理资产资产管理员1（办公家具/其他固定资产）资产管理员2（办公设备）资产管理员3（生产设备）各部门分设固定资产管理员，负责该部门所使有的固定资产/管理资产的管理第10页共41页5-1资产增购固定资产增购验收审核PMC需求部门固定资产需求请购单购买需求部门内部审核行政部审核工程部审核物控部审核财务部审核总经理审批需求部门验收采购验收固定资产管理员验收入库/登记办公用品生产设备YYYYYYYY终止NN终止N收货N固定资产调拨固定资产调拨NN第11页共41页5-2固定资产转移固定资产转移（调拨、转移、借出财务部转入部门行政部转出部门填写资产转移单财务审批部门审批是否同意转移使用情况调研是否有合适的转入部门固定资产转移通知（一式四份）转出实物，变更固定资产台账及卡片接收实物，变更固定资产台账及卡片变更固定资产台账及卡片调整固定资产所属部门，变更固定资产明细YYYY结束NN是否可借出是否可出售借出流程出售流程报废流程NYNYN结束N第12页共41页5-3固定资产报废固定资产报废流程仓库管理员固定资产管理员光电总经理财务部门相关技术部门行政部使用部门固定资产报废申请单部门审核技术意见是否满足报废条件报废技术调查确认资产报废手续是否齐备填写固定资产残值是否决定报废YY接收报废申请单/发出报废通知部门固定资产台账变更固定资产明细账变更变更固定资产台账Y固定资产台账变更固定资产迁移至仓库/填写迁移单填写报废处理意见，直接报废/出售终止终止NNNNY仓库接收签字根据技术部门的处理意见办理报废处理直接报废按照出售流程处理结束结束第13页共41页5-4、固定资产盘点固定资产盘点/清查总经理财务部门各部门资产管理员资产管理员行政部拟定盘点计划更新各大类资产状况统计本部门资产状况汇总资产状况与资产管理员组合对各使用部门资产管理抽查发出盘点通知及计划光电总经理审批接收核查编制核查报告根据核查报告整理变更固定资产明细账针对不符合的结果进行纠正查看固定资产报告核查纠正状况更新固定资产台账结束YN第14页共41页三、出差管理1、出差管理出差管理流程财务部门总经理行政部门出差申请人根据工作安排提出出差申请部门审核核实出差申请是否符合规定总经理审批根据需求安排票务/酒店遵循出差期间人员规定填写出差报告出差费用报销部门审核YYY出纳审核报销是否符合规定财务主管审核审批费用支付结束YYY出差费用报销核实YY终止N终止NN重新填写出差费用报销N第15页共41页2、票务管理规定2-1、票务预订票务预订总经理行政部门申请人填写订票申请部门审批核实订票申请办理订票YY特殊审批终止终止NNY票务领取结束N第16页共41页2-2、退票管理退票管理总经理行政部门退票申请人填写退票申请部门审核行政部门核实办理退票特殊审批终止YYNYNN完成第17页共41页3、员工签证办理签证办理管理行政部总经理申请人签证申请签证办理部门审批行政核实特殊审批结束终止YYNYNN第18页共41页四、身份信息1、员工信息管理员工信息管理流程员工行政部人事部门新员工信息采集制定工作牌/名片员工基本信息录入通知领取结束填写变更申请变更需求第19页共41页2、印章管理2-1、新印章刻制印章刻制管理公司级印章行政部印章使用部门填写印章刻制申请单公司名称变更印章刻制办理部门审核总经理审批YY印章登记印章保管印章领用印章返还使用记录保存结束行政部门申请总经理审批Y第20页共41页2-2、印章使用印章使用流程印章管理部门法务光电总经理使用部门填写使用申请单部门审批审批查看印章申请/提供印章审批YYY印章使用N终止NNN终止结束第21页共41页3、公司证照管理公司证照管理光电总经理法务部使用部门公司证照使用申请单部门审核法务意见审批公司证照领用接收申请表/领用登记证照归还登记结束YYY终止NN终止N注：证照由法务部门负责保管/年检办理第22页共41页五、档案/文件1、报刊、邮件、函电收发报刊/邮件/函电收发各相关部门/人员前台文员收到报刊/邮件/函电登记领取登记通知相关人员领取结束第23页共41页2、文件管理规定主要是针对管理体系中所产生的相关文件管控规定文件管控流程涉及到的部门行政部门文件编制部门文件编写部门审批会签文件编号文件批准文件提交文件上传结束YYYNNN年度文件评审通知整理部门文件状况，确定更改计划汇总文件使用状态/跟进更改进度安计划实施第24页共41页2、记录管控新记录模板的产生等同于文件管控流程。记录管控主要给出记录的模板、记录归档号的编码规则。等同于质量体系中的记录管控（记录归档号为日期+流水号）3、档案管理规定3-1、、档案管理架构光电行政部门各部门档案管理员总公司机要室接收光电行政部门移交的档案，放置机要室制定整理方式/编码规则。督促各部门档案整理移交。审核其移交档案是否规范根据档案管理规定，负责部门内部档案的整理，编号及移交第25页共41页3-2、档案分类a、行政档案公司公司规划方针、行政相关、与政府部门沟通等产生的相关文件b、技术档案研发、工艺、工程相关档案c、业务档案销售、采购相关档案d、人事档案人事任免通知、人事合同等人事相关档案e、财务档案财务相关档案f、基建工程类工程改造建设类第26页共41页3-3、档案整理流程档案管理规定借阅部门行政部门机要室各职能部门收集本部门档案资料分类编码归档档案整理/移交整理移交清单定期档案整理通知核查/接收整理清单/移交机要室部门审核核实/接收档案入库结束YYYNN填写借阅申请核实借阅手续档案资料领取办理领取登记Y领取归还核查档案归位Y处罚申报处罚接收结束NN第27页共41页4、图书管理规定图书/资料管理规定行政部门捐献部门/人员需求部门订购申请订购审批编码归档/通知办理借阅相关权值人员批准是否需要审批行政核实借阅登记图书资料领取NYYY借阅归还N图书捐赠填写捐赠表拟定员工捐赠汇总申报捐赠奖励总经理审批人事备案/支付Y结束N是否丢失损坏开出处罚单结束归还登记接收并签字确认补偿给出行政部门确认NY注：每半年会根据借阅登记，核查借阅返还状况，针对丢失的人员，按照规定处罚。第28页共41页六、安全保密1、员工通讯权限管理员工通讯权限管理行政部门IT部门通讯权限需求人员根据职位类别/工作需求填写申请到单部门审批核查备案/通知结束对应权限人员审批权限开通YNY终止NYN第29页共41页2、对外信息交流管控涉及公司机要的信息对外交流，需要经过审批才可进行。根据职位不同，对应审批的权责也不同对外交流信息管控信息源部门信息交流人员超出本职信息交流范围之外的交流上一级主管审批信息对外申请相关部门意见信息对外结束YY终止NN3至5、消防安全，由工程部门负责。第30页共41页6、突发安全事件处理突发事件应急医务人员人事部工程部行政部现场人员事故发生通知相关部门现场急救送医救治事故调查追踪伤病人员救治状况人员慰问结束劳动能力鉴定伤残事故赔偿返岗前医疗评估确定返回原岗位/调岗/过渡第31页共41页七、出勤/福利1、休假管理休假管理人事专员相应权责人员前台文员请假人员填写休假单相关权责人员审批YY休假销假确认请假审批手续是否完备NN签字确认每月汇总整理部门主管核实结束YN核实请假审批权责（特殊假期：生育假/产假只要部门负责人审批，人事部核查即可完成休假申请）职务列别3个工作日以下3-7工作日7个工作日以上普通员工对应主管审批总监总经理主管/经理-总监总经理总监级别-总经理总经理第32页共41页2、加班管理规定加班管理规定人事专员部门审批前台加班人员加班单部门审批/确认是否给予加班费备案核查加班时间移交人事专员计算加班时间/薪金结束Y终止N第33页共41页3、考勤管理考勤管理人事专员前台文员各职能部门员工上班打卡打卡记录核实汇总迟到/或未打卡的人员核对部门员工出勤状况签字确认YN处罚核算/获得的资金算入员工福利基金张贴通告结束注：考勤核对每天工作，由系统自动核查。前台负责。处罚核算每周/每月进行。第34页共41页4、员工福利基金建立公司员工福利账户,所有员工福利的费用由此支付.定期对员工福利的收支定期张贴告知建立员工福利档案,可供员工查询(自己)员工福利津贴财务部领导层行政部福利津贴状况调查形成报告,报支下年预算领导审批N拨付福利资金根据实际情况申请使用Y费用报销定期费用使用清单张贴结束第35页共41页5、员工福利发放公司员工福利主要为:用餐/季度福利/节日福利福利类别福利名称金额标准适用人群季度福利-20元/人/季度所有转正员工节日福利三八妇女节50元/人所有在职女员工端午节120元/人所有在职人员中秋节150元/人所有在职人员用餐-8.5元/人所有在职人员员工福利发放管理员工福利发放各员工财务部行政部提前进行员工福利需求调查需求清单汇总员工福利调查结果根据结果安排物品购买分发/登记费用报销费用支付结