模块一秘书职场概述

出版社社文分社秘书理论与实务1模块一秘书职场概述第一部分秘书职场发展及其特点【知识目标了解秘书的定义、种类和角色，理解秘书工作的特点、内容和原则，对秘书和秘书工作有一【能力目标能区分不同类型的秘书，分别理解其作用。出版社社文分社秘书理论与实务2第一单元秘书工作源远流长。如今，秘书已是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个职位，在世界范围内也是最常见的社会职业之一。秘书有各种类型，他们在各自的岗位上，按照秘书工作的基本原则，发挥重要的作用。“秘书”一词在我国由来已久，但在不同历史据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物：一是指宫中秘藏之书。如《汉书·叙传》：“博学有俊才……与刘向校秘书。”出版社社文分社秘书理论与实务3秘书是个统称。如果从不同的角度来划分，我从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和1.公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属出版社社文分社秘书理论与实务4（１）集体秘书。集体秘书是与专职秘书相对而言的。集体秘书是指为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务（２）专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导、专家服务的秘书（有时也称为某某领导或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导或专家，但仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪，这与私出版社社文分社秘书理论与实务52.非公务秘书（私人秘书）非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工出版社社文分社秘书理论与实务6按照秘书人员所从事的行业和职能划分，可分（1）业务秘书。中小企业最普遍需要的，就是业务秘书。他们是老板最得力的助手。在公司里负责商业书信往返、档案、电报、报关、押汇、验货等业务，以及接待客户，了解报价、推销等实际（2）一般秘书。一般秘书是指公务机关或私人机构中，主职为秘书的一般助理人员，负责打字、记录、整理、收发、档案及文书管理工作。其与私人秘书的主要区别在于主管不在时给予授权的程出版社社文分社秘书理论与实务7（3）法律秘书。法律秘书是指协助公司或主管处理法律问题的秘书，他必须熟知一般商业法律，如劳动法、公司法等法律和规章，尤需具有准确（4）医学秘书。医学秘书是指在各医院或医学研究单位任职的秘书。这类秘书必须具备一些医学知识，了解专用医学名词，能协助医生照顾病人，了解病人心理，特别需要耐心、爱心和细心的人（5）教育秘书。教育秘书是指在学校中，协助处理有关教学、教务等行政工作的秘书。这类秘书必须了解教育的原则及法令规章。多半由学校学出版社社文分社秘书理论与实务8（6）广告秘书。广告与媒体单位，常雇佣这类负责宣传与公关工作的秘书。其本质虽为内勤，但亦常有接待客户或与业务性质有关的外勤工作。（7）工程秘书。工程秘书是协助工程师、设计师、建筑师等专业人士，从事技术研究或技术执行的秘书，需要具备一般工程的知识及专业用语。（8）演艺秘书。演艺秘书是需具备戏剧、舞台方面的学识与经验的助理人员，甚至须具备表演天分和能力。这类秘书专门为著名演员、电视电影公司、传播界、演艺团体工作。必须了解企划的过程，具备组织沟通的能力。出版社社文分社秘书理论与实务9按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务（1）文字秘书。文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一（2）机要秘书。机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机（3）信访秘书。信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。出版社社文分社秘书理论与实务10（4）通讯秘书。通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真（5）事务秘书。事务秘书是指负责总务、后（6）生活秘书。生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。出版社社文分社秘书理论与实务11我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次。（1）高级秘书。高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。（2）中级秘书。中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，出版社社文分社秘书理论与实务12（3）初级秘书。初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其他事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称出版社社文分社秘书理论与实务13秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实1.准确准确，是对秘书工作质量的要求。秘书工作的准确性涉及的方面很多，概括地说就是：办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。秘书人员无论是为领导提供信息或向领导反映其他情况，还是协助领导起草文稿、审核文稿，都必须力求准确，数字要准确，时间要准确，概念要准确，名称要准确，不能使用“可能”“大概”“大约”“差不多”之类字眼；抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实；处理和传递文件，也不能写错、投错。出版社社文分社秘书理论与实务142.迅速迅速，是对秘书工作效率的要求。秘书工作应及时、高效，无论是办文、办事，绝不允许拖拉。凡是能在当天完成的，绝不拖到明天；凡是能在１小时内办完的，绝不延至１小时以后。领导已经作出的决定，要及时传达下去；下面反映的情况、意3.求实求实，是对秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。秘书工作是为领导决策提供依据，必须做到实事求是，否则就会造成领导工作的失误，甚至严重损害党和国家的声誉。出版社社文分社秘书理论与实务154.保密保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。秘书人员经常接触党和国家的一些机密文件，经常参加一些重要会议，了解不少重要机密，包括秘密文件、资料、机要电文以及领导人的重要活动安排等，如不注意保密，一旦泄露，就会造成严重的损失。因此，秘书人员一定要遵守保密纪律，认真做好保密工作。出版社社文分社秘书理论与实务16秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指由正式秘书部门的人员所承担的工作，即秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点。出版社社文分社秘书理论与实务171.从属性从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。这是因为：第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，出版社社文分社秘书理论与实务182.被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。3.事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具出版社社文分社秘书理论与实务194.综合性由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。在现代社会中，由于人们社会活动的范围越来越大，现代管理工作日趋复杂，因而秘书工作的作用比过去显得更加突出。现代秘书工作的作用，归出版社社文分社秘书理论与实务201.枢纽作用在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。因此，现代秘书工作具有沟通上下左右、联系四面八方的枢纽作用。2.参谋助手作用领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋划策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。出版社社文分社秘书理论与实务213.形象作用人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等，大都由秘书部门出面办理。出版社社文分社秘书理论与实务22第二单元秘书职场特点分析我国现代秘书事业经过二十多年的发展有了明显的变化!由传统秘书传、帮、带的培养模式到现代秘书职业教育的迅猛发展；从传统秘书知识和能力的低学历到现代秘书队伍的本专科化；从传统秘书知识能力的技能低到现代秘书队伍素养的极大提高；从传统秘书“半路出家”当秘书的就业模式到现代秘书的职业资格考试制度；从传统秘书的手工操作到现代秘书工作的办公自动化，等等。出版社社文分社秘书理论与实务23一是智能服务，这是职能范畴的不同。传统秘书的职能范畴除文书撰拟是比较高层次的服务外，其他的服务大多都是低层次的事务性服务。二是主动服务，这是工作方式的不同。秘书工作具有突出的被动性，这是与生俱来的，不容置疑的属性。三是现代技能性服务，也是转型时期秘书工作的新特点，这是工作手段的不同。四是较高的法律素质。秘书应紧跟我国法制建设的步伐。出版社社文分社秘书理论与实务24就全世界而言,秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个行业。我国进入WTO后，随着社会主义市场经济的发展，秘书工作也加速了与国际接轨的进程,其发展趋势为:秘书的任职资格，是指从事秘书活动应具备的条件和身份。由于长期缺乏规范化的职业资格鉴定制度，这支庞大的就业群体一直处于“无照经营状态”。出版社社文分社秘书理论与实务25秘书工作职业化，是指秘书人员所从事的工作相对稳定，并成为他们的主要谋生手段。对社会而言，秘书工作的职业化是社会经济发展到一定程度的标志；对领导而言，秘书工作的职业化是领导管理工作科学化的标志；对秘书本人而言，秘书工作的职业化是其职业意识强化的标志。办公信息自动化，简称办公自动化，是指将现代化的技术和设备运用于办公活动中，使办公活动实现科学化、自动化和信息化，从而最大限度地提高工作效率和质量。出版社社文分社秘书理论与实务26新时期的秘书除了应具备社会科学、自然科学等最基本的知识外，还应掌握与工作相关的专业知识。秘书的专业知识包括两方面：第一，每个秘书人员都应具备的秘书业务知识。它包括文体写作知识、档案管理知识、调查研究知识、信访工作知识、会务组织知识等。不掌握这些知识，就不具备从事秘书职业的资格；第二，秘书人员所在单位和部门的专业知识。这一层次的知识因秘书服务对象的不同而有所差别。每个行业都有自己的行业知识，如果一个秘书对自己所服务的单位或部门的行业知识不甚了解，必定不能胜任工作。出版社社文分社秘书理论与实务27第二部分秘书职业素养【知识目标】了解秘书职业道德特点、意义、作用，秘书职业道德范畴。熟悉秘书的角色定位、谦虚慎独、大局观念、奉献精神、保密意识。【能力目标】通过秘书职业氛围体验训练，改善学生学习习惯。通过案例，理解理想、责任、技能、纪律、良心、荣誉的秘书职业特点。能正确认识角色定位，养成谦虚慎独、乐于奉献、注重保密的职业操守。