文件管理制度【5篇】

参考资料，少熬夜！文件管理制度【5篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“文件管理制度【5篇】”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！文件管理制度【第一篇】1目的确保对文件和资料（包括电子媒体方式形成的资料）进行规范、科学的管理。2适用范围适用xx嘉园管理处所有公文、资料的管理，包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。3职责客服中心设专人负责公文、资料的管理。客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。客服中心负责质量体系文件的存档工作。4质量要求文件资料管理全过程文件资料的归档范围a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。b.人事劳资:员工档案、培训档案。c.经营财务:经营合同、财务资料。d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。e.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料（图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料）、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料（大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录）、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准等外来文件，以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。文件资料的归档要求a.归档时必须进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明。参考资料，少熬夜！c.归档文件必须进行科学分类、立卷（格式见标识一）和编号，档案目录应编制案卷目录、卷内目录。文件资料的保管a.资料在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损或变质档案要及时进行修补和复制。档案盒的运用（格式见标识二）档案资料的借阅a.文件调阅权限:a)财务资料除主任外，非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。b.本管理处人员调阅超出权限，或涉及机密的档案资料时，应填写《借阅申请单》，资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借，科技档案借出后20日内归还，书籍45日内归还，如需长期使用者，须归还后办理续借手续。c.外借档案资料不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅，不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。d.借出和归还档案资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情节追究当事人的责任。分项管理要求公文的管理要求a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。b.对外发文（业主/用户）:凡是对外的发文均代表管理处形象，因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号，管理处主任审核同意后方能发放。c.对外联系函:由相关部门起草，管理处负责人审批（重要事项）后发文。参考资料，少熬夜！d.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收，客服中心留存外部来函的原件，复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位，同时做好签收记录；如有需要，客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。业主/用户资料的管理要求a.为便于掌握各业主/用户的基本情况，应建立一户一档制，并实行电脑化管理。b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名（是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等）、人员情况、紧急联络电话及联络人等。c.业主/用户档案建立后，需将所有的情况输入电脑，以便及时查找，更新有关内容。d.业主/用户资料要严格保密，严禁外借。工程技术、设施设备资料的管理要求a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放，同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储，以方便调阅。b.工程资料原则上不得借出。如确需借出，需办理相关借阅手续，由管理处主任签字，外借时间不得超过一周。5记录、标识标识一:立卷格式标识二:档案盒卷脊格式（侧面）标识三:对外发文（业主/用户）格式标识四:对外联系函、传真格式《借阅申请单》《借阅登记表》文件管理制度【第二篇】为了便于各部门新文件的下发，规范文件会签程序，加强部门间工作的配合与协作，特制定本制度：第一条：会签的目的是为了增加办事效率和增强制度、规定的执行力度。第二条：会签的范围需要其他部门配合的工作和其他部门执行遵守的制度、规定。第三条：会签方法由文件起草部门确定会签的内容，并填写《文件签发审批单》。审批单中应注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）第四条：会签文件编号方法参考资料，少熬夜！按各部门的统一顺序和要求编号。如：希团字20xx第号、希人字20xx第号。第五条：会签文件的主送单位与会签内容相关的主要部门单位。第六条：会签文件的抄送单位与会签内容相关的次要部门单位。第七条：会签文件中的会签单位会签单位的领导审阅后，应在《文件签发审批单》中会签单位处签署本人的姓名且标注日期，以明确责任。第八条：会签文件密级的划分会签文件分绝密级、机密级、秘密级三种。第九条：公司密级的确定1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；3、公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第十条：文件会签的顺序按文件内容相关的部门、总经办/集团人力资源部或分公司人行部、相关集团副总和蔼总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。第十一条：文件会签的要求1、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。2、各会签单位及个人自收到需会签文件后，须在4小时处理时限内回复，文件拟定部门负责文件会签跟踪工作。各会签单位必须在会签单上签名。3、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。文件管理制度【第三篇】第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、参考资料，少熬夜！电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。第三条公文的签收1、公司所有文件（除领导或各部门订阅的办公文件外）均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。2、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。第五条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理（或分管副总经理）阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。2、一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。3、为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第六条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4、文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。5、办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，参考资料，少熬夜！承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。6、按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。第七条发文的规定1、单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。3、对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。第八条发文的范围：1、凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。2、集团或各分公司办公室下发文件主要用于：（1）公布单位规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；（3）公布单位组织机构变动或人事任免事项；（4）公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）对上级机关呈报、请示报告、处理决定；（7）其他有关重大事项；3、集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。第九条发文程序规定：1、各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；2、集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；3、草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点参考资料，少熬夜！符号正确、书写工整。4、文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。5、办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重