公司文件管理制度最新4篇

参考资料，少熬夜！公司文件管理制度最新4篇【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“公司文件管理制度最新4篇”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！公司文件管理制度【第一篇】一、总则1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。3、公司文件由办公室统一管理和存档。一、文件的分类1、外收文：公司从外部接收的政府文件。2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。3、内行文：公司内部下发的`文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。三、内行文的管理1、内行文的范围：凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。2、内行文的编号公司文件管理制度【第二篇】1.目的防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。2.适用范围适用于公司各部门的日常工作。3.职责总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。4.方法和过程控制公用设施的标识机电设备按各设备名称、设备责任人标识，标识牌挂(贴)在设备显眼部位。消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。参考资料，少熬夜！配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。所有设备间出入门上应有'机房重地，非请勿进'的标识。所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在库房门上贴'严禁烟火'的告示牌。楼层的标识贴于本楼层的显着位置。在进天台的通道上应有'天台重地，非请勿进'的标识。变压器和高压环网柜上挂'高压危险，请勿靠近'告示牌。游泳池必须标明水的深度。天台显眼部位应挂贴'高空抛物，手下留人'等字样的`警示牌。服务过程的标识高空作业时，在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有'危险勿进'，'高空作业，注意安全'等字样的告示牌。配电设备维修时，必须在开关上挂'有人工作，禁止合闸'的告示牌。清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时，应在显眼部位放置'小心地滑'的告示牌。在公共场所刷油漆时，如果油漆未干而现场又无工作人员时，应在显眼位置放置'油漆未干'告示牌。泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间，在显眼部位挂放'暂停使用'告示牌，清洁时挂放'清洁中'字样的标识。维修公共卫生间设施时，应放置'维修中'或'停用'字样的告示牌。楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时，应在单元防盗门或明显位置悬挂'此区域在清洁中'字样的标识。对于其他有追溯性要求的服务过程（如一些清洁、保安、设备维护服务）标识，应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。标识的管理各部门自行制作的标识，必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式，所有ci手册所规范的标识，部门必须严格执行。各部门如需设置中英文对照标识，需将中文及译文内容报品质主管审批。如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失参考资料，少熬夜！去标识意义，应及时更换、替补或撤消。当设置标识的位置需要更改或撤销标识时，必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。5.相关文件《ci标识手册》公司文件管理制度【第三篇】1.编订依据本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。2.适用范围本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理，是对公司记录和文件编号的诠释文件，适用于本公司现涉及的所有记录和文件。3.责任部门本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。4.制度细则记录编号规定公司记录分为内部记录和外来记录。内部记录的设定格式为：QR+XX+XX+X/X记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号外来记录的设定格式为：（WL）QR+XX+XX外来记录缩写+隶属部门+记录编号公司文件编号规定公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有：（1）标准操作指导书：SOP（2）标准检验指导书：SIP（3）标准管理程序：SMP质量手册的编写格式为：TXJY+QM+X/X公司简称+质量手册缩写+手册版本号程序文件的设定格式为：TXJY+QP+XX+X/X公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号操作/检验规程、管理程序的'设定格式为：SOP/SMP/SIP+XX+XX+X/X文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号外来文件的设定格式为：WL+XX+XX外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号参考资料，少熬夜！部门编号的规定各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准，如：行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。文件编写格式的确认本公司所有文件和记录分为标题和正文。公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。表格宽度设定为15厘米，表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，行间距设置为单倍行距，段前首行缩进2字符，段前段后间距设置为0，同时设定为自动调整中文与数字的间距。文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号，文字方向为从左向右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体（标题）四号，编号方式为多级递进的编号方式。如：1、公司文件和记录的正文采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段前段后间距设置为0，页面布局设定为上下页间距厘米，左右设定为厘米。正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，章节序号后空一格编写内容以保证美观。对于正文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称。正文编写完成后，应通读流畅，对于应进行断句的内容使用中文标点符号进行断句。文件的发放和管理文件发行公司所有现行文件，如：操作规程、检验规程、岗位操作说明书等。文件全部由体系部进行统一发放，并对发放的文件记入《文件发放管理台账》，在台账中记清发放文件数量，并由签收人当面进行签收。文件补发文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失，请填写《文件补发申请表》并交于体系部留档，当体系部收到文件补发申请后，将于三内日将补发的文件交于申请部门。文件更换本公司所执行文件如有更新、替换情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》。请各文件执行部门注意，换版的文件的版本号将有所发生变化，如：原文件版本号为A/0,那么修改后的版本号则为A/1，如发生换版，则版本号变化为B/0。参考资料，少熬夜！文件受控下发文件应加盖体系部的文件受控章，由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核，审核后的文件下发至员工手中应具有受控章，无受控章的为无效文件。文件编号由各部门编号的文件应统一编号格式，部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。公司文件管理制度【第四篇】文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理一、收文的管理与公文的签收1、公司所有文件（除董事长、总经理订启的外）均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。2、对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。二、公文的编号保管1、文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。2、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。三、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。2、一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。3、为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。四、文件的传阅与督办。1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将参考资料，少熬夜！文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2、阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。4.文件阅完后应交收发员切忌横传。5、总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。6、按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。五、发文的规定1、公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2、各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。3、对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。六、发文的范围1、凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2、总经办、行政办公室下发文件主要用于：（1）公布公司规章制度（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项（4）公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定（5）发布相关奖惩决定和通报（6）其他相关重大事项3、总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：（1）对上级机关呈报、请示报告、处理决定参考资料，少熬夜！（2）同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。4、日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。5、各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。七、发文程序规定1、总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿2、草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写3、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级4、总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿5、经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责6、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚7、