物业公司部门职能及岗位描述

GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第1页共31页物业公司部门职能及岗位描述1.目的明确物业公司各岗位员工的任职要求、职责和权限，确保员工在工作中切实履行职责与行使其权限。2.适用范围适用于物业公司各部门各岗位。3.参考文件无4.定义无5.内容金地物业管理公司部门职责行政管理部职责计划考核：组织公司年度、季度和月度计划的拟订、审批、汇总和颁发监督计划执行过程并组织考核计划执行结果不断完善业绩与改进导向型的计划考核体系负责专项重点工作的督办将领导交办事项追加列入计划并跟进落实协调各部门之间的计划执行工作考核政策的制定信息平台：负责公司内、外部网站的技术管理保障因特网接入的稳定性与安全性不断完善公司网上工作平台的功能负责公司办公电脑及相关设备的维护工作负责公司各类办公软件的选用、开发、维护、使用培训工作负责拟订公司办公电脑配置及采购标准客户投诉处理：建立畅通、分类和多渠道的客户投诉处理体系指导、监督、协调各部门的客户投诉处理工作负责针对管理处、部门的投诉受理向公司领导提供客户投诉处理情况并提出改进意见建立并不断完善物业管理、客户投诉案例资料库法务工作：修订各类标准合同并确定合同评审要点组织、参加对各类合同的评审工作，从法律角度把关GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第2页共31页收集并研究与公司业务相关的各类法律、法规、政策及最新的修订内容参与重大项目的谈判工作组织协调公司工商执照、停车场执照的办理、年审工作掌握各管理项目合同续签时间表并协调有关工作负责指导办理各管理处的管理费申报备案工作负责处理各类法律纠纷欠费催交的法律与时间表把关物流管理：负责建立公司物流管理的相关制度负责对供应商的调查、评审、认可工作，建立合格供应商资料库，并淘汰不合格供应商负责制定各部门物耗标准依据，并进行动态管理审核各部门年度采购计划的审核工作负责向各部门提供各类物料的型号、价格，并不断更新负责公司的仓库管理及各部门仓库管理的监督检查工作物料的统一采购及配送组织、协调物资采购的招标工作收集、汇总管理处及各部门对供应商的意见记录供货商意见并定期汇总、分析、上报行政后勤：建立并不断完善行政管理制度负责监督行政管理制度的执行并查处违纪人员公司公文处理及规范管理公司各类行政档案的建档、管理公司印章管理建立并完善公司重大活动的策划模板并负责组织、安排、实施公司会议管理制度的完善和监督执行公司级工作例会及领导安排的各种会议的通知、安排、记录、发放纪要办公场所、办公行为的管理组织安排公司管理层员工的各类文化活动沙尾食堂的监管公司宿舍的管理车辆的调度、维护及动态信息播报安全管理部职责安全管理：协助各项目制定安全管理方案协助各住宅小区制订安全防范方案指导、检查住宅小区行人、车辆进入的确认、记录工作GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第3页共31页保安督察的工作安排工业区消防工作的指导、检查（消防自动控制系统部分除外）与室内装饰消防的审批工作人员管理：审核管理项目保安人员、消防管理人员的编制保安员、消防管理人员的招聘、岗前培训及专项培训制定保安、消防管理人员培训标准（内容、课时）、培训教材、考核标准并检查培训效果协助项目管理部选派顾问项目所需的安全主管人员保安宿舍配备标准执行的检查组织协调：参加政府部门组织的安全工作会议，及时向相关部门、人员传达会议要求并督办落实负责协调与公安、消防等政府部门的关系负责处理各类安全事故组织安全宣传教育工作负责安全类供应商的调查、评审，向物流中心提供认可供应商名册，并进行动态管理制度建设：制定并不断改进保安、消防管理制度、作业规程、检验标准和各类安全应急处理措施指导拟定、审核各管理处保安、消防作业指导书收集保安、消防方面的法律、法规、政策及最新修订内容人力资源部职责人才招聘：制订并完善人才招聘制度及工作流程制订并组织实施人才招聘计划协助专业部门进行人才招聘建立并完善各岗位专业试题、电脑试题、常识试题、心理试题题库制订并保持各种招聘场合的布置、装饰标准员工培训：制订并完善员工培训制度及讲师、课程、流程等工作体系制订并组织实施公司年度培训计划及专项培训计划审核员工外出培训申请督促、检查各部门培训计划落实工作薪酬管理：制订并完善薪酬政策优化薪酬体系和薪酬结构审核各部门提出的员工薪级调整申请GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第4页共31页审核员工工资、福利、补贴、奖金办理员工社会保险、人事管理：制订并完善员工入职、离职管理制度办理员工入职、调动、离职手续组织签订劳动合同建立并完善员工人事档案处理劳动纠纷信息管理：建立并完善人力资源管理信息系统为公司领导做人事决策提出参考依据调查研究各岗位人员的市场薪酬水平及同行招聘动向制定公司短、中、长期人力资源战略规划收集、研究劳动用工方面的法律、法规、政策品牌部职责品牌宣传：明确公司品牌宣传的受众、效果目标拟订并组织实施公司年度宣传计划准备针对不同地区、不同业务发展阶段的宣传资料制作公司录像、画册及其他形式的宣传资料建立并不断完善公司宣传资料库与各地物业管理宣传的最佳媒体建立工作关系对公司品牌宣传效果进行定量确认公司品牌宣传资料的档案管理《金地物业管理》报的编、发：拟订《金地物业管理》宣传系列主题和评论系列主题不断改进《金地物业管理》报各版面的宣传功能及定位不断完善以开发商为主体的赠报对象地址库配套安排《金地》月刊的赠送工作内部网站内容管理：及时发布公司各种动态信息提供行业和企业管理学习资料吸引更多员工关注和参与“金地论坛”并保持论坛的健康氛围外部网站内容管理：GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第5页共31页及时发布公司业务拓展和管理提升的消息不断改进公司业务类型、特色、优势的介绍内容与方式及时更新与丰富客户单位资料标识系统管理：建立全委托项目、顾问项目标识系统的基本规范监督标识系统的使用状态审核各部门视觉识别系统制作方案协助配合：协助各部门开展重要的社会、社区文化活动并负责宣传、报道向各部门提供公司统一的宣传资料协调与各地公共媒体的关系协助各部门处理与公共媒体的关系负责形象识别类供应商的调查、评审工作，向物流中心提交认可供应商名册并进行动态管理顾问管理部职责项目管理：负责公司指定的顾问项目管理指导、监督顾问经理执行顾问工作规范确保顾问报告评审把关制度的全面执行与分公司、办事处共同完善顾问工作体系顾问项目执行过程的品质监控与整改顾问项目的总结及效益评估顾问项目资料的档案管理顾问费用的收取、催缴及欠费分类、报告人员管理：顾问经理、专业督导的任职资格与专业试题拟订部门顾问工作人力需求计划并参与招聘对顾问人员的培训考核工作项目工作人员的管理及外派补贴的统计工作项目单位来公司参观、学习、考察的安排、接待工作顾问经理负责寻找项目所在地的有合作要求的的客户，并将收集到的信息第一时间传递给市场部，且在市场部的领导下开展项目拓展工作制度建设：不断完善项目管理及顾问工作的管理制度、作业规程建立规划设计建议报告模版和管理方案模版研究物业管理公司整体顾问和物业管理单项专业顾问的可行性GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第6页共31页工程部职责设备维护、运行：建立公司管理范围内设备设施的定期检查、维护和重大问题紧急报告制度建立并监督执行设备设施限时抢修制度负责受委托管理的设备、设施的管理、运行、维护负责所管理项目的相关图纸、技术资料的档案管理指导监督：指导、监督、检查各管理处房屋及设施、设备的管理、运行、维护负责对各管理处的抢修工作进行指导，并给予人力、技术上的支持审核各管理处的年度维修、养护计划及工程立项，并指导、监督实施组织和指导测量器具的检定项目介入：负责新接管项目工程、设备方面的前期介入（工程情况记录、提出整改意见、设备选型建议）及接管验收工作（工程技术资料接管、验收及资料整理完毕后移交管理处）组织公司范围内重大维修、养护项目的招标工作，并对该项目的实施进行监管、参与验收人员管理：拟订各类工程技术人员、维修人员的任职资格与专业试题在人力资源部协助下招聘工程技术人员负责招聘各部门所需的工程类操作层员工，并负责岗前培训负责公司各类工程技术人员、维修人员的业务培训、业务考核协助配合：协助项目管理部选派顾问项目所需的工程技术人员协调与供水、供电等部门的关系负责机电工程及维修材料类供应商的调查、评审，并向物流中心提交合格供应商名册制度建设：不断完善物业管理相关的设备设施选型建议报告模版制定房屋及设施、设备前期介入、接管验收的工作规程及作业标准制定并不断完善房屋、设施、设备的管理制度、维修养护作业规程和检验标准收集相关的法律、法规、国家强制标准及更新内容，及时向品质部提出发放和更新建议制定并不断完善业主室内维修的项目范围、工作规范、作业标准品质管理部职责体系建设：建立规范所有管理行为和业务行为的程序体系组织、协助各部门制定、修订程序文件、作业规程和检验标准GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第7页共31页组织制订针对不同物业类型的物业管理通用模版保证各个管理处作业规范的针对性并推动持续改进质量体系文件的修订、评审、发放、管理外来文件的发放、控制参与各管理处年度管理方案的评审质量管理资料的档案管理创优工作：根据国家一级资质要求拟订公司年度创优计划制定管理处创优模板并推动日常管理参与创优管理处的创优方案的制订并协调创优方案的具体实施负责组织公司相关部门对各物业管理优秀小区的检查、评审培训与指导：公司质量管理体系的相关培训工作公司内审员的管理及业务培训工作对管理处、部门、分公司、办事处进行针对性指导为公司的业务拓展提供品质管理方面的支持程序检查：质量管理体系的认证、监督审核及内部审核的管理建立各部门程序运转状况的交叉检查体系协助管理者代表处理公司的质量管理问题对各部门的程序质量问题、隐患，提出纠正、预防与处罚建议并监督落实每月向公司领导提供各部门程序运转状况及改进建议研究改进：组织对各部门管理行为与业务行为改进的专题研究负责组织配套的程序补充修订总结各管理处好的管理经验、方法，进行评审、推广，不断优化作业模式体系信息化：实现程序体系的在线查阅建立部门职能的模块化组合在线更改程序文件财务部职责财务核算：对管理项目独立建帐，规范各类收支科目、凭证组织编制管理处季度收支公布表GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第8页共31页建立顾问项目预算－决算制度严格按照会计原则核算各业务单位的效益财务收支：工资、福利、外派补贴等的按时发放改进开支审批与费用报销程序业务收入拖欠的分类及统计各业务单位可动用资金的限额控制指导与审计：对各单位的预算管理和财务规范进行指导定期对各业务单位财务收支进行审计组织财务工作各个岗位的专业培训负责公司领导的离任审计纳税安排：依法按时缴纳各类税款，提请关注税法风险掌握业务相关区域物业管理相关税法的特点及变化通过纳税类型、纳税地点、工商注册等方法减轻税负项目可行性的财务评估：参与管理项目的效益测算参与顾问项目的效益测算参与公司投资项目的效益测算参与采购成本评估与物耗定额分析预算管理：组织公司及各部门年度预算编制与年中预算调整监督各部门年度预算与分类收支预算的执行不断改进公司年度经营效益的动态测算模型完善各部门各管理处的收支预算管理制度财务报告：编制各部门月度收支情况报表编制公司月度财务报表制订公司年度财务预算和年度财务报告。投资管理：定期分析业务外公司资产的投资回报状况提出改变投资方向与资产结构的建议报告GPI-Z-JDWY-12物业公司岗位描述版本：1第9页共31页市场部职责市场拓展：项目洽谈对各分公司、办事处市场拓展工作的配合汇总正在洽谈项目的进展表市场拓展资料的建档管理项目洽谈结束后的总结研讨潜在客户培育：潜在客户库管理与配套信息传播工作对外部网站、《金地物业报》的改进建议广告媒体的选择与广告方案策划协调各业务区域信息传播计划选择并参与房地产/物业管理博览会客户参观的接待、解说工作了解现有外接项目的客户满意度人员管理：确定市场拓展人员任职资格市场拓展人员的培训、考核工作拟订人力资源需求计划并参与招聘