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戴德梁行房地产咨询（上海）有限公司岗位职责DTZ/WS/APD/001版本：第1版修订次：0□□□□□状态：发文号：批准日期审核日期编制日期2001年月日发布2001年月日实施文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第1页共46页目录1目的2223岗位职责2-助理董事室2-物业部3-工程部8-行政人事部13-财务部16-市场部19-管理处21文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第2页共46页1.目的2.适用范围适用于戴德梁行公司物业管理部及各管理处。3.岗位职责：助理董事室1.职务：助理董事1.1.部门：助理董事室1.2.汇报：董事1.3.工作概要：作为物业管理部(上海)办事处之领导人，监管行政、业务等各项工作。1.4.主要职责：a)带领、组织及监管整体物业管理部之工作。b)落实执行各项行政及规章制度。c)审批物业管理部(包括各管理项目)之财务支出。d)制定及落实开物业管理部之发展方向及策略。e)与现有管理项目之发展商作定期会面，进行了解及检讨工作。f)带领及展开业务洽谈工作。g)作为公司物业管理部代表接触各有关政府职能部门。文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第3页共46页h)制定每年物业管理部之收入预算及成本控制。i)作为物业管理部最高决策人。j)对外参与各类有关物业管理专题演讲。k)审批及签署各类管理、外判、劳动合同。l)代表物业管理部与公司总经理及其他部门作沟通桥梁。2.职务：高级秘书2.1.部门：助理董事室2.2.汇报：助理董事2.3.工作概要：处理日常文秘工作。2.4.主要职责：a)协助助理董事处理日常事务。b)对于交由助理董事签署之文件，进行初步审阅。c)制作及管理所有物业管理合同。d)安排、组织会议，并作相关记录。e)与公司各级秘书进行有效沟通。f)完成助理董事分配之其他工作。物业部1.职务：总物业经理1.1.部门：物业部文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第4页共46页1.2.汇报：助理董事1.3.工作概要：领导物业部跟进各项目管理及顾问工作。协助助理董事决策各项事宜。1.4.主要职责：a)贯彻执行国家有关物业管理的方针、政策、法令。b)c)协助助理董事制订企业经营管理目标，包括一系列规章制度、操作程序，规定各级人员的岗位责任并监督实施，保证各项管理服务工作的质量，使客户满意。d)协助助理董事对建全企业组织机构，使之合理、精简、高效；召集和主持管理部例会，及时解决管理中暴露的问题。e)协调、指导部门各员工及各管理处的工作，保证企业各方面的工作顺利进行。f)有重点、定期或不定期地对一些项目进行巡视检查，及时发现问题并解决问题。g)定期、不定期地听取员工意见和建议，协助助理董事不断完善公司的管理制度。h)定期或不定期与发展商召开会议听取管理意见。2.职务：助理物业经理2.1.部门：物业部2.2.汇报：总物业经理2.3.工作概要：在物业经理领导下，负责整个物业管理部所有与物业管理相关之事项。2.4.主要职责为：a)遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共同标准和岗位标准。文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第5页共46页b)负责其属下所有物业主任之工作安排及工作监督等，负责跟进所有物业项目(包括全权管理及顾问形式)之大楼安保、消防、清洁、园林等与管理工作有关的各项日常运作、投诉处理，执行定时及不定时之物业巡视，并随时向物业经理汇报。c)主动与物业发展商接触及维持良好关系，并定期与物业发展商举行管理工作会议，以达成对物业项目管理之共识。d)合理分派所有工作给予属下员工，确保人尽其才，并确使员工严格遵照公司的指示工作。e)监管属下的员工素质，并跟进考核工作，确使员工的工作表现能达到公司要求的水准。f)负责执行公司所制订合理的纪律，对任何属下员工涉及违纪行为应迅速及彻底调查并及时处理。g)及早预见一切有关大楼管理的问题及困难，并立刻执行适当程序去解决，如超越助h)表、纪律及工作表现等。如发现有任何问题，应及时予以记录并处理，并定期向物业经理报告。i)定期检讨大楼保安、清洁、园林养护及与其它部门协调等事项之工作程序，并作适j)合同之审核工作。k)每月须对各有关物业项目的工作报告进行审阅并提交物业经理。l)通。m)n)对本部门之工作程序及运作情况，适时提出合理化建议，并不断完善与各部门间之沟通协调。文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第6页共46页o)定期与本部门工作有关联之政府机构保持适当沟通，并及时跟进政府所颁布之有关法规或通告。3.职务：地区主管3.1.部门：物业部3.2.汇报：总物业经理3.3.3.4.主要职责为：a)遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共同标准和岗位标准。b)c)掌握处理突发事件的预备方案并能有效地组织协调有关部门执行。d)处理紧急突发事件，须事前知会物业经理，事后将处理办法和结果报告物业经理。e)巡查。每月不定期的对下属物业项目进行巡视。发现任何因物业管理工作不力而引发的问题，应及时提出整改意见，必要时可依照有关规定作出奖惩处理(建议)。地状况、地方清洁、园林养护、电梯服务、各级员工的仪表、纪律及工作表现等。f)g)负责执行公司的纪律。对任何反映至公司层的投诉事件(员工涉及违反纪律的事情)应迅速及彻底调查，并及时将调查情况汇报物业经理。同时提供有关公司规定供职能部门裁定。h)佳状态并熟悉应急之程序，同时亦使用户对管理工作有进一步认识，以建立互让及文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第7页共46页合作精神。i)负责前期物业安备。j)定期沟通与保安工作相关联之政府部门，如：公安局治安部门及公安消防监督部门等，保持良好之关系，并及时跟进政府部门所颁发的有关法规或通告。k)每月须呈交有关工作报告予物业经理。4.职务：物业主任4.1.部门：物业部4.2.汇报：总物业经理4.3.工作概要：协助物业经理全面统筹所辖项目的日常管理，负责完成物业经理布置的各项管理工作。4.4.主要职责为：a)遵守职业道德，提高自身素质，维护公司声誉，爱岗敬业，严格执行规范服务的共同标准和岗位标准。b)遵守国家的法律法令和企业的各项规章制度，不断加强所属员工的培训、教育和管理，不断提高员工素质，培养一流物业管理队伍。c)指导各管理处日常的物业管理工作，了解项目日常管理情况和服务情况，落实检查和考核办法。d)及时制定和修改物业管理中的各类公共制度和内部管理制度，不断加以完善。e)负责所属项目的资金运作，严格控制好项目管理费的使用情况。f)与业主管理委员会保持良好的合作关系，按实际需要向管理委员会提供改善管理和服务系统的建议，认真重视业户反映情况和解决业户的投诉，努力让业主满意。文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第8页共46页g)负责对外联络事宜和内部协调工作，与公安、消防、街道保持经常联系，加强合作，做好应急的准备工作，对突发事件及时果断地采取措施，确保人员和财产安全。h)检查、收取、审阅负责项目定期上报的各类日常报告，对特殊问题作出迅速处理。i)负责制定和实施所辖项目的工作计划，负责制定、修改、实施所辖项目各岗位的岗位职责。j)定期检讨所辖项目保安、清洁、园林保养及由其它部门协调等的程序。并做适当调k)负责对紧急事故、突发事件的处理，并及时报告物业经理，对于超出本人职责范围或能力范围的事件，及时上报物业经理处理。l)督促所辖项目管理处遵守国家有关政策、法规，切实执行各项目管理公约、用户手册和各项规章制度。m)定期召开下属员工会议和布置并检查工作，解决有关人事问题。工程部1.职务：工程经理1.1.部门：工程部1.2.汇报：助理董事1.3.工作概要：负责物业管理部工程方面之各项工作的开展，对各全权管理项目设备的正常运行、维修、保养、更新、改造等业务的开展进行指导、督查、组织和管理工作；对各顾问项目进行相应咨询和帮助；负责对各工程主任、助理工程主任等人员进行专业和管理指导等。1.4.主要职责：a)程主任工作进行督查。文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第9页共46页b)负责制定和完善工程管理规章制度，负责编制项目通用之工程表式文本。c)d)负责实施物业管理部工程方面各项任务之贯彻执行，使之具体化、可操作化。e)负责监督各项目之工程设施之运行控制及维修管理，监督各项目之房屋、设施的修缮和维护。f)负责对各项目之工程外判合约、整改或改进项目、扩建或新建项目的审核审批工作。g)监督并指导各项目之节能措施的制定和落实，降低各项目之公共区域能耗，提高经济效益。h)i)负责协调与物业管理部内之财务部、物业部、行政人事部及市场部等部门的工作和各项目之相关部门的合作，如费用支付、管理协作、人员招聘及考核等。j)负责对各助理工程主任、工程主任和秘书的工作指导、培训、监督和考核工作。k)合理安排本部门各员工之工作，使之高效、有序地运行。l)做好顾问管理项目的咨询工作，为各顾问项目提供前期开发、工程实施、竣工验收、的知名度，树立品牌形象。2.职务：工程秘书2.1.部门：工程部2.2.汇报：工程经理2.3.工作概要：工程秘书应在工程经理的领导下，负责工程部的日常管理工作。2.4.主要职责为：文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第10页共46页m)贯彻执行工程经理的工作指示，协助工程经理处理工程部之日常文书工作。n)负责工程部各类文件及报告的收发、打印、复印、传阅及存档等工作。o)完成各项目提交之每月/p)妥善处理各全权项目之外判合同的存档及借阅工作。q)负责接听/接待任何至物业管理工程部的投诉、查询电话及拜访人员。r)收集各项有关工程设备/s)必要时需协助完成上司安排的其它事项。3.职务：助理工程经理2.5.部门：工程部2.6.汇报：工程经理2.7.工作概要：助理工程经理应在工程经理的领导下，负责工程部之各项管理工作的实2.8.主要职责为：a)查。b)起草制定或完善工程管理规章制度，编制各项目之通用工程表式及文本。c)d)对公司物业管理部工程方面的工作予以细化、分解，并执行。e)经常性巡视各全权管理项目之工程管理工作，做好巡视记录，并督促项目中的跟进情况。文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第11页共46页f)协调内部各主任、助理主任及相关部门之工作。g)项业务的前期h)处理各项目之工程方面的争议和投诉，协调发展商或业户与管理处工程部之工作。i)供建议。4.职务：工程主任4.1.部门：工程部4.2.汇报：工程经理4.3.4.4.主要职责为：a)做好顾问项目的咨询工作，为项目开发、工程实施、竣工验收、运行管理节能降耗b)提高设备完好率，以保设备/系统安全、高效、经济地运行。c)做好项目的巡视工作，及时发现问题，察觉事故隐患，督促落实整改，促进管理水d)审核外判合同，完善合同条款维护发展商/管理处的权益。e)f)文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第12页共46页g)树立市场意识，注意收集市场信息，为发展商选聘外判承包商和选用设备/材料做好参谋。h)为开拓物业管理新领域，做好i)完成上级临时指派的工作。5.职务：助理工程主任5.1.部门：工程部5.2.汇报：工程经理5.3.和顾问项目的工程督导及咨询工作，为项目开发、工程实施、竣工验收、运行管理、5.4.主要职责为：a)提高设备完好率，以保设备/系统安全、高效、经济地运行。b)做好项目的巡视工作，及时发现问题，察觉事故隐患，督促落实整改，促进管理水c)审核各项目之外判合同，完善合同条款，维护发展商/管理处的权益。d)人员架构等方面的工作。e)f)树立市场意识，注意收集市场信息，为发展商选聘外判承包商和选用设备/材料做好参谋。g)文件编号：DTZ/WS/APD/001岗位职责版本：第1版第13页共46页h)检查和督促所管辖项目中各项外判项目及预防的工作质量提供可靠帮助。i)执行上