UFO系统管理报表(1)

第五章UFO报表管理系统模块会计信息化本章学习目标通过本章学习，初步了解UFO报表的主要功能和基本概念，掌握UFO报表格式定义和公式编辑，掌握UFO报表生成报表数据、数据管理、表页管理和报表模板等操作。任务一会计报表格式设置任务二会计报表公式定义任务三会计报表数据处理任务一会计报表格式设置一、固定表设计1．启动UFO报表首先必须建立自己的账套，单击“开始”/“程序”/“用友ERP-U871”/“企业应用平台”，输入操作员，选择相应账套、操作日期，单击“确定”进入企业应用平台，在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，在弹出UFO“日积月累”对话框，单击“关闭”，进入UFO窗口，单击“文件”/“新建”命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。①格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。②数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。2．设置表尺寸。单击左下角“格式/数据”按钮，进入格式状态。选择“格式”/“表尺寸”，弹出“表尺寸”对话框。在对话框中输入报表的行数和列数，单击“确认”，当前处理的报表将按照设置的表尺寸显示，其余部分皆为灰色。修改表尺寸时，重新设置即可，也可单击“编辑”/“插入”或“删除”增减行列数。3．设置行高或列宽。在格式状态下，选定要调整行高的1行或多行，选择“格式”/“行高”或“列宽”，出现“行高”或“列宽”对话框。在对话框中输入希望的行高或列宽值。也可把鼠标移动到两个行标（列标）之间，鼠标变为双向箭头，拖动鼠标直到满意的行高（列宽），松开鼠标按钮即可。可用鼠标一次调整多行（列）的行高（列宽）。点取多个行（列）标，选中一个多行（列）区域，然后利用鼠标调整行高（列宽），选中区域中的所有行（列）将按新高度显示。（1）插入行（列）在格式状态下，把当前单元移动到想要插入行的位置上，点取“编辑”/“插入”，在下拉操作中选“行”（列），将弹出“插入”对话框，在“插入数量”编辑框中输入要插入的行（列）数。（2）追加行（列）在格式状态下，点取“编辑”/“追加”，在下拉菜单中选“行”（列），将弹出“追加行（列）”对话框，在“追加数量”编辑框中输入要追加的行（列）数。（3）交换行（列）在格式状态下，点取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中点取“行”（列），将弹出“交换”对话框，在“源行（列）号”和“目标行（列）号”编辑框中输入两个要互相交换位置的行（列）号，可以一次交换多个行（列），多个行（列）号之间用“，”隔开。（4）删除行（列）在格式状态下，选取要删除的行（列）的区域，点取“编辑”/“删除”，在下拉菜单中选“行”（列），将弹出对话框，点取“确认”按钮则删除选定的行（列），点取“取消”按钮则放弃操作。4．画表格线。在格式状态下，选取要画线的区域，选择“格式”/“区域画线”，将弹出“区域画线”对话框。如图5-2所示。在“画线类型”和“样式”中选择为“网线”，单击“确认”后选定区域中按指定方式画线。5．定义表头，设置和取消组合单元。选取要设置为组合单元的区域“A1：D1”，点取“格式”/“组合单元”，弹出“组合单元”对话框，如图5-3所示，点取“整体组合”或“按行组合”按钮设置该区域为一个组合单元。同理设置“A2：D2”等区域为组合单元。6．将编制单位、年、月、日设置为关键字。在格式状态，选取要设置关键字的单元，单击“数据”/“关键字”，在下拉菜单中点取[设置]，弹出“设置关键字”对话框，在对话框中的关键字名称中选择相应选项，单击“确认”后在选定单元中显示关键字名称为红色。7．输入表体内容：直接在相应的单元输入。操作步骤：选中要输入内容的单元或组合单元，在该单元中输入“货币资金表”，其他各样内容同理输入。8．设置单元属性操作步骤：选取要设置单元属性的区域，点取“格式”/“单元属性”，弹出“单元属性”对话框，在其中设置单元类型、字体图案、对齐、边框样式。单击“单元类型”标签，选择单元类型为“表样”型；单击“字体图案”，在其中设置单元内容的字体、字型、字号、前景色、背景色和图案等。单击“对齐”标签，设置水平方向等。设置完毕，单击“确定”。9．保存报表经过上述步骤，货币资金表的格式基本建立完毕，只有单元公式尚未定义（详见任务二），单击“文件”/“保存”，在弹出的对话框输入存储位置和文件名，单击“确认”。不同报表，报表名不能相同。报表保是供用户调用设定报表结构文件时使用的，它与表的标题没有直接的关系。二、表页管理1．增加表页向一个报表中增加表页有追加和插入两种方式，插入表页即在当前表页前面增加新的表页。追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取要插入表页的表页页标，使它成为当前表页，点取“编辑”/“插入（追加）”2．交换表页交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换。点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“交换”对话框，在“源页号”编辑框中输入源页号；在“目标页号”编辑框中输入目标页号。可以一次交换多个表页，多个表页号用“，”隔开。3．删除表页删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取“编辑”/“删除”，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“删除表页”对话框，如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页，如果要删除指定表页号的表页，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。可同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号“，”隔开。4．表页排序在数据状态下，单击“数据”/“排序”/“表页”，系统弹出“表页排序”对话框。UFO提供表页排序功能，可以按照关键字的值或者按报表中任何一个单元的值重新排列表页。按照表页关键字值排序时，空值表页在按“递增”方式排序里排在最前面。三、可变表设计企业常用报表的格式比较固定，即使有变化，可通过修改固定表来实现。可变表并不是指固定表格式的变化，而是指那些行数或列数不固定，随实际需要变动的表。1．可变表设计基本同固定表设计，只是增加可变区的设置。2．定义可变区：如果要设置行可变区，则选取第一可变行中的某个单元；如果要设置列可变区，则选取第一可变列中的某个单元。选中行标6，点取“格式”/“可变区”/“设置”，弹出“设置可变区”对话框，在对话框中选择设置行可变区（列可变区）和可变区的数量。单击“确认”。四、报表格式设计的其他功能（一）套用格式在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，新建一个报表文件后，进入格式状态，选取要套用格式的区域，单击“格式”/“套用格式”，将弹出“套用格式”对话框。在对话框中选取一种套用格式“标准式”。区域套用格式之后，区域中原有格式和数据全部丢失。有些套用格式中已设置了计算公式，当前区域套用该格式后，公式同时写入了相应单元中。（二）报表模板1．在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，新建一个报表文件后，进入格式状态，点取“格式”/“报表模板”，将弹出“报表模板”对话框。在其中选取行业2007年新会计制度科目和财务报表名“利润表”，2．单击“确认”后，如生成一张空的标准利润表。当前报表套用标准财务报表模板后，原有内容将丢失。（三）自定义模板1．在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，在UFO中作出本单位的货币资金表后，单击“格式”/“自定义模板”，弹出“自定义模板”对话框。点击“增加”弹出“定义模板”编辑框，在编辑框中录入模板所属的行业名称（也可以是单位名称）。录入正确后该行业被加入“自定义模板”对话框的“行业名称”列表框中。点取“下一步”进入定制模板对话框。（2）点击“增加”，弹出模板编辑框。在“模板名称”编辑框中录入模板的名称（如：贷币资金表），在“模板路径”录入模板保存的路径（如：C：\UFSOFT\MODEL\贷币资金表.REP）,也可以单击“浏览”，找到模板保存的目录。单击“添加”，单击“完成”。任务二会计报表公式定义一、编辑计算公式1．第一种方法：直接输入公式：建立好报表格式后，在格式状态下，选定欲定义公式的单元C4，即“库存现金”的期初数，单击“数据”/“编辑公式”/“单元公式”，系统弹出定义公式对话框，直接输入公式：如QC(1001,月,借,001,2009,,,,),单击确认即可。同理输入其他单元公式。在输入公式单元时，凡涉及数学符号的均须输入英文半角字符。2．第二种方法：利用函数向导输入：（1）建立好报表格式后，在格式状态下，选定欲定义公式的单元：C4，即“库存现金”的期初数，单击“FX”按钮，系统弹出“公式定义”对话框；（2）单击“函数向导”，系统弹出“函数向导”对话框；在函数分类框中选中“账务函数”，在右边的函数列表中选中所需函数。（3）单击“下一步”，系统弹出“账务函数”对话框，单击“参照”按钮，系统弹出“账务函数”对话框，只需选择会计科目，其他如“账套号”、“会计年度”等选择默认，输入完毕，单击“确定”返回到“账务函数”对话框。再单击“确定”返回到“定义公式”对话框，如需继续输入公式，则在公式栏输入相应的运算符号“＋、-”等，再单击函数向导重复上述操作，否则，单击“确定”，定义单元公式完毕。同理输入其他科目的计算公式。二、非计算公式（一）审核公式审核资产负债表恒等式，若此项关系不平，则提示“资产不等于负债＋所有者权益！”该表的审核公式为：资产期初数C54=权益期初数G54MESSAGE“资产不等于负债＋所有者权益！”在报表格式设计状态下，选取菜单“数据”/“编辑公式”/“审核公式…”命令，调出“定义审核关系”对话框。在“编辑框”中按照对话框右侧的格式范例输入审核公式为C54=G54MESS“资产不等于负债＋所有者权益！”，如图5-19所示。审核公式编辑完毕，检查无误后选择“确认”，系统将保存此次审核公式的设置。按[ESC]键或选择“取消”将放弃此次操作。（二）舍位平衡公式在报表格式设计状态下，用点取菜单“数据”/“编辑公式”/“舍位公式…”，调出“舍位平衡公式”对话框，在各编辑框中输入舍位表名：和当前文件名不能相同，默认在当前目录下；舍位范围：舍位数据的范围，要把所有要舍位的数据包括在内。如C13：C18；舍位位数：1－8位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。平衡公式：C18=C13＋C14＋C15＋C16－C17。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后选择“完成”，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按[ESC]键或选择“取消”将放弃此次操作。任务三会计报表数据处理一、打开报表启动UFO报表系统，单击“文件”/“打开”。在弹出的打开文件对话框中，选择需要打开的报表文件，单击“打开”即可。二、生成报表任务描述：衡阳大昌有限责任公司编制2009年12月利润表实现方法：1．单击“格式/数据”按钮，进入数据状态。点中要录入关键字的值的表页的页标，使它成为当前表页。选择“数据”/“关键字”/“录入”，将弹出“录入关键字”对话框，如图5-21所示。输入单位名称：衡阳大昌有限责任公司，输入年：2009，输入月：12，输入日：31。未定义的关键字编辑框为灰色，不能输入内容。2．单击“确认”后，关键字的值显示在相应的关键字所在单元中。如果要修改关键字的值，重复上述步骤即可。系统出现提示“是否重算第1页？”，单击“是”，系统会自动根据公式