公司文件管理制度【参考8篇】

参考资料，少熬夜！公司文件管理制度【参考8篇】公司文件管理制度（精选精选多篇）公司文件管理制度【第一篇】第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。参考资料，少熬夜！第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁公司文件管理制度【第二篇】一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。公司文件管理制度【第三篇】一、目的为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。三、职责参考资料，少熬夜！1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。四、内容1、文件资料的收集安全生产文件档案内容如下：（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；（7）安全设施检测、检验报告、记录等；（8）食品安全、职业卫生评价报告等；2、立卷归档（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；3、档案保管（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；4、档案借阅（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；参考资料，少熬夜！（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；5、档案销毁对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；五、相关记录《文件档案清单》公司文件管理制度【第四篇】为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。公司文件管理制度【第五篇】一、编制目的为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。三、相关职责参考资料，少熬夜！1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。四、文件收发程序1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。五、文件轮阅程序1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。六、其他1.本制度自签发之日起执行。2.本制度最终解释权归综合办公室。公司文件管理制度【第六篇】一、适用范围1、企业营业执照，税务登记证，组织机构代码证等政府有关部门核发的各类证书原件2、对外签订的协议、合同、标书、承诺书、知识参考资料，少熬夜！产权等法律文书的原件3、公司的公章、合同章、法人章、财务章等二、文件的保管所有在适用范围内的文件资料物品最终由总经理室保管，存放至总经理室保险柜内；三、借用归还制度1、借用制度需借用以上物品人员至内控填写借用申请单，内控主管审核过后交总经理室，总经理室核准，由总经理室从保险柜中取出申请人所需物品，物品给到内控（接收人签字，备注时间），内控给到申请人（接收人签字，备注时间）；归还时也遵循此步骤，接收人实行签名制。2、归还制度所借物品需按期及时归还，如有逾期，将视实际情况给予警告、处罚。3、物品丢失所借物品若有遗失，将由最后接收人全权承担其后果，公司有权要求该员工承担因此所造成的经济损失。公司文件管理制度【第七篇】1、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验人员、检验单、竣工出厂合格证（存根）及结算清单等。3、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，电子档案要及时备份。7、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的`档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。8、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。9、机动车维修档案保存期两年。公司文件管理制度【第八篇】文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识参考资料，少熬夜！明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。1、收发文件管理制度1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发,做好收发文记录,接收人签字。2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。3)外发文件的具体要求公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编号。4)公司内发或传阅文件的具体要求(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处。(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文,由办公室统一接收,并及时上报公司经理,由公司经理签署意见。(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文,由项目部接收,由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。(4)项目发放施工队的文件规定:发放施工队的文件、通知(不含技术交底),均在项目备案,同时由发放责任人保存原件和发放记录。2、竣工资料1)项目经理部按竣工验收条件的规定,认真整理工程竣工资料。2)竣工资料的内容应包括:工程