第3章表的创建与管理

本章要点表的结构及字段属性。创建表的方法。输入表的内容和创建表之间的关系。表的编辑与操作。第3章表的创建与管理13.1表结构的设计3.1.1表中字段的参数1．字段名在Access中，字段名最多可以包含64个字符，其中可以使用字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。字段名中不能包含点(.)、惊叹号(！)、方括号([])和单引号(′)。22．字段类型Access提供了文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、计算、查阅向导和附件等字段类型，以满足不同性质的数据定义需要。3．字段大小通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的存储空间大小。该属性只适用于文本型或数字型的字段，其他类型的字段大小均由系统统一规定。33.1.2字段的数据类型1．文本型文本型(Text)字段可以保存文本或文本与数字的组合，如姓名、籍贯等；也可以是不需要计算的数字，如电话号码、邮政编码等。设置“字段大小”属性可控制文本型字段能输入的最大字符个数，最多为255个字符，默认是50个字符。如果取值的字符个数超过了255，可使用备注型。注意：在Access中，每一个汉字和所有特殊字符(包括中文标点符号)都算为一个字符。例如，如果定义一个文本型字段的字段大小为10，则在该字段最多可输入的汉字数和英文字符数都是10个。在Access中，文本型常量要用英文单引号(′)或英文双引号(″)括起来。42．备注型备注型(Memo)字段可保存较长的文本，允许存储的最大字符个数为65536(64KB)。在备注型字段中可以搜索文本，但搜索速度较在有索引的文本型字段中慢。不能对备注型字段进行排序和索引。53．数字型数字型(Number)字段用来存储进行算术运算的数值数据，一般可以通过设置“字段大小”属性定义一个特定的数字型字段。通常按字段大小分为字节、整型、长整型、单精度型和双精度型，分别占1，2，4，4和8个字节，其中单精度的小数位精确到7位，双精度的小数位精确到15位。64．日期/时间型日期/时间型(Date/Time)字段用来存储日期、时间或日期时间的组合，占8个字节。在Access中，日期/时间型常量要用英文字符“#”将一个日期时间括起来。在Access2010中，“日期/时间”型字段附有内置日历控件，输入数据时，日历按钮自动出在字段的右侧，可供输入数据时查找和选择日期。75．货币型货币型(Currency)是一种特殊的数字型数据，所占字节数和具有双精度属性的数字型类似，占8个字节，可精确到小数点左边15位和小数点右边4位，在计算时禁止四舍五入。向货币型字段输入数据时，不必输入美元符号和千位分隔符，Access会自动显示这些符号。86．自动编号型对于自动编号型(Auto-number)字段，每当向表中添加一条新记录时，Access会自动插入一个唯一的顺序号。最常见的自动编号方式是每次增加1的顺序编号，也可以随机编号。自动编号型字段不能更新，每个表只能包含一个自动编号型字段。97．是/否型是/否型(Yes/No)是针对只包含两种不同取值的字段而设置的，如性别、婚姻情况等字段。是/否型字段占1个字节，通过设置它的格式特性，可以选择是/否型字段的显示形式，使其显示为Yes/No、True/False或On/Off。108．OLE对象型OLE对象型是指字段允许单独链接或嵌入OLE对象。可以链接或嵌入到表中的OLE对象是指其他使用OLE协议程序创建的对象，如Word文档、Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象型字段最大为1GB，受磁盘空间限制。119．超链接型超链接型(Hyperlink)字段用来保存超链接地址，最多存储64KB个字符。超链接地址的一般格式为DisplayText#Address其中，DisplayText表示在字段中显示的文本，Address表示链接地址。1210．计算型计算型(Computed)字段是指该字段的值是通过一个表达式计算得到的。11．查阅向导型查阅向导(LookupWizard)用于创建一个查阅列表字段，该字段可以通过组合框或列表框选择来自其他表或值列表的值。该字段实际的数据类型和大小取决于数据的来源。1312．附件型Access2010新增了附件（Attachment）数据类型。使用附件可以将整个文件嵌入到数据库当中，这是将图片、文档及其他文件和与之相关的记录存储在一起的重要方式。使用附件可以将多个文件存储在单个字段之中，甚至还可以将多种类型的文件存储在单个字段之中。14例3-1设计“教学管理”数据库中“学生”表、“课程”表、“选课”表和“专业”表的结构。参照有关字段参数的规定，确定“教学管理”数据库中“学生”表、“课程”表、“选课”表和“专业”表的结构。153.2表的创建3.2.1创建表的方法在Access2010中创建表的方法有4种：使用设计视图创建表、使用数据表视图创建表、使用表模板创建表和使用字段模板创建表。1．使用设计视图创建表使用设计视图创建表是一种比较常见的方法。对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的。16例3-2在“教学管理”数据库中创建“学生”表。操作步骤：①打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“表格”命令组中单击“表设计”命令按钮，打开表的设计视图。②添加字段。在字段名称列中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小。③将“学号”字段设置为表的主键。单击该字段行前的字段选定器以选中该字段，这时字段选定器背景为黑色。然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“主键”命令，或者单击“表格工具/设计”选项卡，再在“工具”命令组中单击“主键”命令按钮。设置完成后，在学号字段选定器上出现钥匙图标，表示该字段是主键。1718④选择“文件”→“保存”菜单命令，或在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中输入表的名称“学生”，然后单击“确定”按钮，以“学生”为名称保存表。192．使用数据表视图创建表在数据表视图中，可以新创建一个空表，并可以直接在新表中进行字段的添加、删除和编辑。新建一个数据库时，将创建名为“表1”的新表，并自动进入数据表视图中。20例3-3在“教学管理”数据库中建立“课程”表。操作步骤：①打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“表格”命令组中单击“表”命令按钮，进入数据表视图。②选中ID字段列，在“表格工具/字段”选项卡中的“属性”命令组中，单击“名称和标题”命令按钮，出现“输入字段属性”对话框。③在“输入字段属性”对话框的“名称”文本框中，然后输入字段名“课程编号”。或双击ID字段列，使其处于可编辑状态，将其改为“课程编号”。④选中“课程编号”字段列，在“表格工具/字段”选项卡中的“格式”命令组中，把“数据类型”由“自动编号”改为“文本”，在“属性”命令组中把“字段大小”设置为“6”。⑤单击“单击以添加”列标题，选择字段类型，然后在其中输入新的字段名并修改字段大小，这时在右侧又添加了一个“单击以添加”列。用这样的方法输入其他字段。⑥选择“文件”→“保存”菜单命令，或在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，以“课程”为名称保存表。213．使用表模板创建表创建“联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产”表时，可以使用Access2010内置的关于这些主题的表模板。利用表模板创建表，会比手动方式更方便快捷。例3-4创建一个“通信录”数据库，在该数据库中创建一个“联系人”表。操作步骤：①新建一个空数据库，命名为“通信录.accdb”。②单击“创建”选项卡，再在“模板”命令组中单击“应用程序部件”命令按钮，打开表模板列表。③单击其中的“联系人”模板，此时弹出对话框，提示“是否要MicrosoftAccess关闭所有打开的对象？”，单击“是”按钮，则基于“联系人”表模板所创建的表就被插入到当前数据库中。224．使用字段模板创建表Access2010提供了一种新的创建表的方法，即通过Access自带的字段模板创建表。模板中已经设计好了各种字段属性，可以直接使用该字段模板中的字段。操作步骤如下：①打开数据库，单击“创建”选项卡，再在“表格”命令组中单击“表”命令按钮，进入数据表视图。②选中“表格工具/字段”选项卡，在“添加和删除”命令组中，单击“其他字段”按钮右侧的下拉按钮，出现要建立的字段类型菜单。③单击需要的字段类型，并在表中输入字段名即可。233.2.2设置字段属性1．“格式”属性“格式”属性只影响数据的显示格式，并不影响其在表中的存储格式。不同数据类型的字段，其显示格式有所不同。数字型、货币型、自动编号型字段的格式如图所示，其中“固定”是指小数的位数不变，其长度由“小数位数”说明。24日期/时间型字段的格式如图所示。是/否型字段的格式如图所示。252．“输入掩码”属性可以利用输入掩码（InputMask）强制实现某种输入模式，使数据的输入更方便。定义输入掩码时，将格式中不变的符号定义为输入掩码的一部分，这样在输入数据时，只需输入变化的值即可。对于文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段，都可以定义输入掩码。Access为文本型和日期/时间型字段提供了输入掩码的向导，而对于数字和货币型字段只能使用字符直接定义“输入掩码”属性。当然，文本和日期/时间型字段的输入掩码也可以直接使用字符进行定义。注意：如果为字段定义了输入掩码，同时又设置了它的“格式”属性，显示数据时，“格式”属性将优先于输入掩码的设置，即使保存了输入掩码，在数据设置格式显示时，也会忽略输入掩码。263．“标题”属性字段标题(Caption)用于指定通过从字段列表中拖动字段而创建的控件所附标签上的文本，并作为表或查询数据表视图中字段的列标题。如果没有为表字段指定标题，则用字段名作为控件附属标签的标题，或作为数据表视图中的列标题。如果没有为查询字段指定标题，则使用基础表字段的标题。4．“默认值”属性默认值（Default）是在输入新记录时自动取定的数据内容。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或者包含有相同的部分，为减少数据输入量，可以将出现较多的值作为该字段的默认值。27例3-5将“学生”表中“性别”字段的默认值属性设置为“男”。操作歩骤：①打开“教学管理”数据库，右键单击“导航窗格”中的“学生”表，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，在设计视图中打开“学生”表。②选择“性别”字段，在“字段属性”区域的“默认值”属性框中输入“男”。设置默认值后，在生成新记录时，将这个默认值插入到相应的字段中。也可以单击“默认值”文本框右边的省略号按钮来启动“表达式生成器”对话框，利用表达式生成器输入默认值。例如，若在输入某日期/时间型字段值时插入当前系统日期，可以在该字段的“默认值”文本框中输入表达式“Date()”。285．“有效性规则”和“有效性文本”属性有效性规则(ValidationRule)是给字段输入数据时所设置的约束条件。在输入或修改字段数据时，将检查输入的值是否符合条件，从而防止将不合理的数据输入到表中。当输入的数据违反了有效性规则时，可以通过定义“有效性文本”属性来给出提示。29例3-6将“学生”表中“入学成绩”字段的取值范围设在0～750之间，如超过范围则提示“请输入0～750之间的数据！”操作歩骤：①打开“教学管理”数据库，右键单击“导航窗格”中的“学生”表，在弹出的快捷菜单中单击“设计视图”命令，在设计视图中打开“学生”表。②选择“入学成绩”字段，在“字段属性”区域中的“有效性规则”文本框中输入表达式“＝0And＝750”，在“有效性文本”文本框中输入文本“请输入0～750之间的数据！”。也可以单击“有效性规则”文本框右边的省略号按钮来启动表达式生成器，利用表达式生成器输入有效性规则表达式。这里输入的表达式是一个逻辑表达式，表示入学成绩大于等于0并且小于等于750，即在0~750之间。有效性规则的实质是一个限制条件，完成对输入数据的检查。③保存“学生”表。306．“必需”属性“必需”属性即表示