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招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：A/1页码：第1页共27页1/35招标采购制度编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：A/1页码：第2页共27页2/351、目的为规范工程类招标采购的工作流程、职责分工、工作标准、相关表单，确保工程招标采购的质量，力求合理控制建安工程成本，使招标采购工作符合集团整体的管理规定和开发进度要求。2、适用范围适用于集团的工程项目建设和维护的材料、设备以及咨询、监理、施工服务等的招标采购管理工作。3、定义采购：通过购买、租赁或其他合法手段获得所需的设备、材料、施工和产品服务等的行为。4、部门职责（成本管理中心流程：见证开标--移交报价至造价管理部-评审--汇总评审询标函--两个部门经理审核并补充意见---成本总监审核签发---回标（可循环多次）----商务谈判----汇总形成评标分析报告--审核复核----上定标会）4、1合约采购部1)根据公司工程项目的建设进度，编制项目和季度的《工程招采计划表》，参与招标策划工作；2)在公司内部发布工程招议标信息，负责收集、整理投标单位的信息，组织招标小组对供应商承包商进行资格预审、考察、选定入围投标单位；3)负责组织编审及报批招标文件和合同文本，按时发放标书；以发标时间倒排，跟踪催促各职能部门提交相关技术资料，包含但不限于：设计图纸、招标样板、交楼标准、工程（或材料设备）技术及质量要求、承包范围、标段划分及工期要求等；审核招标工程量清单。4)组织回标并见证开标（含多次），办理投标文件检查及移交，收集整理并复核完善投标文件的清标及评审工作，包括商务评审询标函发放及工程量清单调整的复核、技术标评审意见；组织投标样板评审。5)组织商务谈判议价，收集并完善上一轮报价的商务评审意见，拟定谈判纲领，把控谈判方向及谈判进展，记录并核对会签《谈判记录表》。6)根据商务评审及谈判结果，编审评标分析报告，收集整理定标资料，组织定标会议，汇报招标过程及定标意见。7)中标通知书发放,合同签订、交底.4、2造价管理部1)参与招标策划工作；2)负责编制商务报价要求及招标工程量清单，参与编审招标文件，负责标底测算价编审；3)商务清标评标，对投标单位所报总价和单价的合理性进行评审澄清，编审《商务评审询标函》及调整优化清单，对每次报价形成商务清标函，其内容包括但不限于：（1）各投标单位每次回标价算术修正，报价总价及分项组成同标底测算价对比，总价完整性及单价合理性的评审，（2）列举各投标招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：A/1页码：第3页共27页3/35单位报价明显偏高的清单项目，以便挤出投标方报价中水分；（3）在投标单位总报价不增加的前提下，将报价明显低于其个别成本的清单予以列明并要求对方调整或提供合理解释；（4）报价中可能遗留问题及解决办法；（5）参与报价中商务条款的响应评审；（6）图纸、样板及标准复核评判，确保各投标单位在统一平台（同一标准、品质及口径）进行竞争性报价。4)参与商务谈判议价，提供上一轮报价的商务评审意见，参与草拟谈判纲领，核对会签《谈判议价纪要》。5)主导编审合同价清单，参与定标会。4.3成本总监1）组织招标策划，审核审批参加投标的入围单位，检查复核调整标的标底测算价及拟订合同价清单。2）对招议标的全过程进行指导、监督、审核，按集团的要求把好招议标的流程关及价格关。4.4项目部（含项目总监）1)负责编制项目开发计划，参与并审核项目招采计划；2)与成本管理中心沟通关于工程采购的现场条件、界面划分等相关信息，并针对招标文件（含合同）提出相关意见。3)根据工程采购的设计图纸和现场条件，向成本管理中心提供施工类采购项目相关技术标准(勘察除外)（如承包范围、标段划分、技术及质量要求、工期要求、工程承包方式、技术参数、技术规范及要求、等）；4)派员作为评标小组成员参与工程招标采购的评标工作（主要是技术标部分）；5)参与评标小组组织的合同洽谈（主要是技术部分）；6)负责合同的履行；7)参与合作供应商的履约评审和评估工作。4.5规划设计中心1)负责根据项目总进度计划及时编制和提交《工程出图计划表》；2)负责提供公司工程采购招标所需图纸及设计方案；3)负责提供招标标的的设计样板，含实物等，向成本管理中心推荐符合招标和设计要求的品牌、厂家或供应商；4)在上定标小组讨论会前，审核评审确认中标候选人的投标样板实物，5)负责产品外观品质标准及设计方案的确定；6)必要时派员作为评标小组成员参与工程采购招标项目供方的考察、评标工作。如果涉及到观感的如外墙、装饰、软装、园林等工程必须由规划设计中心安排专业工程师参与考察、评标工作；7)材料设备类技术标准制定，如门窗及锁、可视对讲设备、防水材料、机电设备类等，并向成本管理招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：A/1页码：第4页共27页4/35中心提供材料设备的技术参数。4.6开发管理中心1)负责垄断及半垄断工程（在惠州目前主要指人防、自来水、天燃气、高低压变配电、无动力污水装置、有线电视、白蚁防治等）的谈判签约方面的协调工作。4.7总裁办1)按照公司的规定对招标文件及所附的合同文件进行法务审查会签；2)协调处理招标采购过程中出现的法律事务。3)按集团的要求做好招议标的评定工作，包括定标准、定价格、定单位。4.8风险控制中心1)监督并参与开标、评标与合同谈判过程；2)负责招标过程中出现的投诉事件及违规问题的调查、处理。5、工作组织与落实5.1领导机构成立和天下集团评标小组，其中招标小组负责组织、管理、落实招投标工作，定标小组负责定标审核工作。招标小组机构如下：组长：彭勇明副组长：杨根茂组员：蓝嵬彭勇明杨根茂曾春光梁志超招标工程师定标小组机构如下：组长：廖新穗总裁副组长：欧阳文斌组员：蓝嵬彭勇明杨根茂曾春光梁志超及项目总、招标工程师5.2采购方式1）总体来说，采购方式分为邀请招标、议标采购和直接委托采购三种。2）定义：a)邀请招标：对材料、设备及分项工程邀请六家及以上（特殊情况除外）的供应商采取招标的形式进行的采购（50万元以上）。b)议标采购：对材料、设备、工程及服务等选择三家及以上的供应商采取议标的形式进行的采购（1万-50万）。招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：A/1页码：第5页共27页5/35c)直接委托：对材料、设备、工程及服务等选择一个供应商采取书面询价、谈判的形式进行的采购。所有直接采购的内容，除垄断性行业及关联公司外均需先提交《直接委托申请表》进行审批。5.3适用范围1）邀请招标：a)工程采购类造价总额估价在人民币50万元以上的项目一般应采用邀请六家及以上单位通过招标方式确定供方。2）直接委托采购：a)一次性金额在10万元以内的工程类采购（上定标会时需提供详细的询价、比价过程）；b)因为市政配套垄断原因导致市场仅有一家供方，如惠州的天燃气、有线电视等；c)因为市场或技术垄断导致市场仅有一家供方；d)关联公司，如桩基础、园林景观、精装修工程；e)合约内漏项，从工作界面来判断属于现有分判的范围；f)集中战略采购类；g)计划外的紧急采购，无法保证招标采购过程所需要的时间；h)经过定标小组审批的其他项目。5.4工作标准1）招采原则a)透明公正原则：招标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝暗箱操作。b)充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。c)廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。d)维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉和形象。e)保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司并且要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串讲。f)可追溯原则：项目的招标资料，包括：招标文件、投标文件、供方考察结果审批表、答疑记录、招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：A/1页码：第6页共27页6/35开标和评标的记录、评定标评审表、往来文件、相关会议纪要等须及时收集、整理、归档、保管。2）招采计划编制a)合约采购部编制各项目《项目采购计划》，报项目部审核，总裁批准。b)每季度最后一个月25日前各项目部提交本项目的《季度采购需求计划》，成本管理中心合约采购部汇总并按照计划执行。3）邀标单位选择a)拟邀标单位一般不少于6家，多标段同时发标时，一个标段一般不少于6家投标单位，同一单位不应参加2个以上的标段投标，总体中标率不得高于50%。b)在《工程供方名录—优秀、合格、试用》中选择参与投标的单位。c)选择入围投标单位应注意保证其间有充分的竞争，避免相互之间有关联关系、十分熟悉的同类供方参加同一项工程的竞标。总包工程招标必须保证每年有至少两个新入围的投标单位，或每次有至少一个新入围的投标单位参与；分包工程力求每次招标均有新入围的投标单位参与。d)公司优先选择供方名录中优秀供应商参加投标，合作记录评价包括：工程质量（供货质量）、现场管理、经济结算、历次投标记录等；在公司投标记录中，经常投出最高价或接近最高价的队伍，一般情况下，不再选择其入围投标；反之，经常投出最低价或次低价的队伍，应优先选择其作为入围投标单位。4）《工程采购技术要求及质量要求表》编制a)项目部负责编制《工程采购技术要求及质量要求表》，应包括但不限于技术、质量及工期等要求，经项目部负责人批准后作为工程采购依据，并且不迟于招标文件上传OA审批前2天提供给成本管理中心合约采购部。并要求规划设计中心提供工程采购用图纸及组织确定设备材料样板（材料设备样板优先由工程优秀供方或合格供方提供）。b)采购技术要求应参照公司技术标准，新技术、新材料由成本管理中心合约采购部负责组织项目部编制工程技术标准，并报招标小组批准。5）招标文件编制a)招标文件要求：采用公司统一标准版本，包括投标须知、项目简介、招标时间、招标内容、工期要求、支付条款、责任条款、附加条款、投标书组成、评定标原则、废标条件、招标书附件等内容，其中招标书附件包括（但不限于）合同样本、投标函、投标产品技术规格及商务条款招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：A/1页码：第7页共27页7/35偏离表、招标技术要求、经济标书报价要求、工程量清单及报价明细表等，合同采用公司标准合同文本。b)招标文件编制完毕，参与投标单位初步确定后，需要成本管理中心合约采购部、规划设计中心（如有需要）、项目部、工程管理中心、财务管理中心、总裁助理、总裁进行审批《招标文件》、c)《投标单位审批表》由成本中心、规划设计中心（如有需要）、项目部、总裁助理、总裁进行审批。6）答疑与现场踏勘a)项目部：负责现场接待勘查及现场相关问题答疑；b)成本管理中心合约采购部：组织现场踏勘与答疑，负责经济条款答疑，负责商务条款、投标答疑，及汇总、发放招标答疑；c)规划设计中心：负责图纸疑问答疑。7）回标8）技术标评审指引a)技术标、资信标开标之后，首先由成本管理中心合约采购部对技术标、资信标进行检查，不够完整的，要求对方书面澄清；完整的，转交项目部评审；b)项目部工程师对技术标进行评审，形成《技术标评审报告》；c)规划设计中心对投标单位提供的与建筑效果有关的材料部品样板及设计进行审核。d)成本管理中心合约采购部根据《技术标评审报告》判断是否需要供方进一步澄清，并对评审结论再次审核；e)技术标废标的条件：n实质性不符合采购要求，而且不予澄清的；n技术标评定（含考察）不合格的；n样品或用料经改进仍无法满足要求的；n专业设计经改进仍无法满足要求的；9）经济标评标a）废标情况：○1后次报价高于前次报价的；○2偏离合理标底价的（低于合理标底价的12%或高于合理标底价8%）的；招标采购制度编号：HTX-CB-01版号：