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莫愁湖大酒店物资请购、采购和出入库管理制度（试行）实施部门财务部负责人杨德文适用范围各部门执行人核算会计部门执行人专兼职核算员编号1、总则1.1酒店对各部门经营管理所需要的物资、用品实行集中采购、集中保管，按当日实际需要分期出库（各部门不设专门的2级库）。最大限度地降低库存量，降低采购费用。1.2酒店物资请购、采购分两大类，即正常运转经营需要的各类物资、日常采购类、因客情需要和突发事故无备用件的临时采购类。1.3本办法由财务部组织实施和考核兑现。2、物资申购2.1日常类2.1.1由财务部核算会计或仓库保管员根据库存量、经营需要量、采购周期、保质期等负责请购，制定请购计划。由财务部经理审核后报执行总经理审批，财务部组织采购人员采购。2.1.2餐饮部鲜货类，由厨师长根据经营和库存情况，制定次日采购计划（清单），部门核算员确认库存情况（冰箱、保鲜柜、货架库存量等情况）。餐饮部经理审核签字后报执行总经理审批，送采购员采购。2.1.3其它经营部门经营需要的水果等鲜货类，由部门当日报次日请购计划交仓库保管员，由保管员次日填报酒店统一采购计划，审批程序同上。2.2临时采购2.2.1因客情需要的临时采购（鲜货、酒水），由经营部经理按客人需要先通知采购员采购，然后补报申购计划审批。2.2.2其它因无库存配件或原件、因突发事故损坏而影响经营的，可以先通知采购员采购，然后补报申购计划审批。3、采购价格3.1酒店物资采购价格实行综合定价的方式确认采购物资价格，作为执行参考、监督价格的依据。3.2市场调价，综合比价、定价3.2.1由财务部指定有关部门和人员、市场、时间进行统一调价，调价人员必须认真负责、真实的反映市场价格。调价不得少于三个市场、商场。调价参与部门的人员为经营部门、财务人员。3.2.2财务部成本会计或经理根据市场调价实行综合定价，制定执行参考价。3.3调价时间3.3.1鲜货每周一为调价时间，每周一次。3.3.2干货调料每月27日调价一次。3.3.3小五金件、日用品、低值易耗品每月27日调价一次。3.4干货、调料、小五金等如选定固定供应商，供应商应每月25日报一次价给财务部。3.5酒水饮料类、低值易耗品等批量较大的，应有三家供应商以上的比价，决定最后执行价格。4、采购4.1采购的方式4.1.1酒店各类物资采购均由财务部统一负责组织和管理。由下属采购组负责采购，无特殊情况均由执行总经理、财务部经理审批，其他人员不得采购物资。4.1.2定点采购由财务部制定合同，发布招标信息，选定供应商，签定供应合同。定点供应商必须有经营场地、营业执照，有充足的货源和渠道，并随叫随到，有一定资金实力和送货能力（必须是一级或二级代理商），以防范风险。由采购组负责执行。4.1.3非定点供应物资，由采购组负责采购。4.1.4所有采购物资均应索取产品检验报告、产品合格证明，杜绝三无产品。5、验收（货）入库5.1日常物资5.1.1由仓库管理员、采购员现场按采购请购计划、合同、协议进行验货，标准件商品物资应开箱核验规格、质量标准、数量、重量、品牌、生产日期、保质期、单价等进行验收，验收合格办理入库手续，当场三方签字确认，不合格的拒绝入库，非标准件商品物资，应使用计量工具逐件验收，对容易注水、湿水、夹带次品的干、鲜货要开包开箱，逐项（净重量）检查验收。数量较大、金额较大的批量采购，核算会计要参与验货。5.1.2鲜货由厨房兼职验货员（验收质量）、餐饮部核算员、仓库管理员、采购员、财务部有关负责人在后厨收货处现场验货，鲜货验收应逐项逐个（件）验收，对容易注水、带水、夹带杂物、次品、冰块、皮毛、枯死、虫害的物资要严格查验，对物品成色、数量、重量、规格、单价按请购计划进行验收，不合格物资应当场退回，验收合格的现场办理入库手续，各方签字确认。5.1.3海鲜（海鲜由海鲜商供应）由后厨兼职核算员和餐饮专职核算员，依据前台消费点单，通知海鲜供应商供应，海鲜单一式四联，一联收银员，一联海鲜商，一联划单员（该联餐饮核算员复核后当日缴核算会计），一联厨房，分别核算。5.2临时物资5.2.1临时采购，鲜货由仓库管理员、采购员、核算员、厨房兼职验货员现场验货，办理入库手续。5.2.2其他急需的物资用品由仓库管理员现场验货和事后现场确认，办理入库手续。管理使用部门负责人签字确认，核算会计应凭入库单实地核验，并签字确认负责。5.3入库手续办理，所有物资验收后办理入库手续，办理手续不得离开现场，现场分单加盖财务已入库专用章，不得更改时间和异地办理，入库凭证必须在验货两小时以内送财务核算会计。5.3.1日常采购（非鲜货类），采购员将执行总经理批准的物资采购请购单、合同及采购计划及随货同行凭证，交仓库管理员对照验货，入库单一联缴财务核算会计，一联交采购员报帐，一联留存核算。5.3.2日常采购（非鲜货类），财务部定点供应商供货，采购员将执行总经理批准的物资请购单、合同及采购计划和供应商将随货同行凭证，交仓库管理员对照验货，入库单一联（请购计划、合同等随入库单一同）缴财务核算会计，一联交供应商结算，一联仓库留存核算。5.3.3鲜货采购，采购员将鲜货采购请单交仓库管理员对照验货，入库单一联（鲜货请购单一同）缴财务核算会计核算（两小时内），一联交餐饮核算员核算，一联交厨师长核算和出品定价。鲜货临时采购手续办理同上，但必须由餐饮部经理签定确认。5.3.4临时应急采购，采购员采购回物资后由仓库管理员现场验货，办理入库手续（由使用部门在当日到核算会计处办理出库手续），使用部门签字确认，一联缴财务部核算会计核算，一联采购员报帐，一联仓库留存核算。5.3.5海鲜，每日收市时，餐饮部核算员与海鲜供应商核对实耗量、金额，双方签字确认，财务部核算会计根据收银员结算点单和餐饮部核算联审核后确认最后数量、金额与海鲜供应商对账，核算会计盖已审核章后按结算第一款执行。6、出库6.1物资出库由使用部门专兼职核算员填报领用物资计划单，部门经理审核签字，送财务核算会计审核后开出库单，部门凭出库单在仓库领取物资，管理员凭出库单发货。鲜货当场办理出入库手续。6.2核算会计必须严格把关，严格控制非本部门使用和非经营使用物资的领用出库，严格按实际需要量审批出库量。6.3物资出库一般不得批量或整件（杜绝部门设二级库）出库，消耗量不大的物品应按瓶、克、个、支等单位出库。核算会计应跟踪考核贵重物品使用、消耗情况，必要时应单独建立台帐跟踪、考核。6.4维修材料及非消耗品、易损品，实行交旧领新，报损报废的旧材料、用具用品由仓库收回（交旧必须核准品牌、规格、批号）。无交旧的由部门经理审签原因、财务部经理审核明确处理意见后方可发放。7、退库（退货）7.1各部门物资退库一律填写退库单，报财务部经理审批后，由部门兼专职核算负责办理，仓库管理员办理退库手续，盖退库专用章退库单一式三联，一联缴财务部核算会计，一联部门核算，一联仓库留存核算。7.2供应商供应物资退库（退货），由仓库管理员填写退库单报财务部经理审批后，办理退库手续，盖退库专用章由采购员负责退货，一联缴财务核算会计，一联交供应商，一联仓库留存核算。7.3自购物资退库，由仓库管理员填写退库单报财务部经理审批后，办理退库手续，盖退库专用章由采购员负责退货，一联缴财务核算会计，一联交采购员，一联仓库留存核算。8、结算8.1日常物资定点供应商结算，实行一月结算一次，下月初结上月货款，每月1号为对帐办理手续时间，15号为付款结算时间。8.2日常物资、鲜货临时采购结算，实行当天采购当天报帐的日清办法，采购员不得压帐、在外挂帐或隔日报帐。8.3所有结算都必须三单齐全、完整。由核算会计负责审核，票面内容必须无改动（采购计划、入库单、发票），入库印章、验货人笔迹等按合同要求核准后，填写报销结算单，签字确认金额、凭证张数是否符合财物制度等。经财务部经理审核报总经理审批后财务部经理安排资金计划报销或支付。8.4结算原则上供应商实行汇票支付，同城数额较大金额结算均实行汇票结算。自己采购由财务部核定周转金，当采购计划额度超过周转金额度时，由财务部经理核准后报总经理审批该批差额预借款额。9、有关规定9.1因部门申购不准，造成的浪费由申购部门负责赔偿和退货费用，无法退货的由经理赔偿。9.2不按采购计划采购，数量、质量、规格等造成无法使用的，由采购员负责退换和赔偿费用。9.3仓库管理员、验货员责任心不强，不按规定验货、把关，造成的损失由保管员或验货员各50%赔偿，入总仓库的由保管员赔偿。9.4入库单号核验不严、数额不准确，入库凭证如有改动，核算会计不查清楚，不附书面说明，出现虚假入库报帐，均由核算会计负责赔偿损失。9.5物资出库控制不严，大批量出库或直接出库，不属该部门使用的物资擅自允许领取，由核算会计负责。9.6供应商、采购员互相之间及酒店员工不得给供应商代办代结货款，因代办代结产生的矛盾纠纷，由出纳负责。10、附则10.1本制度的解释权在财务部。10.2财务部负责制定相关的具体操作细则，如调价制度、报帐程序、制定相关凭据等，保证操作执行。10.3本办法自批准之日起执行。政策制定人黎开建审批人李卫采用日期：2006年3月