采购部规范化管理

采购部规范化管理第一章采购计划与预算管理采购申请提出及审批权限规定表物品类别采购申请提出人申购依据审核人审批人生产部、工程部采购的材料、设备等部门负责人申请销售合同及工程、技术设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单部门负责人总经理日常经营所需的材料、设备等各部门经营需求、加工要求部门负责人总经理工具及配件、器皿、量检具等使用部门月初提出采购申请部门负责人相关主管领导经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）使用部门在年初编制固定资产采购申请总经理普通办公用品、劳保用品等综合办公室根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请部门负责人总经理常备用料采购计划专员（由库房管理员配合）日常领料情况、库存情况各部门经理研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等技术研发中心根据需求时间提出月度或日采购申请部门负责人总经理采购计划审批流程图采购计划审批流程说明表任务概要采购计划审批节点控制相关说明①1．各部门根据日常经营活动需要，提出采购申请2．各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容②采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析③1．采购部查核采购物资库存情况，由采购部经理审批2．财务部对采购申请进行预算复核，并交总经理审核④采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作否是开始①提出采购申请库存调查结束审核④采购执行③采购预算填写采购申请单②汇总采购需求审批总经理财务部采购经理采购部相关部门采购到所需物资审批⑤替代品采购申请⑤1．当因某种原因，不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请2．一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与采购计划管理流程图采购计划管理流程说明表任务概要采购计划管理节点控制相关说明①根据企业内相关部门提出的用料计划，采购部制订物料需求计划②采购部了解所需物料库存情况和以前的使用情况，修正第①步制订的物料需求计划③1．调查现有的供应商资料，了解他们的信用、物料质量等是否预算外预算内采购部①分析用料计划制订物料需求计划财务部总经理②分析采购历史数据③供应商管理相关部门主管副总经理审批预算审核⑤执行采购计划采购计划差异分析结束用料计划开始审批④制订采购计划2．根据需要和可能，寻找新的供应商，以备选择3．进行比价审核，确定信用好、实力强、价格低廉的供应商④1．将上述工作形成书面计划，对物料的价格变化加以说明2．将此计划报财务部进行成本预算和资金平衡的审核3．若采购计划在成本预算范围内，报主管副总经理审批；若超出成本预算范围，报总经理审批⑤采购部执行采购计划购买所需的物料，在执行过程中分析差异、修正计划第三章供应商开发与管理供应商基本资料表公司名称公司地址邮编联系电话传真主要负责人公司网址业务联系人电子邮件公司概况注册资本占地面积成立日期营业额银行信用状况设备状况人力资源状况主要产品及服务主要生产设备主要生产工艺主要试验设备主要检测设备生产能力月供货能力正常交付周期主要客户简介客户群体所提供的产品占生产的比例其他事项供应商调查表编号：供应商基本信息公司名称厂址成立日期占地面积企业性质负责人联系人电话传真E-mail公司网址生产技术设备信息主要生产设备及用途检测仪器校对情况主要生产线设计开发能力正常生产能力/月最大生产能力/月正常交货周期最短交货期及说明产品信息主要产品及原材料产品介绍产品遵守标准□国际标准□国家标准□行业标准□企业标准产品认证情况产品销售区域人员信息公司总体职工人管理人员人技术人员人品质管理部人财务信息固定资产净值万元营运资金万元资产负债率%短期负债万元银行信用等级调查时间年月日调查人部门主管签字填表人：供应商开发流程图供应商开发流程说明表任务概要供应商开发节点控制相关说明①采购部经理根据所需物料单对材料进行物料分类，可按物料等级与物料成本、性能分类②供应商主管根据《供应商开发计划》开展调查和信息收集工作供应商主管其他相关部门采购部经理供应商开始①物料分类所需物料单所需物料②开展调查③供应商初步评估相关信息样品制订开发计划⑤比价、议价报价⑥后期跟踪⑦初选合格供应商⑧供应商开发报告审核存档结束④通知送样或小批量采购③供应商主管对收集到的供应商资料进行分析评估，并组织成立供应商评估小组对部分供应商进行实地调查④对调查合格的供应商，供应商主管通知供应商进行送样或小批量采购⑤供应商主管对样品或合格材料评定等级，并进行比价、议价，确定最优的价格性能比⑥供应商主管对供应商进行后期跟踪，并每个月进行简单的考核⑦采购部经理对供应商进行筛选，对于较差的供应商予以淘汰或重新进行评估；对于一般的供应商进行小批量采购；优秀供应商进行大批量采购⑧供应商主管编写《供应商开发计划》，对供应商开发情况进行总结供应商选择流程图总经理采购部经理采购部供应商开始①收集信息配合发放、回收调查表②初步分析评价③提出侯选名单审核采购物资分类⑤汇总评审结果④现场评审审核样品检查需要样品提供样本汇总质量信息⑥确定供应商名单审核审批存档结束组织现场评审否是否是供应商选择流程说明表任务概要供应商选择流程节点控制相关说明①采购部通过各渠道收集供应商的信息，包括发放供应商问卷、面谈和收集资料等方式②采购部整理、分析调查所得的资料，根据合格供应商的评定标准，对所有供应商进行初步评价和筛选③采购部通过筛选，提出《侯选供应商名单》，报采购部经理审核④采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审⑤现场评审结束后，采购部汇总评价结果，在侯选名单上，提出供应商的等级排序名单，对无需现场评审的供应商，可直接提出供应商的等级排序名单⑥采购部根据对样品质量的分析，剔除不合格供应商，进而确定合格供应商名单，对于无需提供样品的供应商，可直接确定《供应商名单》供应商管理流程图供应商主管相关部门人员总经理采购部经理供应商开始采购计划供应商调查②供应商初审评价意见③供应商产品批准①制定供应商管理制度审批审批⑦签订合同签订合同⑨考核供应商反馈意见编制供应商管理报告审核改进措施⑧监督供应商结束审批沟通⑩存档备案⑤筛选供应商提供样品④现场评审审批⑥合格供应商名单现场评审接待供应商管理流程说明表任务概要供应商管理节点控制相关说明①供应商主管制定《供应商管理制度》，明确相关事项②采购部经理组织人员按《供应商初审流程》开展供应商的初审工作，并将初审结果报总经理审批③收到供应商提供的样品后，采购部经理组织人员按《供应商产品批准流程》开展供应商产品批准工作，并将其结果报总经理审核、审批④采购部经理组织人员按《供应商现场评审流程》开展供应商现场评审工作，并将其结果报总经理审核、审批⑤采购部经理对多个供应商进行筛选，选出合格的供应商⑥采购部经理经过对供应商的筛选，形成合格供应商的名单⑦在选定供应商之后，采购部经理根据采购商品要求、供应商情况、企业本身的管理要求、采购制度及方针等拟定《采购合同》，并与供应商签订正式《采购合同》⑧供应商主管应定期会同相关部门及人员对供应商进行监督管理，并对过程中出现的问题进行及时沟通与协调⑨各相关部门对供应商情况反馈到供应商主管，供应商主管定期或不定期对合作供应商进行考评评级，并将其结果报企业相关领导审核、审批⑩供应商主管安排相关人员及时整理供应商档案，并将供应商最新信息录入供应商信息管理系统采购价格询价流程图采购价格询价流程说明表任务概要采购价格调查节点控制相关说明①生产部、市场营销部等相关部门配合采购部价格信息的收集工作，及时提供相关价格信息②采购部制作价格调查表，价格调查表可分为内部调查和外部调查③采购部发放内部价格调查表和外部价格调查表，进行价格调查，生产部、市场营销部等相关部门配合调查④采购部对汇总数据进行整理和分析后建立价格平台⑤采购部对审批通过的价格体系进行备案⑥采购经理按照价格平台的体系进行采购价格管理,采购人员执行价格平台体系,执行中发现采购部经理采购人员供应商总经理财务部经理④询价结果审核②制作订购单询问价格汇总、分析所有供应商报价③与供应商进一步商谈价格洽谈价格初步询价结果洽谈相关条件⑥选择价格最优、条件最好的供应商审批执行询价结果结束⑤进一步洽谈审核报价提供资料开始①收集供应商基本报价信息问题及时修正采购合同执行流程图采购合同执行流程说明表任务概要采购合同执行节点控制相关说明①采购部根据采购需要选择供应商，与供应商进行询价、比价、议价，并说明采购需求②采购部会同法律顾问组织相关人员制定《采购合同》③采购部与供应商签订《采购合同》，双方代表签字盖章相关部门采购部供应商采购部经理配合评估开始①选择采购供应商②制定采购合同配合审批③签订合同签订合同发出订单④收到订单订单处理⑤跟踪订单发货配合发现问题配合解决收款办理付款⑧配合结束⑨开具发票参与考核⑥组织验货⑦处理问题⑩采购工作考核④供应商收到采购部的《采购订单》后，安排人员执行订单，组织备货和送货⑤采购部定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货⑥采购部会同相关部门人员验收货物，填写《货物检验表》⑦采购部收到相关部门反馈的问题后，与供应商共同解决有问题的货物及处理其他相关的问题⑧财务部核查《货物验收单》、《采购订单》，确定应付款的具体数目⑨供应商收到企业的付款后，及时开具发票，采购部相关人员予以跟踪⑩采购部管理人员对采购合同的执行情况进行评价，填写《采购执行工作评价表》采购合同变更流程图相关部门采购部供应商总经理采购部经理开始签订合同签订合同①执行合同①执行②配合⑧审阅新合同审核否是结束是③合同执行情况记录④提出变更要求⑤提出变更要求否否⑥洽谈协商洽谈协商是否终止合同⑦修改合同新合同执行终止合同确认受理合同变更要求采购合同变更流程说明表任务概要采购合同变更节点控制相关说明①采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》②质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合③采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容④公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求⑤供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出《合同变更通知》⑥采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商⑦合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原《采购合同》的相关条款⑧修改后的《采购合同》交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改⑨根据实际情况，将修改后的《采购合同》继续提交给高层管理人员进行审批第五章采购检验与质量控制采购检验管理流程图采购部经理总经理无有无开始采购部相关职能部门供应商按时发货①接收货物②清点核对③组织质量检验问题货物质量检验出具检验报告⑤验收入库入库账务处理审批审核质量问题有④提出解决方案退换货处理或其他结束重新发货或其他审核联系供应商采购检验管理流程说明表任务概要采购货物验收和质量检验工作过程管理节点控制相关说明①根据采购合同的相关规定，供应商按时发货，采购部接到供应商发货通知单后准备接收货物②采购部采购验收专员依据采购合同、请购单等，与供应商的送货单进行核对，并查点实物数量③清点核对中若没有问题，则采购验收专员组织质量管理部或使用部门的人员进行质量检验，看是否符合合同要求及工艺技术要求等，质量检验完毕由质量管理部出具质量检验报告，报送采购部经理④若检验报告显示，货物存在质量问题，则由采购专员根据合同规定提出具体解决办法，报采购部经理审核、总经理审批后联系供应商，进行退换货处理等；若在货物数量的清点核对阶段，账实不符，采购专员应根据合同规定提出解决办法，及时联络供应商⑤经质量检验，若所购货物不存在质量问题，则由仓储部负责入库，填写入库单等，并与财务部协作进行账务处理采购退货管理流程图否开始采购部经理供应商结束采购专员①编制货物采购退货管理制度总经理审核审批具体执行货物采购实施是否按时发货②接货清点，组织质量检验发现问题是③提