〈火电建设项目文件收集及档案整理规范》宣贯课件

1《火电建设项目文件收集及档案整理规范》宣贯王黎平中国电力建设企业协会2概述标准主要章节的解读标准实施指南目录Content1233第一部分概述一、标准编写的社会背景电力工业的发展标准化工作的发展档案工作发展的必然4第一部分概述二、标准及标准化的概念GB/T20000.1-2002《标准化工作指南第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同利益为目的。5第一部分概述二、标准及标准化的概念GB/T20000.1-2002《标准化工作指南第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。标准化包括标准的制定、发布及实施。6第一部分概述二、标准及标准化的概念GB/T20000.1-2002《标准化工作指南第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。标准化包括标准的制定、发布及实施。7第一部分概述三、指导思想和基本原则制定标准的指导思想：标准的制定要切合实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的指导意义，解决“五归三要”问题。1.五归：“归什么、谁来归、怎么归、归哪里、及时归”2.三要：“要有的该有、要能快速查找、要符合要求”。8第一部分概述三、指导思想和基本原则标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操作性，能覆盖档案管理的全过程。1）服从国标，满足电力建设的需求。2）突出全过程管理，强调全面性和完整性。3）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。4）注重可操作性，简明、简化、实用。5）管理责任明确，界面清晰。6）格式单元化，一事一办。7）归档范围（内容）双向量化。9第一部分概述四、标准的特点：◆更新观念，创新管理。1)融入技术元素，体现全员参与的观念。2)充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编目的观念。3)将生产档案纳入分类体系，体现“生产基建一体化管理”观念。4)强调全过程管理，体现强化验收的观念。5)将特殊载体档案与纸质档案并举，体现企业档案整体管理的观念。10第一部分概述四、标准的特点：◆与时俱进，建立新的分类体系1）分类体系改革的必要性。2）新分类体系的确立和特点。11第一部分概述四、标准的特点：◆从实际出发，注重可操作性1）归档范围的双向量化。2）两表合并，一表多用。3）统一表格，一事一办。12第二部分标准主要章节的解读一、标准的结构内容《火电建设项目文件收集与档案整理规范》由二大部分组成：正文与附录。共分13章，37节；2个资料性附录。目录13二、术语与定义项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。项目档案:指经过鉴定、整理并归档的项目文件。归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。分类:根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。第二部分标准主要章节的解读14三、总则与管理职责◆“总则”是对火电建设项目档案管理提出的总体要求。4.1从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的应实行责任制的要求；4.2从项目档案工作基本原则上，阐述了档案管理必须遵守的工作原则，工作内容、工作目的；4.3从项目档案的管理基础上，对档案管理机构、人员、设备实施和信息化管理提出要求。第二部分标准主要章节的解读15第二部分标准主要章节的解读三、总则与管理职责◆第五章“管理职责”对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、调试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管理模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也做出规定。165.2.1应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。5.2.2应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。5.2.3档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。5.2.4应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。5.2建设单位档案管理职责175.2.5应按归档范围（参照附录A）负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。5.2.6应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项验收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管负责。5.2.7在城建规划范围内的项目，建设单位应按GB/T50328规定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移交。5.2.8建设单位项目文件管理流程，见图1。5.2建设单位档案管理职责18四、项目文件的收集6.1.1建设单位应将项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。6.1.2各参建单位主要项目文件归档范围及归档责任单位参照附录A。第二部分标准主要章节的解读196.2收集时间6.2.1项目文件应与项目建设同步收集。6.2.2前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，可在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集。6.2.3设备、仪器及物资文件，应在开箱验收后及时收集登记。6.2.4施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位应在单位工程验收后及时收集。6.2.5监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，应在工作完成后及时收集。第二部分标准主要章节的解读206.3收集份数6.3.1项目文件收集份数宜一式一份。建设单位归档需要增加份数的，应在合同中约定。6.3.2在城建规划范围内的项目，应按GB/T50328规定的归档范围增加一份，由建设单位向城建档案馆移交。第二部分标准主要章节的解读216.4质量要求6.4.1项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。6.4.2项目文件应为原件。因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章。6.4.3项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合GB/T11822规定。第二部分标准主要章节的解读226.4.4由分承包单位形成的文件，发包单位应负责审核并签字；由劳务分包形成的文件，发包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认，否则视为无效文件。6.4.5用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格应用划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。第二部分标准主要章节的解读23第二部分标准主要章节的解读四、项目文件的编制项目建设（法人）单位在竣工文件编制前应做出统一规定，提出竣工文件统一的编制要求和档案整理规范，指导项目档案的整理工作。24第二部分标准主要章节的解读7.1项目文件编制要求7.1.1参建单位应按DA/T28规定编制竣工文件，监理单位负责审查。7.1.2需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。7.1.3原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录。7.1.4设计更改文件，应按专业编制《设计更改执行情况汇总表》，格式见附录表B.1。25第二部分标准主要章节的解读7.1.5对单位工程中按专业集中整理的设计更改文件、设备与原材料质量证明文件、计量器具文件，立卷单位应按DL/T5210规定填写登记表，在表中应填写文件所在卷册的档号，建立索引。《登记表》格式见附录表B.2、表B.3、表B.4。7.1.6非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与载体一起移交，并应在备考表填写互见号。26第二部分标准主要章节的解读7.2竣工图编制要求7.2.1竣工图应齐全、完整，修改到位，签章手续完备，并应与项目竣工验收时实际情况相符7.2.2设计单位应按DL/T5229规定编制竣工图，建设单位对竣工图编制深度和出图范围有特殊要求时，应在合同中约定。7.2.3竣工图应加盖竣工图章。竣工图章应按DL/T5229规定执行。27第二部分标准主要章节的解读7.2.4监理单位应对设计单位编制的竣工图进行审查，并在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章。竣工图审查章见图5单位为毫米，比例1:1图5竣工图审查章7.2.5竣工图应按GB/T10609.3规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。28第二部分标准主要章节的解读五、项目文件整理5.装订4.编目3.排列2.组卷1.分类6.检索工具29第二部分标准主要章节的解读六、项目档案移交12.1移交要求12.2移交审查12.3交接签证3012.1移交要求12.1.1参建单位应按合同规定向建设单位移交档案。移交的项目档案及竣工图宜应为二套，需移交城建档案馆的应增加一套。电子文件移交套数应按GB/T18894执行。12.1.2参建单位应在项目实体竣工后三个月内将整理完毕的项目档案移交建设单位归档。尾工形成的档案应在尾工完工后及时移交。3112.2移交审查12.2.1项目竣工后，建设单位应按国家有关规定组织对移交的项目档案的完整、准确、系统、有效及案卷质量进行审查，审查合格后方能办理移交手续。《审查签字页》格式见附录表B.5。12.2.2单位工程形成的档案，应在工程完工后及时进行审查，施工单位、监理单位、建设单位各方审查人应在审查页上签字确认。12.2.3项目档案审查应分技术审查和档案审查。3212.2移交审查12.2.3.1技术审查应对竣工档案的完整性、准确性、有效性进行审查，由建设、监理及各参建单位的专业技术人员负责，应符合下列要求：a)按工程管理程序、施工工序对施工文件形成的完整性进行审查；b)依据现场施工实际情况对施工记录内容的真实、可靠程度以及竣工图的质量进行审查；c)对施工文件的用表、施工文件的签署程序是否符合电力行业现行标准、规范的要求进行审查。3312.2移交审查12.2.3.2档案审查应对竣工档案的齐全、完整、成套、系统整理、归档文件的质量和有效性进行审查，由建设、监理及各参建单位的档案人员负责，应符合下列要求：a)按归档范围对移交的竣工档案的齐全、完整、成套及归档文件质量进行审查；b)按系统整理要求对竣工档案分类的科学性、组卷、排列的合理性、编目的规范性等进行审查；c)按文件的质量和编制要求对文件形成、编制等质量情况进行审查。34办理移交签证建设单位自检审核验收确认三讲项目档案的审核、移交12.3项目档案交接程序3513.1验收组织13.2验收要求13.3验收程序13.4验收评价第二部分标准主要章节的解读七、项目档案专项验收与评价36第三部分标准实施指南一、标准贯彻实施的要求1.标准贯彻实施，领导作用是关键。2.标准贯彻实施，全员参与是达到有效管理的保障。3.标准贯彻实施，对个案和特殊情况可应地制宜对标准条款运用变通方式。4.标准贯彻实施要注意实践经验的总结，结合管理创新不断的完善。5.标准的贯彻实施要有监督机制，应注重实际效果。37第三部分标准实施指南二、实施需注意问题对标准用词的理解：要求：应推荐性：宜选择性：可38第三部分标准实施指南二、实施需注意问题：注意概念的区分：1）文件的原件、正本、有效文件2）文件收集（归档）份数与档案移交套数3）档案的移交与归档4）归档文件与备查文件5）案卷目录与案卷移交目录39第三部分