企业档案管理规范

《企业档案工作规范》解读DA/T42-2009企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映了企业的管理水平。2010年1月1日开始实施的《规范》是在企业档案工作出现了一系列新的重大变化、企业档案工作越来越受到重视的背景下制定的。《规范》首次对企业的档案工作提出了全面、系统的要求，不仅针对具体的档案业务工作，而且对档案工作的组织建设、规章制度，以及企业档案信息化建设，甚至包括文件形成过程中领导与员工的责任都提出了具体要求。《规范》将企业档案管理制度从技术标准的层面上升为管理标准的层面，实现了单项技术管理标准应用与系统管理标准实施的结合。（一）《规范》的属性、内容、特点1、属性：行业推荐性标准我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。国家标准和行业标准分为强制性标准和推荐性标准。保障人体健康、人身财产安全的标准和法律、行政法规定强制执行的标准是强制性标准，其他标准是推荐性标准。《企业档案工作规范》（DA/T42）属于信息管理类的行业推荐性标准。由国务院有关行政主管部门负责制定和审批，并报国务院标准化行政主管部门备案。第1章、范围第2章、规范性引用文件第3章、术语和定义第4章、档案工作总则第5章、档案工作组织第6章、档案工作制度第7章、档案业务工作第8章、档案信息化建设第9章、档案工作设施设备2、内容：总计9章2个附录(37条118项28款)附录A：《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》（列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照）主要有10大类，即：（1）经营管理类（2）生产管理类（3）行政管理类（4）党群管理类（5）产品生产类（6）科研开发类（7）项目建设类（8）设备仪器类（9）会计业务类（10）职工管理类附录B：《表格样式》（是《规范》所引用标准、文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格）主要有5种，即：（1）档案交接登记表（2）温湿度登记表（3）销毁清册（4）借阅档案登记表（5）档案利用效果登记表3、特点：创新、继承、时代感（1）管理创新，填补空白。将“企业档案工作”作为一个整体加以规范，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白；（2）观念创新，认识升华。首次将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，对企业档案的价值定位进行了升华；（3）经验基础，继承兼容。过去几十年来我国企业档案工作经验和标准起草人个人的经验，直接引用了17个目前正在施行的国内、国际有关档案工作的标准；（4）信息化方向，时代感鲜明。将信息化建设作为一章，充分说明企业档案信息化在当前企业档案工作中的重要地位和作用。（二）《规范》制定的目的意义、设计理念和定位1、目的意义（1）适应企业改革与管理创新的要求经济体制：计划经济→有计划商品经济→市场经济企业所有制：公私合营、全民所有的国营企业、集体所有企业→国有、私营、合资、股份制→有限责任公司和股份有限公司改革方向：完善激励约束机制、产权多元化、完善公司治理结构、重组优化资源配置、人事用工分配制度与市场接轨企业管理：“五个更注重”—系统思考、全面变革、整体提升；定位中高端化；科技创新与管理变革并行；信息技术与管理结合；“软实力”建设。（2）引导企业档案工作持续发展的要求我国企业档案工作发展经历了由单一向综合、由行政要求向标准引导的过程起初（1950-60年代）只提技术档案1980年提科技档案管理1987年企业档案管理达标升级1996年企业档案工作目标管理2000年企业档案工作目标管理活动在国家档案局停止2002年国家出台《企业档案管理规定》2009年《企业档案工作规范》颁布（3）促进企业档案工作规范化的要求实践证明，通过一定的外力来推动企业规范档案管理是一条成功经验。《企业档案工作规范》总结了新中国成立以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准和国内档案管理标准，能较好地满足企业档案工作规范化管理的要求。2、设计理念《企业档案工作规范》的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求：（1）档案资源——资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。（2）组织制度——领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于领导的意识、重视和决策。（3）全员责任——全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。（4）过程方法——重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。（5）战略方向——信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。（6）系统管理——全程兼。系统是《企业档案工作规范》的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织《企业档案工作规范》的实施。这些原则及其所代表的观念，集中反应和体现了多年来企业档案工作实践经验和现代管理的理念与原则。3、定位《规范》涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。如果说《科技档案案卷构成一般要求》、《归档文件整理规则》等标准和文件是企业档案工作的砖、瓦、木料，那么《规范》就是企业档案工作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如档案工作原则、组织建设、制度建设等及要求。（三）《规范》主要内容的解读1、范围：确立了企业档案工作原则、组织和制度要法语，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南。适用于大中型工业企业,其他类型企业及事业单位可参照使用。”。2、规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类：一类是标准，另一类是规范性文件。本标准的规范性引用文件有以下22项，其中17项标准，5项为规范性文件列在本章。引用的17项国家、行业、国际相关标准：（1）GB/T9705文书档案案卷格式（2）GB/T11821照片档案管理规范（3）GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求（4）GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（5）GB/T18894电子文件归档与管理规范（6）DA/T1档案工作基本术语（7）DA/T12全宗卷规范（8）DA/T13档号编制规则（9）DA/T15磁性载体档案管理与保护规范（10）DA/T22归档文件整理规则（11）DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（12）DA/T31纸质档案数字化技术规范（13）DA/T32公务电子邮件归档与管理规则（14）DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范（15）JGJ25档案馆建筑设计规范（16）ISO15489.1信息与文献----文件管理：通则（17）ISO15489.2信息与文献----文件管理：指南参照和引用的5项规范性文件：（1）企业职工档案管理工作规定（劳力字[1992]33号）（2）国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法（档发字[1998]6号）（3）会计档案管理办法（财会字[1998]32号）（4）企业档案管理规定（档发字[2002]5号）（5）国有企业文件材料归档办法（档发[2004]4号）(国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，自2013年2月1日已经施行)国家标准（规范）和规范性引用文件其内容都要体现国家法律、法规的基本要求，企业贯彻执行《企业档案工作规范》就意味着企业依法规范企业档案工作，依法履行企业档案管理职能。《企业档案工作规范》中所引用的标准和规范性文件，凡是标注日期的引用文件，其随后所有的修改或修订版均不适用于本《规范》；凡是不标注日期的引用文件，其最新版本适用于本《规范》。3术语和定义(本章列举并解释了本标准中使用到的，而《档案工作基本术语》没有提到的术语）3.1企业档案企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。“企业档案”概念的首次提出是在1987年国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《国营企业档案管理暂行规定》第二条当中，“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。”当年的这一解释明确了企业中科技档案是主体，经营和各种管理活动中形成的各类档案要实施综合管理。2002年，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合颁布《企业档案管理规定》，对“企业档案“又有新的表述，即“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”这个标准对“企业档案”界定为“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。”其变化主要是：①增加了“研发”。在计划体制下，科研设计类的科技事业单位单位从事科研、设计、开发等活动。近年来，随着体制改革后，经营型科技事业单位转为企业，因此增加“研发”主要针对科研、设计类企业或企业中的研究开发活动。②去掉了“对国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广泛、形式多样，投资主体多。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的《公司法》甚至容许注册一人投资设立的有限责任公司。去掉这些限定词不代表企业档案对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。无论何种类型、所有制企业，都必须依照我国的法律法规来经营管理，其档案的形成保管也必须符合《档案法》的要求。③将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此，没有再提及载体。（2）企业档案工作：是指企业依法履行档案管理职责的行为和活动。企业要保证产品质量、赢得市场竞争、获得经济效益、符合法规要求，不仅仅是质量管理人员的事，也是企业全体职工，特别是领导的责任。由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。所以，《企业档案工作规范》中“企业档案工作”说明和强调的是企业依照《档案法》及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，即：包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，以及企业各项活动中的对文件形成、积累、整理和归档责任，以及满足归档文件的完整、准确、系统要求的全员责任。如果没有企业各项活动中全员形成的真实记录，企业档案和档案工作就会成为无源之水、无本之木。（3）电子档案：是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。随着信息技术的广泛应用，电子文件的大量形成，电子文件的归档、电子档案的管理越来越普遍。这里所称的“电子档案”，是指由企业档案部门作为档案管理的具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。（4）档案信息化：是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。中共中央办公厅、国务院办公厅在印发《2006-2020年国家信息化发展战略》指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。从国家对信息化的定义中大家可以看出，信息化是一个持续发展、进步、转变和提升的过程。信息化是技术革命和产业革命的产物，也是一个渐进