建设项目档案管理规范

1建设项目档案管理规范（修订稿）（SpecificationofArchivalManagementofConstructionProjects）前言本标准代替DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。本标准与DA/T28---2002相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2009进行了修改；——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”；——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设；——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理；——增加了建设项目档案验收；本标准的附录A是规范性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局。本标准主要起草人：本标准于2002年11月29日首次发布。21范围本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T50数码照片归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1建设项目constructionproject指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、3实行统一管理的单位。3.2单项工程unitofproject指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3单位工程subunitofproject指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.4分部工程partsofproject指按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程项目。3.5项目法人projectlegalperson指由项目投资者或由投资者代表组成的对项目全面负责，依法具有民事权利能力和民事行为能力并独立享有民事权利、承担民事义务的社会组织。3.6建设单位constructionunit指对项目实施履行组织管理的并在项目建设过程负总责的组织。一般指项目法人、项目投资方组建的项目建设管理单位、受委托的项目管理公司等。3.7参建单位participantunit指参与某一项目建设并对该项目质量承担特定法律责任的所有单位,主要包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。43.8项目文件recordsofproject建设项目在立项、招标投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像等形式的文件。3.9前期文件prophaserecordsofproject指工程开工以前在立项、招标投标、勘察、设计以及开工准备过程中形成的文件。3.10施工文件implementingrecordsofproject指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.11竣工图drawingoncompletionofproject工程竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.12监理文件recordsofsupervision指监理单位对项目工程质量、进度、投资、安全等进行控制的文件。3.13竣工验收文件recordsoftestoncompletion指项目竣工验收阶段形成的文件。3.14项目电子文件electronicrecordsofpeoject指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音5频电子文件等。3.15项目文件归档filingofprojectrecords项目建设单位有关部门及勘察、设计、施工、监理、设备制造、总承包等单位将项目形成并经过系统整理的文件交建设单位档案管理机构的过程。3.16项目档案archivesofproject指经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.17项目电子档案electronicarchivesofproject指具有参考和利用价值并归档保存的项目电子文件。项目电子档案由内容、结构和背景组成。3.18项目档案移交transferofprojectarchives项目竣工验收合格后，建设单位根据合同、协议或规定将有关项目档案交项目法人、生产运行单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。3.19项目全宗卷projectarchivesdescriptivefile档案管理机构在管理某一项目档案过程中形成的，以项目为单位，由说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。4总则4.1建设单位全面负责本项目档案工作，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。64.2建设单位及各参建单位应建立项目文件控制体系，并将项目文件控制纳入质量、投资、进度、安全、职业健康和环境管理控制体系。4.3项目档案工作应纳入项目建设管理，与项目建设计划和各项程序同步进行，实行全员管理、全过程管理、全方位管理。4.4项目档案应完整、准确、系统、有效、安全,满足项目建设管理和运行维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。5.项目档案工作组织体系及工作职责5.1项目档案工作组织体系5.1.1建设单位应明确项目档案工作的分管领导。5.1.2建设单位应设立与项目建设管理相适应的档案管理机构，并配备满足项目档案工作需要的档案人员。5.1.3建设单位有关部门、各参建单位应指定专人负责项目文件的收集、整理和归档工作。5.1.4档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应经过专业培训，保持相对稳定。5.1.5建设单位应建立以档案管理机构为核心，各相关部门和参建单位为基础的项目档案管理网络，建立沟通协调机制。5.2项目档案工作职责5.2.1建设单位档案工作职责5.2.1.1贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范。75.2.1.2根据项目建设管理实际情况，制定项目档案各项管理制度、管理规范、管理程序，加以监督实施并适时修订完善。5.2.1.3项目档案工作经费纳入预算管理，为项目档案工作的开展提供满足需要的经费和工作条件。5.2.1.4与参建单位签订合同、协议时，应设立专门条款，明确规定项目文件管理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、合同解除后项目文件的处置及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对施工文件完整性、准确性的审查责任。建设单位对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。5.2.1.5建设单位应将项目文件归档纳入项目建设计划、各项管理程序及相关人员的岗位职责并进行考核。5.2.1.6建设单位应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。5.2.2建设单位档案管理机构职责5.2.2.1组织实施本项目的档案工作制度和规范标准。对参建单位制定的针对该项目的文控制度、标准体系与建设单位文件管理标准体系的符合性进行审查。5.2.2.2对本单位有关部门和参建单位项目文件的收集、整理和归8档工作进行监督、指导和考核。5.2.2.3参加项目建设的重要会议、重大活动、设备开箱验收、项目建设各阶段、交（竣）工验收。5.2.2.4负责对应归档项目文件整理的规范性进行审查。5.2.2.5负责项目档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。5.2.2.6对项目管理人员和档案人员开展档案业务培训，提高实现目标的意识和能力。5.2.2.7按相关规定向档案行政管理部门和主管部门报送项目档案登记表。6.项目文件管理要求及职责6.1项目文件管理通用要求6.1.1建设单位各有关部门、各参建单位应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作。6.1.2建设单位各有关部门、各参建单位应配备符合安全保管要求的设施设备，确保项目文件的安全保管。6.1.3建设单位各有关部门、各参建单位机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件。6.1.4因一方违约或其他因素导致合同中止或解除合同的，已完工程形成的项目文件，应向建设单位或总承包单位移交。6.2项目文件管理职责96.2.1建设单位各有关部门项目文件管理职责6.2.1.1根据各自的工作职责将本部门产生和获取的项目文件进行收发、登记、积累。6.2.1.2负责本部门职责范围内形成项目文件的收集、整理和归档工作。6.2.1.3工程（技术）部门负责对勘察设计、监理、施工、检测等文件的完整性、准确性、系统性进行审核，并形成记录。6.2.2参建单位项目文件管理职责6.2.2.1编制项目文件控制体系相关文件，报建设单位档案管理机构审查。6.2.2.2按合同或协议约定负责所承担工程或任务文件的收集、整理和归档工作。6.2.2.3监理单位负责对施工文件的完整性、准确性、系统性进行审核，并形成记录。6.2.2.4项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。7制度体系建设7.1项目法人机构组建完成后，应及时制定项目档案工作制度和项目文件管理制度，在实施过程中及时调整、补充和完善。107.2项目开工前，建设单位应编制项目文件管理规范，经建设单位有关职能部门、质量监督单位及设计、施工、监理单位专家评审通过后由建设单位签署发布。项目文件管理规范应包含下列内容：a）项目文件格式、纸张质量、编制要求、编制方法、编号体系及文件的登记、分发、归档要求等。b）竣工图的编制主体、编制程序、编制要求。c）图像电子文件和视频电子文件的拍摄主体、拍摄阶段、拍摄内容、拍摄范围、节点（部位）、技术参数、并制定相应的程序文件。d）项目文件控制体系的运行机制。（动力机制、约束机制、反馈机制、持续改进机制）7.3建设单位应制定项目档案管理办法、项目文件形成和归档的控制措施及项目档案的保管、保密、利用等制度，并根据国家或行业的项目档案规定制定项目档案分类方案、归档范围、项目档案整理细则等技术规范。项目档案分类方案应与项目档案接收单位的分类编号体系相一致。7.4各参建单位应依据建设单位的项目文件管理规范制定项目文件控制体系文件。8项目文件管理8.1项目文件形成118.1.1建设单位及各参建单位应按照国家或相关行业要求编制项目文件。项目文件应符合国家或行业有关项目管理、勘察、设计、施工、监理、检验、检测、鉴定等方面的技术规范、标准和规程的要求。8.1.2项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号和签字盖章手续完备，并满足耐久性要求。8.1.3归档的项目文件应为原件。因故无原件的，应归具有凭证作用的复印件。8.2竣工图编制8.2.1竣工图的编制要求8.2.1.1各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。8.2.1.2竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。8.2.1.3按施工图施工没有变动的，可由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。8.2.1.4一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。128.2.1.5涉及结构形式、工艺