文书档案归档制度

1西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。第五条归档范围详细如下：2一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。这些文件来自三级行文机关。（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。2、发文。一般有两种形式。一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。另一种是便函形式发出去的文件。另外还有其它形式的发文。无论哪一种形式的发文，凡是反映本单位工作活动和历史面貌的，具有查考利用价值的文件材料，都属于归档范围。收发文中强调：本机关的请示和上级机关批复；下级机关请示和本机关批复一并归档。二、会议文件材料：包括会议通知、议程、名单会议报告、领导3讲话、总结、决议、纪要、会议纪录、简报、讨论文件，主要经验材料，重要照片、录像等。1、本单位领导参加上级机关召开会议带回来需要贯彻执行的文件材料。2、本单位召开的党代会、团代会、工代会形成的文件材料。3、本单位及业务部门召开的综合性和专业性工作会议的文件材料。4、本单位党政领导办公会、民主生活会记录。以上会议文件材料，凡能反映本单位的工作活动并具有查考利用价值的，都属于归档范围。三、介绍信、便函存根本单位办公室或各业务部门开具的、介绍信、便函存根，都属于归档范围。四、本单位和有关单位签订的合同、协议书。五、人民来信来访。主要是反映贯彻执行党的方针、政策、重要的发明创造，合理化建议及检举，控告重大事件及处理结果。六电话记录、电报。很多重要活动是通过电话进行的，所以对于电话记录，电报底稿，凡是反映本单位工作活动具有查考利用价值的，都属于归档范围并同有关材料放在一起整理归档。七、本单位临时机构形成的反映单位工作活动并具有查考利用价值的文件材料。八、本单位大事记、机构演变、重大活动照片、录音带、录像带、4编辑出版物、简报等。九、“帐外文件”：1、是指领导在公务活动中形成的重要信件、出国、出外开会带回的与本机关有关的，有保存价值的文件材料。2、是指本单位工作人员外出学习考察、调查研究、参加上级机关召开会议等公务活动带回的与本机关业务活动有关的，有保存价值的文件材料。主些文件材料，虽未经文书处理登记，也属归档范围。第六条不归档文件材料的范围一、重份文件，包括一式多份的收交及本单位印制的复印的多余文件材料。（注意：要将有领导批示东有其他承办标记说明的一份文件材料归档。多余的不归档）。二、事务性，临时性的没有查考利用价值的文件材料1、召开一般业务会议的临时通知。2、催要总结、计划、报表的函件。3、不相隶属机关的干部任免到职及机关驻地迁移，启用印章的通知。4、了解工作，接洽业务的介绍信。5、不属于本单位主要职能活动的事务性临时通知（如卫生检查、节假日通知等）。三、上级机关、任免奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅不需办理的文件。四、上级机关征求意见未定稿。五、未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效的文件，一般性5文件的历次修改稿。六、本单位内部互相抄送的文件材料。七、参加非主管单位召开的会议带回的不需要贯彻执行无查考利用价值的文件材料。八、下属单位送来的一般报告或不必备案的文件材料。第三章归档时间第七条归档时间，指文书处理部门或业务部门向档案移交档案的时间。归档时间一般定为：次年三月份开始至六月底以前，文书部门或业务部门将一年形成的文件材料收集齐全，经过整理、组件、装盒、编制目录向档案室移交。对于内部机构简单的小立档单位，文书和档案工作由一个兼的单位，如二里河矿、东塘子矿等，对办结完毕的文件。可随办随归。第四章归档要求归档要求，即归档文件的质量要求，是指对归在系统性，完整性和技术加工方面的要求。根据《机关档案工作条例》、《机关档案业务建设规范》及最新颁布的《归档文件整理实施细则》。陕西省统一实施的《归档文件整理办法》等有关文件规定，档案室一般不接收未经整理的零散文件。归档文件必须是经过文书东业务部门进行收集、鉴定、分类、装订、排列、编号、编目装盒等环节形成的有紧密联系的保管单位。归档文件的质6量直接影响档案室工作的质量。第八条一个年度的文件材料按照归档范围收集，要做到齐全完整。归档文件必须保证质量，符合要求。第九条分类符合标准。采用年度一机构（问题）一保管期限分类法。要求分类要做到前后一致。例：年度—机构（问题）—保管期限分类2000—办公室—永久、长期、短期2000—档案—永久、长期、短期第十条归档文件整理的原则是遵循文件的形成进修生和特点，保持文件之间的有机联系，区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。保管期限不一致的文件材料一般不得组成一盒。第十一条归档文件整理：是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，是之有序化的过程，归档文件的整理单位是件。第十二条在归档文件材料中，要求将有紧密联系的文件材料放在一起或组成一件。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，可单独为一件）；正文与附件为一件；文件附有文件处理单，拟办单或领导批文的、签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表名册、图表等可按其本来的装订方式一册（本）为一件；来文与复文（如：请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）为一件。第十三条录音带、录像带、照片与光盘等与其它文书档案一起整理，并用文字标出摄像或录音（像）的对象的对象、时间、地点、内容等。分别保存。7第十四条对归档文件材料的一些具体要求。一、不同年度的文件一般不得放在一起，一般文件应归入写成年。但跨年度的请示与批复，应归入批复年，没有批复的归入请示年；跨年度的会议文件归入开幕年；跨年度处理完毕的文件或案件归入办结或结案年。二、年度计划、总结、报表、预决算等应归入针对年。多年的规划归入针对的开始年；多年的总结归入针对的最后年；总结和计划写在一起的归入总结针对年。三、转发或批转文件，翻转文件，转发单位在转发文中有具体要求的，可按转发时间归档。如无具体要求，应按原件发文时间归档。四、临时机构在工作中形成的文件，可分开年度归档，形成的文件数量不多，也可归入工作进行的主要年度。第十五条归档文件的排列，是在分类方案的最低一级类目内保持文件之间的有机联系，按事由结合时间重要程度等排列。一、同一事由内归档文件的排列。按文件形成的时间先后顺序，或按文件的重要程度排列。（事由可以指一件事，或一个问题，或一般较紧密工作的自然流程等）。二、不同事由内的归档文件排列。按不同事由办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。三、密不可分的文件排列。要求批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后，结论性材料在前，依据性材料在后。四、会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。因帮未及时归档的文件，可将其排列在相应类别的最后。8第十六条归档文件材料应按排列顺序依次编制页号。号码用铅笔书写。盒内凡有文字的每页材料都必须编制页号，空白页不编号。号码位置在材料正面的右上角，背面的左上角号码要清晰可见。第十七条填写归档文件（移交）目录一、归档文件目录项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。（一律采用打印的归档文件移交目录一式三份）1、件号，指室编件号，即归档文件分类方案最低一级类目内的排列号。如采用年度—机构（问题）—保管期限分类时，保管期限为最低一级类目，室编件号方法为：2000—办公室—永久……短期……。2、责任者，文件的发文机关或署名者。填写时应写全称或通用简称，不得填写“本单位”“本队”等。3、文号、即发文号填写时要照抄袭照录，不得省略。4、题名，即文件标题。一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录；并列题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，如“通知”，应补充拟写题名，并加〔〕；有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，名加（）。5、日期，即文件的形成日期（落款日期），填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补日，如2003年3月16日，可标注为20010316。6、页数，填写每一件归档文件的总页数。凡有文字。图表的页面为一页，空白页不计。请示与批复，正本与定稿等作为一件的统计页9数时应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。7、备注，填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏标“*”将具体内容填入各考表中。二、归档文件目录格式如下：件号责任者文号题名日期页数备注第十八条填写备考表备考表放在盒内所有文件之后。归档时，由负责整理该盒归档文件的人员填写、归档后，盒内文件变化情况由档案人员填写。备考表的填写：1、盒内文件情况说明，填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集齐全完整程度，有否字迹模糊，缺损等，整理完毕后有否修改，补充、移出、销毁。2、整理人，填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。3、检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4、日期，填写归档文件整理完毕的日期。第十九条归档文件装盒。按件号顺序将归档文件装入档案盒；装盒应与分类方法一致。不同类别的归档文件，不得混装在同一盒中。第二十条文件归档。由文书、业务部门文件的整理人将盒装文件向档案室移交。10第五章归档手续第二十一条移交手续，就是归档工作中规定的文书、业务部门向档案室移交的交接手续。由文件的整理人提供归档文件移交目录一式三份，档案室根据归档文件目录对文件进行冰遂件清点，检查归档文件整理质量，核对移交目录，确定归档文件与归档文件目录相符后，交接双方在移交目录备考表上签名。移交目录一式三份，分别留存备查。其中一份退还移交单位保存。第二十二条归档文件的编号，是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。即盖归档盖。由档案人员在每件归档文件首页上端空白置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限，件号等必备项，并可设置机构（问题），每份文件的总页数等选项。各项内容必须按规定顺序填写。1、全宗号，是档案馆指定给立档单位的编号。一般空留。2、年度：指文件的形成年度。一般采用四位阿拉伯数字表示。3、保管期限，填写由文书、业务部门在整理文件时给归档文件划定的保管期限。保