机关实物档案管理规范

机关实物档案管理规范主要内容•归档•整理•保管•利用•移交进馆归档范围—总体要求•凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围应进馆实物档案归档范围•本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾•本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等•本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品•其它有重要保存利用价值的实物非进馆实物档案归档范围•本单位获得的除进馆范围之外的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等•本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品•其它有一般保存利用价值的实物归档要求•实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人•归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明•归档的实物档案应保持整洁、无破损归档—移交接收•各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求•移交实物档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字整理—分类•实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别整理—编号•实物档案按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排列•实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号•实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴归档章，平面实物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底部整理—编号•归档章项目应用阿拉伯数字填写•书写材料应符合档案管理要求全宗号目录号案卷号整理—编目•实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录•包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年度、期限、类别、备注等•期限：暂空•类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品等保管•对实物档案应定期清点，做到帐物一致，移出档案室必须要履行签字手续•实物档案应保持整洁，定期除尘•存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂•实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按规范要求整理•奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管利用•利用实物档案必须严格履行登记手续•利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用•归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任移交进馆•属于进馆范围的实物档案，应随本单位其他门类档案定期向档案馆移交•实物档案移交进馆时，一并移交下列材料•机读实物档案案卷目录•计算机打印实物档案案卷目录三套•进馆说明（全宗指南）课程结束