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沿海集团作业规则行政板块名称档案管理规范编号AR302编制/修改审核审批页码第1页共5页版本一、档案的分类：1、档案按目录索引划分：（1）总目录（2）分目录（3）子目录2、档案按经营业务类别类别划分：投资类、设计类、工程类、行销类、成本类、物业类、行政类、财务类、人力资源类、综合类3、档案按管理类别划分：3.1内部管理文件；3.2外部文件。4、档案管理目录索引：4.1投资类子目录4.2设计类子目录；4.3工程类类子目录；4.4行销类子目录；4.5成本类子目录；4.6物业类子目录；4.7行政类子目录；4.8财务类子目录；4.9人力资源类子目录；4.10综合类子目录；注：各地区公司可根据项目具体情况增加子目录细项。沿海集团作业规则行政板块名称档案管理规范编号AR302编制/修改审核审批页码第2页共5页版本二、档案的建立：1、案登记簿的设置：1.1总目录登记薄：总目录登记薄要求设内部管理文件登记薄和外部收、发文登记薄分别进行记录，内部文件登记本代码用“N”代表内部管理文件，外部收、发文登记本代码用“W”代表外部发文文件。1.2分目录卡片：分目录卡片用以做各分目录类之间分隔，以便于查找。1.3子录档案登记表：子目录档案登记表附于各个档案袋内或档案夹内的文件上，每份入档案袋或档案夹内的文件必须按顺序登记入表。2、档案存放排列：2.1档案柜中文档需按专业分类、区或段划分排列，如：投资类、设计类、工程类、行销类、成本类、物业类、行政类、财务类、人力资源类、综合类。2.2按（1）中每区段再划分：内部收、发及备查和外部收、发文。2.3按（2）每个区段内以分目录的分类划分文件摆放的位置。2.4以子目录的分类设置档案文件袋或文件夹，附上子目录档案登记表。沿海集团作业规则行政板块名称档案管理规范编号AR302编制/修改审核审批页码第3页共5页版本三、存档要求：1、按子目录设档，每个子目录都能在分目录中找到它的归类。2、各职能部应按其专业类的档案目录索引建立本部门的资料档案。3、各经办人于收到各类文件、资料（含计算机移动硬盘、优盘、软盘等）的第一个工作日内，将文件或资料复印一份留本部门备存档（投资发展部中除外）同时办理文件移交手续将正本交“公司档案管理员”存入档案。4、各项目公司行政人事部指定专人（非专职）、专柜对公司档案进行严格管理，各职能部门指定专人（非专职）设专柜对部门文档资料进行严格管理。5、行政主管要求按投资、设计、工程、行销、物业、成本、行政、人力资源、财务、综合管理等目录索引分别建立公司档案管理。各职能部门按专业类子目录根据工作需要用复印件备存档案一份，所有文件正本都要求存在公司的档案内。6、特殊存档规定：6.1人事档案、工资类文件等保密文件由人力资源经理亲自保管。6.2工程施工现场日志、签证、图则等一切原始施工过程技术经济资料存工程部，直至项目竣工后再列详细清册，并办理档案移交手续，由投资发展部总经理、工程部高级经理分别办理接收和移交签名手续，行政工作员工归档管理。工程部资料管理员应根据工程技术档沿海集团作业规则行政板块名称档案管理规范编号AR302编制/修改审核审批页码第4页共5页版本案管理流程及《工程技术档案、清单与建档要求》作业指导书进行档案管理。6.3财务报表报项目总经理的一份看后存公司档案内，财务不再另交投资发展部的公司档案员一份。6.4财务账本及凭证在项目完工后的当年年底全部交行政工作员工存档。无开工项目公司的账本及凭证，每年末交行政工作员工存档。6.5项目竣工交付使用，由投资发展部委托工程部办理竣工资料及各类设备清单及保修合同等资料移交物业管理公司为接收单位。投资发展部、工程部、物业管理公司总经理都要在移交表上签名对交接资料负责。7、所有的文件包括图书档案要求按档案目录索引系统分类，编号按顺序登记归档。已编号登记入档的文件发生丢失要追究管理员的责任，给公司造成损失者按集团奖罚条例执行。8、每年要进行一次档案整理，装订成册归存。四、借阅规定：1、未经地区各部门高级经理或地区总经理批准，任何人都不得借阅、借用、复印公司档案。集团总部秘书、各部总监秘书、地区总经理秘书分管档案的查阅、借用、复印应分别征得总裁、执行总裁、知识总监、财务总监、人力总监、工程总监、设计总监、投资总监、行销总监、地区总经理同意，方可查阅、借用、复印。沿海集团作业规则行政板块名称档案管理规范编号AR302编制/修改审核审批页码第5页共5页版本2、文件档案、公司印鉴的借阅、借用、复印，要求档案管理人设立“档案借阅登记本”和“印鉴使用登记本”进行登记，每年作一次清理并同当年装订成册的档案一起归档。3、档案管理人员违反规定造成公司档案遗失或公司机密泄露的追究其工作责任，并按集团奖罚条例执行。五、各公司要编制档案管理实施细则并报集团发展管理部备案。