照片档案管理规范

照片档案管理规范一、概念介绍•1、照片档案•国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。•2、芯页•用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。二、照片档案管理现状•国家关于照片档案的管理规范国家技术监督局2002年批准发布国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002•照片档案存在的问题：1、收集不全。2、整理凌乱。3、装具混乱。尤其是收集不全的问题特别突出：a材料不全b底片不全c照片说明不全三、照片档案的作用•1、历史记录的真实见证。•2、维护单位利益的旁证。•3、基建维修的依据。四、照片档案的收集•1、范围(七个方面)•a本单位各种重要工作会议的照片。•b领导人、人民代表、著名人物等参加本单位或本地区有关的重大公务活动的照片。•c本单位组织或参加的重要外事活动的照片。•d记录本单位或本地区重大事件(反映主要工作职能工作成果)、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片•e本单位获得各种荣誉的照片。•f与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基建档案的补充)•g其它具有保存价值的照片。•2、归档时间a随时归档（重大活动）b定期归档（平时活动）c阶段性工作结束归档3、归档要求：属于收集与归档范围的照片应按照规定定期向档案机构或档案人员移交，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。a底片、照片、说明三者齐全b底片与照片影像相符c注意画面形象d有选择性的归档e对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。注意：主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。五、照片档案的整理1、照片档案的整理原则。有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的原则。照片档案分为照片和底片两大部分，底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。•2、照片的分类照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—问题分类，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限—问题—年度分类。分类方法要保持稳定。•3、照片的排列在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间。•例：保管期限—年度—问题•永久—2006年—河北省档案工作会议(1-12)•河北省重点工程档案工作会议(13-25)•例：保管期限—问题—年度•永久--ⅩⅩ案件—2006年(1-10张)•2007年(11-29张)4、照片档案的编号A照片的编号•照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码•格式一：全宗号-保管期限代码-册号-张号•格式二：全宗号—保管期限代码—张号B底片的编号•1)、与照片分别编号法（必须相互填写互见号）•2)、与照片合一编号法•底片编号格式：全宗号—保管期限代码—张号•全宗号：档案馆给立档单位编制的代码•保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表“永久、长期、短期”（照片档案规范还未修改，建议采用数字代码）•册号：在保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号•张号：格式一中的张号是指在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号照片编号举例：•格式一如：107-1-1-1(张家口市档案局,永久，第1册，第1张照片）107-1-2-1（张家口市档案局，永久，第二册，第1张照片）•格式二如：107-1-1（张家口市档案局，永久，第1张照片）107-2-1（张家口市档案局，长期/30年，第1张照片）5、照片的入册•1）照片册一般由297mmX210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。•2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。•3）大幅照片的放置对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。6、照片底片档案的装具式样•照片档案的案卷格式•1、封面，芯页，内封面。•2、内封面的填写。•档号、案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限。7、单张照片说明的填写•说明格式•题名：•照片号：•底片号：•参见号：•时间：•摄影者：•文字说明：•说明的内容•题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地点、事由等要素尽可能齐全。照片号：107-1-1-1底片号：107-1-1参见号：文书档案107-2007-Y-12科技档案G-J-21摄影者：一般写个人必要时可加单位。摄影时间：用八位阿拉伯数字年月日，即19991025。文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。8、大幅照片说明•单张照片的说明，可根据照片固定位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。•大幅照片可另附纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明存放位置•对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中9、编组联符号组联符号：同组中的每一张照片均应在单张照片的左或右上角标出组联符号•组联符号按组依次采用“①”、“②”…例：1--①、2--①、3--①（即前三张是第一组）、4、5（第4、5张为单张）、6--②、7--②、8--②（第6、7、8张照片为第二组）组联符号不宜越册•组合照片说明1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可以从简。2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量4）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。10、照片册的背脊全宗号保管期限册号起止张号全宗号107保管期限永久册号1起止张号1-30上部贴四线格标签。•标签格式及填写方法。案卷背脊粘贴标签。Addyourtitle•11、卷内目录的填写。•照片号、照片题名、拍摄时间、页号、底片号（可填光盘号）、备注。六、底片的整理详见《照片档案管理规范》GB/T11821-20021、底片可不分类。2、底片的组卷。3、底片按时间先后排列编号。4、底片芯页。5、底片编号见第五部分七、数码照片的管理1、确保数码照片的真实性、完整性、有效性•档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。•数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。•在每次拍摄工作完成后，三日内将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。•通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，进行分类、整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。•注意采集并保存在拍摄时由数码相机自动生成的EIXF文件（照片元数据）。对数字照片进行复制、迁移时，不应将EIXF文件与数字照片相分离。2、数码照片的收集整理•数字图像的归档可分两步进行，对实时归档的先做逻辑归档。然后再定期完成物理归档，刻录到光盘•平时存放在电脑硬盘中，设置相应的目录夹。•归档时每一年度的数码照片刻录成一张光盘，给一个光盘顺序号。•每次活动设一子目录，选几张代表性的，冲印成照片做成照片档案。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。•数码照片分辨率最起码要达到1280dpi*960dpi以上，采用光盘介质bmp或jpg格式。•△每个文件夹赋予一个文件名•△文件夹名必须具有惟一性•△以年度或项目代号作为文件夹名•文件夹命名：例一2006年照片•例二HC.621HC海沧大桥项目档案，621工程科研实验类•�文件夹内的每张照片要有简单的文字说明•�在文件夹内添加“文本文档”，在“文本文档”内填写照片档案总说明。•利用MicrosoftofficePowerPoint软件(幻灯片)将数码相机拍摄的影像分类后创建和编辑成幻灯片，添加上相关事由、时间、地点、人物、等文字说明。•然后再刻录成光盘。此方法包含照片、文字说明，与实体照片档案整理的排序一致。编辑的幻灯片能利用计算机实现快速检索（只要在编辑工具栏—“查找内容”项输入关键词就能找到所需的照片档案）3、数码照片的编号•数码照片档案编号：文件夹内每一张数码照片按其排列顺序编号。照片号格式为：全宗号—年度—保管期限代码--张号例：107-2007-Y-0008（张家口市档案局2007年永久第8张照片）•数码照片做在照片档案中时，在底片号一栏填写：光盘号+目录顺序号+照片号。•比如：GP.1.2-3•其中GP指数码照片刻录成的光盘，1指某一年度，2指该年度中的第二次活动，比如职代会。--3是指照片号，该活动中的第三张照片。•4、编制数码照片目录编号填写：光盘号+目录号标题：即每一次活动的时间、人物、事件名称编号标题照片张数编制保管期限备注部门日期年月日GP.1.12007.1.17省教育厅高红处长检查教学工作10GP.1.22007.2.8学校召开职代会，王芳校长主持，市教育局李玉副局长到会15GP.2.1GP.2.25、光盘封面•存储数码照片档案的光盘盘面及包装盒应刻制或贴有识别光盘的统一规格的标签。•编制光盘封面，填写相关内容说明(应包括：全宗号、光盘号、套别、全宗名称、形成时间、张数、制作单位、制作日期、保管期限、审核人、光盘种类等)•光盘封面内容与盘内内容要保持一致•全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号•套别：用大写英文字母A、B、C表示。A表示查阅利用；B表示封存保管；C表示异地保存•全宗名称：本单位全称或规范性简称•形成时间：光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月，用6位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，起始年月和终止年月中间用“—”分隔，•如：200701—200712•张数：盘内数码照片的总数•制作单位：光盘制作单位的全称或通用简称•光盘封面•制作日期：数码照片档案刻录到光盘上的日期。包括年月日，用阿拉伯数字八位数标识。如：20080709•保管期限：光盘内存储的数码照片档案的保存时间。•审核人：负责检查光盘存储质量的人员姓名•光盘种类：光盘的类型如：CD-R、DVD-R等八、照片档案的保管•表1推荐的存贮最高温度和相对湿度•底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。•贮存柜架：底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。•贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。•照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。•接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘。•底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。•珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。•每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。