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0行政办公制度(试行)目录会议管理（暂行）规定.....................................1办公用品管理（暂行）规定.................................4档案管理（暂行）规定.....................................7公务车辆使用管理（暂行）规定............................10印鉴管理（暂行）规定....................................15网络管理(暂行)规定......................................18公务接待工作（暂行）规定................................24出入门管理(暂行)规定....................................27警卫保安人员工作（暂行）规定............................29消防安全管理（暂行）规定................................32合同管理（暂行）规定....................................35公文管理（暂行）规定....................................411会议管理（暂行）规定第一章总则第一条为提高公司各类会议的组织、管理与服务水平，确保会议决议（决定）的贯彻执行，特制订本规定。第二条本规定适用于公司各项例会、部门会议、员工大会及培训会议。第二章会议类别第三条会议分类（一）会议依周期分为两类：1、定期会议，也称例会，指公司及各部门按规定定期召开的会议。2、不定期会议，召开会议的时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议。（二）会议依性质可分为六类：1、说明型会议，是指向与会者宣布或说明，某些消息或资讯，并答复疑问的会议。2、讨论（学习）型会议，是指与会者相互交换彼此知识、经验、看法的会议。3、指导型会议，是指会议前已经有结论，与会者进行讨论，由主持人引导做出与会议负责人同样或更好的结论。4、研讨型会议，是指就同一问题，征询实用意见，使每一位与会者都能把会中意见或资讯运用到工作中。5、决策型会议，是指由特定管理人员组成，针对特定的问题，提出解决的方案，形成共同认知的结论，会议应在与会人员充分发表意见和看法的基础上做出相应的决策。6、综合型会议，是指让与会者对组织的目标与企业内、外环境2提出意见，然后把这些意见加以整合，减少彼此在认识上的差异。（三）会议的提出：1、定期会议一般由总经理根据公司组织机构和总体经营发展的需要提出，各部门按照事先约定的会议时间、与会人员、会议议程及要求进行参会准备，如因特殊情况，另行通知说明。2、不定期会议的召开由会议组织部门根据工作需要和会议内容向综合部提出，综合部协调会议室或派员参加。第三章会议的组织、服务与管理第四条会议的筹备（一）会前准备：（责任部门）1、确定会议主题；合理设置会议议题；拟定会议议程，确定会议时间、地点以及与会人员；到综合部确认会议室使用情况。2、布置会场：根据会议的性质和与会人数来调整会议场地；安排座位，准备白板、白板笔、投影仪等设备。3、会议通知：分为书面通知和口头通知两种。会议召开前至少提前半小时通知参会人员。与会人员接到会议通知后，针对会议主题准备好相关会议资料及会议发言提纲，合理安排时间参加完会议。4、准备会议材料：会议发起部门工作人员负责协助会议主持人或与会者准备会议报告、参考材料、数据、电子文件、实物、会议通知等。与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。5、综合部必须会议前15分钟准备相应资料及仪器，并检查会议室相关配置情况。如有会议变更，须做好相关解释工作，方可延期或取消。（二）会场过程服务：1、会议接待与签到。应安排人员提前15分钟钟到会议室组织参会人员签到、领取会议资料，准确统计会议人数；安排会议记录、拍照或摄像等服务。2、会场服务：分发会议文件和材料；内外联系、传递信息；维持会场秩序；处理临时交办事项。在公司外部召开的会议，需准备好会议用餐、交通、住宿等服务，3相关事项按照公司的预算标准安排（如：车辆、烟、茶水、水果、鲜花、纪念品等）。（三）会议纪律：1、各参会人员需提前10分钟到会议室，对照席牌对号入座。如有急事不能参加会议，必须提前向会议组织部门请假并安排本部门其他人员参加，确保信息得到有效沟通及传达。2、参会人员进入会议室前，应将随身携带的手机铃声调到振动状态，开会途中有需要接听电话需到会议室外接听，长话短说，离席时间不得超过５分钟。3、开会途中如有急事需要离席，必须向会议主持人请假，事情处理完必及时回到会议中。4、依次发言，不得无理打断他人发言，应精简并注意语调。（四）会后跟踪1、会议组织部门负责跟踪《签到表》签到情况，并整理《会议记录》会签后复印分发至各参会部门。总经理办公会或行政办公会议由综合部负责编写会议纪要；股东会、董事会会议纪要由董事会秘书组织编写；其他部门会议由会议组织部门编写会议纪要。2、会议总结，对整个会议组织、服务工作进行全面的分析和总结，做出客观评价，肯定成绩，找出缺点和不足，并加以改进。3、会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全，按照一会一卷的方法设立案卷，并加以保存。第四章附则第五条本规定的解释权归公司综合部，自发布之日起执行。4办公用品管理（暂行）规定第一章总则第一条为节约成本，提高工作效率，规范办公用品管理流程，倡导勤俭节约、优质健康、绿色环保的现代办公行为，制定本规定。第二条公司办公用品由综合部集中管理，统一采购、发放、回收、处理。第二章办公用品的分类第三条办公用品分类1、固定资产类：如传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。2、非消耗性类：如办公桌、椅，计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。3、消耗性类：如笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。第三章办公用品的采购与领用第四条采购计划：综合部根据公司的收益以及各部门需要办公用品的实际消耗情况，本着厉行节约的原则，列出年度办公用品费用计划。1、固定资产及非消耗性办公用品的申购，先请示报总经理批准。2、消耗性办公用品，各部门根据使用情况，每月25日前报下月领用计划，部门负责人审批后报综合部汇总，综合部经核对领用计划、台账和库存后，报采购计划，经总经理审批后统一采购。3、各部门未经批准不得自行购置办公用品，如因出差工作需要在外购置了办公用品，回公司后应及时到综合部办理入库、发放手续，否则财务部不予报销。第五条采购、入库、发放程序：（一）采购：综合部列支计划单----主管领导审批----借款购置。1、办公用品采购由综合部坚持比价采购、货比三家的原则，选5择性价比最优的供应商，采取即时供应、不间断配置。2、临时急用品可根据实际需要及时采购，日常办公用品每月可适时少量库存备用。3、对数额较大办公用品的购置，采购单位价值500元以上或批量价值5000元以上时，经总经理批准后方可购置。（二）入库：采购物品分列造册---填入库单----综合部负责人签字----库房管理员签字----入库。综合部对所购置的各类办公用品要建立台帐，做好物品购置、登记入库工作，切实做到帐物相符，服务热情周到，不得因个人原因而影响各部门正常办公。（三）发放：部门填写领料单----部门领导审批----综合部负责人审批----库房管理员签字----发放。1、各部门领用办公用品需认真填写《办公用品领用单》，一式两份，一份本部门留存，一份作综合部发放登记台账，备齐分发给各部门领用人。2、新员工入职时，所属部门提出领用办公用品申请，按上述流程办理；员工离职时，应将管理性消耗品办公用品交回综合部。3、每月25日申请办公用品按需领用。领取后发现不适用或未用完部分，由综合部统一调换或回收。第六条办公用品分为“个人领用”与“部门领用”。“个人领用”系个人使用保管用品，如原子笔、笔筒、文件架等；“部门领用”如桌、椅、衣架、文件柜、档案柜、保险柜、电脑、计算器等。第七条低值易消耗类及计算机耗材可依据以往经验，设定领用管理基准，随部门人员的工作状况调整发放时间。第八条管理性消耗类办公用品（如计算器、文件架、剪刀等）应限定使用时间及使用人员，自第二次发放起，必须以旧品替换新品。第四章办公用品的管理第九条办公用品管理：1、固定资产类：由综合部进行编号管理，制作固定资产台帐，定期与财务固定资产账面相核对；日常管理坚持谁领用谁负责，出现6损坏或故障应及时向综合部报修；公司公共用品由综合部负责。2、非消耗和消耗类：由各使用部门或使用者个人管理，严禁私用；如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购；员工离职或调岗前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由综合部确认。第五章费用管理第十条电话通讯费开支标准1、公务固定电话只限于办公使用，实行最高限额，全年通算，超支部分从使用电话部门负责人工资中扣除；特殊情况另定。费用标准如下：类别单位话费开通国内长途部门办公室元/月200部门办公室元/月1002、因工作需要配置的传真机，要限定使用范围，发送传真须经部门负责人同意，并做好登记记录，最高限额为200元/月。第十一条费用交纳公司固话费用：由综合部统一管理，于每月25日以前统一缴纳。第十二条固定电话的使用1、公司领导办公室固定电话开通长途功能。2、部门负责人办公室固定电话根据实际需要开通长途功能。3、公司各部门办公室按需配备电话机，根据实际需要开通长途或市话功能。4、传真机、国际直拨电话指定专人管理，对器具的维护、安全使用、费用包干等负责，并保证传真机始终处于自动接收状态。第十三条损坏赔偿1、员工故意损坏办公用品或因个人原因遗失的，按原价赔偿；2、非因个人原因造成办公用品的损坏，由公司负责维修或更换。第六章附则第十四条本规定解释权归综合部，监督部门为财务部。第十五条本规定自发布之日起执行。7档案管理（暂行）规定第一章总则第一条为加强档案保密，规范档案管理工作，有效地保护并利用档案，更好的服务公司生产经营，特制订本规定。第二章档案工作范围、机构及其职责第二条本规定所称的档案是指过去和现在、公司各部门及员工从事业务、生产经营管理、公关宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件、协议、合同等不同形式的历史记录。第三条公司及各部门及员工均有保护档案的义务。第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作。第六条档案工作由总经理统一领导，综合部负责收集、整理、立卷、归档保管和提供利用等工作，并指导和监督各部门档案管理工作。第七条综合部应采用科学手段完善档案制度，确保档案安全和方便利用，逐步实现档案管理现代化。第三章档案日常管理与查阅第八条整理步聚：1、收集：每季度收集一次。文书档案类：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程（项目）卷，未竣工工程资料整理成册。2、整理：根据分类和成立时间整理。3、分类：根据区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。4、交接：档案归属部门或管理人员发生变更，需填写《档案交接清单》，并由原管理人员与现管理人员共同签字确认。第九条过程管理：1、属于公司保管的档案：财务档案、采购合同由财务部负责保管；人事档案由人事部门保管；科技档案由技术部资料室保管，文书档案由综合部保管。具体实施细则参见各部门档案管理规定。公司及各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结8束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交综合部保管，任何人不得据为己有。2、属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报综合部，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交综合部。3、归档范围：（