物业管理创优达标

物业管理创优达标罗丰良2011-5-8一、前期介入（一）、选择参评项目主要应考虑以下因素：1、委托方的要求。（地产开发商通过项目创优打造项目开发品牌）2、企业规范管理、提升品牌的自身要求。（通过项目创优，提高市场竞争力）3、企业在管项目中如有基础条件好、符合申报条件的。（创优需要良好的配套设施）（二）企业调配资源1、领导重视企业领导对创建达标工作关注、支持、指导的程度关系到创建达标的成效。2、组织保证组建创优工作小组，明确分工，责任到人。3、人员培训让每位员工都清楚创建的目的意义，明确创建达标的任务和要求，了解考评标准的内容及本人在创建工作中担任的角色。4、激励机制可采用相应的激励机制，如把创建工作成果与员工职位升降和奖金双挂钩等。（三）申报注意事项1、注意收集申报信息2、填写、呈送申报表。3、跟踪申报结果。4、逐级申报一般从市优开始，然后逐级申报。二、内部评定（一）项目内部初评1、选用初评标准参照新颁布的国家示范小区标准，同时结合本企业的检查标准进行。2、明确牵头部门牵头部门负责组织初评的实施，包括检查评估的时间、参加考评的人员、检查的内容、顺序、考评结果的汇总等。3、选定检查人员专业知识和丰富实践经验的人员参加检查。4、细致分组检查1）软件组（文件、资料、档案、培训等）2）环境组（保洁、绿化）3）设备组（强电、弱电、电梯等）4）财务组5、参评项目配合受检单位应组织人员引导和陪同检查组进行检查，并认真做好记录。6、提出整改方案汇总意见并形成书面报告，提交给企业领导和受检单位。（二）项目持续改进1、整改效果1）完全整改2）部分整改根据检查标准3）无效整改2、整改时间企业应考虑整改所需的时间，并尽量精确估计检查考评时间3、整改技术整改中应注意控制成本、质量和工期。4、二次自查通过不断的检查和整改，促进项目的持续改进，直到符合标准的要求。三、软件准备完善软件和整改硬件构成了创优达标工作的主题，这两项工作贯穿于创优达标的整个过程，但在不同的阶段侧重点不同。前期准备阶段以软件为主，后期整改和巩固阶段以硬件为主。软件包括：收集资料、引用法规、编制制度、实施活动等。创优过程中软件准备主要是迎检资料的准备，即：将考评标准的全部内容转化成相关主题的资料。在这一过程中涉及到档案整理、制度编制、文件修订、表格制作、数据处理、图文记录等。（一）要在参评项目管理人员中选择文化程度高、文字工作能力强的同志专门负责迎检资料的编制工作。（二）编制迎检资料总目录编制目录时应考虑与参评项目的类型及相应标准的要求相一致。根据物业类型不同，为了能与考评标准相对应，建议将小区迎检资料的总目录分为8册1、基础管理2、房屋管理与维修养护3、共用设施设备管理4、保安、消防、车辆管理5、环境卫生管理6、绿化管理7、精神文明建设8、管理效益（三）广泛收集资料创优资料不仅涉及到物业管理的方方面面，而且涉及到物业规划设计、建设施工、交竣工验收阶段形成的资料等。（四）细心整理资料要对照考评标准和总目录进行分类、编辑、整理、成册、归档。具体整理过程中应注意：1、电脑和软盘存储的创优资料应指定专人妥善保管，非指定人员不得随意拷贝和删除。2、应考虑人员变动因素，将创优工作向“格式”化转变，形成一套完善的资料保管系统，在人员发生变动的情况下仍能继续进行迎检资料的准备、更新工作。3、尽可能利用已有的档案资料和制度化文件（如ISO9000质量体系文件等），以减少文件资料的起草、复印量，节约时间和资源并保证清晰。4、正确识别考评标准中的硬件与软件检查范围，目录应与检查标准对应，突出检查的重点，覆盖所有检查点。5、分项目录应细分列项，可利用明显标识加以隔离，如彩色隔页纸或标签等。6、资料的复印，要注意格式规范、清晰美观，不应有破损。7、在日常填写记录时，按表格设计要求及时、准确、全面、清楚填写。8、整理、装订时，要使用统一的资料夹，每一册封面要有标识，册内的资料装订要整齐、统一、美观。9、与时间紧密相关的分项资料，如社区文化记录、业主委员会成立过程记录、员工花名册等，应按由近到远的时间顺序装订，以方便考评人员查找。四、硬件准备硬件是指软件运行的环境，包括楼宇建筑及配套设施、设备等。（一）全员参与，周密计划1、具有全局观念工作全面了解的基础上，通盘考虑，统筹安排，防止疏漏和顾此失彼。2、加强计划性根据缺陷的数量、整改难度等，分清轻重缓急，制定出详细的整改完善计划，按计划、有步骤地抓好落实。3、注意跟踪检查、督导（二）实施的细节与注意事项1、共用设备共用设备包括供电、给排水、电梯、消防、治安监控等设施设备2、供电设施设备供电设备包括进线高压电缆、高压环网柜、变压器、低压配电柜、电缆、发电机等；供电设施包括配电房、电缆井、发电机房等五、迎接考评组（一）接待工作1、全体受检人员着装要分工种统一，佩带工作证，仪容端庄，精神饱满。2、接待、汇报现场的布置要求做到整洁、明亮、宽敞、舒适，能够烘托出创建的氛围。3、考评组到达后，接待要热情，礼节礼貌要周到。（二）汇报工作汇报工作包括落实汇报人员、提供汇报材料等。1、口头汇报通常由项目主要负责人担任。（汇报时要语言流畅，条理清楚，突出重点，控制好时间）2、汇报资料包括：项目创建工作情况汇报材料创优方案创优达标资料总目录等3、汇报资料一式10~15份（三）现场陪同现场陪同人员应注意：1、分清主次（陪同人员应配合检查人员而不是引导检查人员检查）2、准确分工（针对检查人员专业分组情况，确定相关专业人员陪同并携带相关物件）3、有问必答（准确记录考评人员检查中所提到的问题，做到有问必答、有理有据、切合实际，切记不可避重就轻或信口开河。）（四）考评情况汇总现场检查结束后，考评组要向受检单位通报考评情况并提出希望和要求。此时，应安排人员进行记录。对考评人员指出的问题，必要时可适当进行解释，同时要明确表态，对考评组指出的问题提出具体的整改措施和完成整改的时限。六、迎检资料总目录一、基础管理（一）、规划要求建设，住宅及配套设施投入使用1、项目规划报建资料1）房地产开发企业营业执照2）房地产开发企业税务登记证3）房地产开发企业组织机构代码证4）房地产开发企业资质证书5）建设用地规划许可证6）项目立项的批复7）建设用地许可证8）施工许可证9）预售商品房许可证10）工程规划许可证11）供电、供水协议12）关于命名的批复13）规划图14）排水总平面图15）给水平面图16）总平面图17）红线图（二）物业竣工验收资料1城市规划局建设工程规划验收证明2建设工程竣工验收质量认定书3单体工程竣工验收证明书4消防工程消防验收申请表5公安消防验收合格证6消防安全合格证、许可证7电梯安装申请表8电梯准用证9电梯安全合格证10单体工程质量综合评定表11单体工程竣工报告12质量保证资料核查表13地基与分部工程质量核验表14排液地面无渗漏水验收记录15配套设备安装工程验收证书16通信线路工程协议书17住宅质量保证书18住宅使用说明书（三）、物业接管验收资料1管理处用房移交书2小区管理资料移交清单3房屋及公用设施等移交验收交接表4经济设计指标一览表5房屋权属一览表6公章移交清单7小区住宅钥匙移交清单8小区公共设施/设备房屋钥匙移交清单9小区公用场地移交清单10保安部设备移交清单11规划验收资料移交清单12小区设施设备移交清单13小区水、电、消防资料移交清单14移交图纸目录15相关资料移交清单16园林绿化资料移交清单（四）、物业管理公司资料1前期物业管理服务委托合同2物业管理公司简介3物业管理有限公司章程4物业管理有限公司组织架构5物业管理企业资质证书6企业法人营业执照7企业法人代码证书(正、副本)8物业管理有限公司税务登记证9开户许可证10物业公司部门人员配置情况（按规定配置专业、职称人员）11物业公司部门设置及职责说明12年度工作总结及工作计划13管理处照片14管理处管理用房统计表15管理处固定资产统计表（五）前期物业管理服务委托合同1《物业管理条例》2前期物业管理协议（六）物业管理服务协议1室内消防责任书2管理公约（临时业主公约）3用户手册4业主及家庭成员登记表（七）维修基金管理资料1关于印发《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》的通知2住宅共用部位共用设施设备维修基金收集、管理办法3建立物业管理维修基金的具体使用实施办法4维修基金具体续筹管理办法5维修基金收取收据6维修基金记帐凭证7维修基金入帐单8维修基金分类帐9维修基金的使用记录表10物业维修基金代收代管工作程序（八）公众管理制度汇编1管理公约（临时业主公约）2住宅使用说明书（同前）3业主入伙须知4楼宇使用及维护管理规定5安全用水、用电、用气管理规定6乘梯须知7住宅装修管理规定8业主/住户装修申请流程表9住宅装修申请表10小区有线电视、通讯、宽带管线使用管理规定11治安管理规定12小区暂住人员管理规定13消防管理规定14停车场管理规定15环境卫生管理规定16园林绿化养护管理规定17楼宇天台管理规定18商业网点管理规定19招牌、广告及公共场地、墙壁、屋面管理规定20禁止违章乱搭、乱建管理规定21饲养家禽、家畜及宠物管理规定22便民活动管理规定23会所管理规定24公共文化娱乐场所管理规定25精神文明公约26用户手册（九）业主委员会资料1业主委员会成立程序2关于成立首届业主委员会的申请3关于同意成立业主（代表）大会筹备小组的批复4推荐筹备组人员5筹备组人员业主资格公布6业主大会召开方案7业主大会议程表8第一届业主大会筹备公告9业主委员会候选人推（自）荐表10业主委员会选票11业主委员会（业主代表）投票选举委托书12业主委员会政策法规宣传资料13选举业主大会筹备小组成员及业主委员会候选人及业主委员会候选人确认的公告14业主大会筹备小组成员联络表15第一届业主大会出席办法16业主委员会选举办法17业主委员会签到表18业主大会嘉宾签到表19业主选举结果统计表20业主选举结果21公证书22业主委员会通迅录23首届业主大会照片24业主委员会章程25业主公约26核准通知成立业主委员会的批复27业主委员会第一次例会纪要28关于业主委员会办公接待办法的公告29业主委员会经费管理规定30业主委员会办公室设备移交清单（十）物业管理委托合同1物业管理委托合同（十一）创优规划实施资料1物业公司及项目简介2关于开展物业管理示范、优秀项目考评的通知3关于申报物业管理示范住宅小区考评项目的函4关于成立创建物业管理示范住宅小区领导小组的通知5物业公司各部门工作考评计划6争创物业管理示范小区的规划和具体方案7业委会关于同意物业公司创示范项目的规划和实施方案的函8争创物业管理示范小区达标整改计划9争创物业管理示范小区达标整改方案10全国物业管理示范住宅小区标准及评分细则11关于创示范小区倡议书12创建物业管理示范住宅小区资料总目录13创建物业管理示范住宅小区综合汇报（十二）管理运作制度汇编1《员工手册》2员工行为规范3员工道德规范4员工培训制度5财务管理规定6办公设备管理制度7电脑管理及操作规定8文档管理制度9办公用品领用制度10管理处值班规定11员工宿舍管理规定12员工宿舍奖罚条例13保安交接班制度14保安员24小时值班制度15工程部交接班制度116工程部24小时值班制度7对讲机使用指导书18管理处器械管理制度19管理处投诉、回访工作制度（十三）内部各岗位职责1管理处工作职责2管理处经理岗位职责3管理处经理助理岗位职责4管理事务部主管