企业行政运转系统8个基本子系统规范化管理的实施标准

企业行政运转系统8个基本子系统规范化管理的实施标准8个基本子系统：责权分解子系统、沟通鼓动子系统、计划协调子系统、跟踪控制子系统、奖罚兑现子系统、行政运转服务子系统、监察纠偏子系统、财务审计子系统。一、责权分解子系统1、内容（1）对贯彻落实决策所必须完成的工作进行清理，把决策构想计谋变成可现实操作的事务工作方案。（2）就决策的贯彻落实所必须完成的工作进行分析，根据不同工作的内容要求，选择确定能力素质相当的人员，并以一定的方式，把所要完成的相应工作，明确给这特定的人员。（3）确定承担相应工作人员的责任义务，以及承担责任的方式，以保证所要完成的工作能落到实处。（4）分析确定承担相应工作的外部条件，及资源要求，并通过一定的形式，授予承担相应工作人的对应资源的支配使用权力。（5）以责任承担情况进行奖惩约定，以使承担工作的人形成做好工作的意志意愿。2、标准要求（1）完整性要求。对贯彻落实决策的事务工作，必须进行系统全面的分析清理，保证贯彻落实决策的工作不漏项，以避免发生相应工作被忽略，而导致决策贯彻落实受阻。（2）明细化要求。对于贯彻落实决策的事务工作的责任和权力的分解，必须明确避免含糊其辞的界定，而发生责权不清，使必须完成的工作落空，或者造成上下左右对贯彻落实决策的资源支配使用权的争夺，和决策贯彻落实决策工作责任的推诿。（3）协调性要求。对于承担决策贯彻落实相应工作责任的人，对已经承担的工作责任和将要承担的工作责任，要事先进行协调，避免因为让特定的人承担的工作责任负荷超量，或者发生时间冲突而导致相应工作在时间上没有保证，而影响决策的贯彻落实。（4）能力充分性要求。承担贯彻落实决策相应工作责任的人的个人素质能力和所拥有的资源条件能充分满足所承担的工作的需要，以避免发生强人所难和为无米之炊的事情而导致决策贯彻受阻。（5）经济性要求。对于贯彻落实决策所必须完成的事务工作的人员和资源的投入，要尽可能做到恰到好处，不能因为所谓的重要而投入超过需要的人员和资源，以造成企业有限的人力资源和资本资源的浪费。二、沟通鼓动子系统1、内容（1）对决策的内容以正规准确的形式，向决策贯彻的工作承担人进行传达，让决策贯彻落实的工作承担人能全面理解决策的内涵，避免让决策工作事务承担人理解的执行，不理解的也执行的事情发生。（2）以多种多样的形式，对决策贯彻落实的作用和意义进行分析说明，让决策贯彻落实的工作承担人，理解自己所承担工作的价值和意义，以调动其努力贯彻落实决策相关工作的热情和积极性。（3）把决策贯彻落实的效果前景，以共同愿景的形式进行勾绘，让决策贯彻落实的执行人受到共同愿景的感召，以形成主动请缨，积极工作的意志意愿。（4）和决策贯彻执行人一同分析决策贯彻过程中所可能遇到的阻力和困难，并共同讨论克服阻力占用困难的措施办法，以鼓动和增强决策贯彻执行人的圆满完成任务的信心和决心。（5）就权责分析情况，对决策贯彻人进行明确的承诺，以建立内部和外部的约束。（6）对决策贯彻落实的工作责任意义作用以及决心和信心进行确认，对于重大决策的贯彻落实还要组织确认誓师大会，以真正把决策贯彻人的热情和积极性真正调动起来。2、标准要求（1）愿景化要求。贯彻落实决策需要借助指令，但指令只能是贯彻落实决策的最后途径。首要途径是让决策贯彻落实的具体工作者形成与决策所寻求的目标一致的愿景。因而任何决策都必须首先转化为共同愿景，而不能停留指令的形式上。（2）激发性要求。让人作他不愿做的事，他肯定做不好这个事。因此必须通过沟通和领导激发下属的热情和积极性，让下属主动请缨，自觉自愿地为贯彻决策而努力，把贯彻决策变成他们自己的意志意愿。避免在决策的贯彻上过分依赖于强制性的指令手段。（3）理解性要求。要下属完整地贯彻落实相关决策，必须保证他们每一个人对所要贯彻落实的决策有准确全面完整的理解，避免在贯彻落实决策上受“民可使由之，不可使知之”的专制集权思路的影响。在让人明了决策的内涵和意义之前，不能轻易下达贯彻落实决策的行为指令。（4）充分性要求。无论是对于决策贯彻人的责任权力，还是决策本身的内涵作用意义，都必须进行充分的沟通，让决策贯彻执行人充分明白自己在这一决策贯彻实施过程所肩负的责任，以及价值和意义，让决策贯彻落实决策人具有充分大的决心和信心。（5）全面性要求。对于决策的贯彻落实，承担相应工作的人，哪怕只是提供很小的支持工作的人，也都必须通过沟通，让他们明白决策的内涵意义，都对保证全面贯彻决策进行承诺，也消除决策贯彻执行过程可能发生的人为的阻力。（6）平等性要求。与决策贯彻执行的具体事务工作承担者进行沟通，必须以平等的态度和身分进行，避免所自己摆在高高在上的地位，向决策贯彻人随意发号施令，用一种简单粗暴的指令来推动决策的贯彻落实。以避免因为决策贯彻执行人，因为情感的问题，发生抵制情绪，而对决策贯彻的执行设置障碍或者怠工。（7）感染性要求。对决策贯彻落实的沟通鼓动工作，必须有具有相当的个人魅力和鼓动能力的人来承担，以通过沟通鼓动者个人的热情和魅力，产生对决策贯彻执行人的感染力，使之自动形成承担决策贯彻落实工作的积极性和热情。这也就是要求这种沟通鼓动，必须充分运用艺术的方法，避免简单粗暴的作风。三、计划协调子系统1、内容（1）对决策贯彻执行过程中所必须完成的事务工作事先进行计划，确定质量和进度，以在计划上事先进行协调，以保证决策贯彻执行的效率和效果。（2）制作决策贯彻执行工作进展的调控甘特图，通过甘特图的事务工作进行直观的协调。（3）对应于工作进程计划制定详细的资源投入预算，使资源的投入与工作进程对应起来，以保证资源投入的及时性和有效性。2、标准要求（1）全面性要求。对于决策贯彻落实的事务工作，都必须全面系统的进行计划，不能漏项，以保证计划协调的准确有效性。（2）参与性要求。计划协调工作的确定，必须吸纳所有决策贯彻执行人参与讨论，避免通过单项指令的方式来贯彻，以调动决策贯彻执行事务工作承担人自我约束，主动协调的积极性。（3）科学性要求。计划协调的方式方法，都必须选择运用一定的科学手段，避免拍脑袋想当然，来拟定决策贯彻的计划和预算，以保证计划协调的严密性和准确性。（4）适度性要求。所制定的计划，必须保证松紧适度，一方面要充分的紧，以使企业的酱的运用能形成企业的充分大的效益，同时又不能紧张过度，使制定的计划推动现实可操作性，导致计划无效，使计划成为毫无意义的空话。四、跟踪控制子系统1、内容（1）通过质量进度的定期统计，以把握决策贯彻执行的质量和进度状况。（2）进行超支式管理，让各个相应主管深入现场对决策贯彻落实工作的现场实施情况，进行检查，在保证定期统计的工作质量和进度的真实的同时，增加具体工作承担人的自我价值满足感和责任感，以强化按计划预算要求实行自我控制。（3）对决策贯彻落实的具体工作过程中，所发现的新问题和困难及时有效的研究处理，找出解决问题和困难的办法，和提供外部支持以克服困难保证具体工作能按照计划协调的要求实施。（4）对决策贯彻落实的关键性工作，进行现场办公，分析问题确定困难，找出办法，事先做好解决问题和克服困难的方案，以保证决策的贯彻实施不因此而受阻。（5）定期和不定期的举行决策贯彻执行情况的汇报或者会议，及时发现和研究决策贯彻过程中所出现的新问题，以及时找到对应解决方案，保证决策的贯彻落实。2、标准要求（1）及时性要求。对决策贯彻执行的具体工作的实施情况必须进行及时的跟踪控制，以把问题解决在萌芽状态，避免因为新问题和新困难的发生而导致决策贯彻受阻。（2）全面性要求。跟踪控制不能忽视任何一个方面的具体工作，对任何一个方面的具体工作的质量进程和可能发生的问题困难，以及已经发生的问题和困难都必须有相应的办法和措施，以保证决策的贯彻按照必须有的质量进程的完成。（3）经济性要求。跟踪控制的实施，是需要投入人力物力的，因而跟踪控制工作必须保证在一个适度的基础上进行，一方面保证跟踪控制到位，使决策的贯彻落实不会发生大的问题，另一方面，又要避免跟踪控制的资源投入大于其所减少的问题损失的情况发生。使跟踪控制的资源投入，相对于整个决策的贯彻落实，具有效益，避免过分的寻求决策贯彻工作的完美，而投入不必要的资源而进行跟踪控制。（4）形式多样化要求。跟踪控制的实施，要尽可能的采取多种形式，不能仅仅领先某一种形式手段，来保证跟踪控制的效果，尤其是要把这种跟踪控制的工作、责任广泛地分摊到不同的岗位角色身上，使上司主管职能管理和同事下属，都在跟踪控制中发挥作用，以减少因为这一工作过分集中，而带来的资源投入浪费和跟踪控制力度的降低。（5）公开性要求。跟踪控制是保证决策贯彻执行的一项重要工作，跟踪控制的实施并不意味着对下属员工的不信任，没有必要偷偷摸摸的进行，必须光明正大，以避免跟踪控制给决策贯彻执行人带来不必要的心理伤害和情感抵触。要尽可能通过正当的途径，获得决策贯彻执行工作的质量进程情况，避免听信小报告，随意猜忌下属员工。五、奖罚兑现子系统1、内容（1）对于决策贯彻执行过程中，作出特别努力和贡献的人员，及时给予形式多样的表彰奖励，以通过认同其努力和贡献，以激发更多的人为决策贯彻落实作出更多更大的努力和贡献。（2）对于决策贯彻执行过程中，消极怠工不负责任，马虎从事的事件和责任人，及时提出批评和惩处，以儆效尤，避免因为少数人的个人原因而导致决策贯彻落实受阻。（3）对照事先分析明确的责任和权力，兑现奖惩，以保证决策贯彻执行人形成一个好的积极的心态，为新的决策贯彻落实打下良好的基础。2、标准要求（1）有据性要求。无论奖励还是惩罚，都必须有事先确定的约定依据，不能随意根据上司主管的偏好，乱施奖惩，以保证决策贯彻执行人的意志行为的协调和统一。（2）严肃性要求。奖惩的实施必须严肃认真，对照事先的约定，该奖的一定要奖，该惩的一定要惩，真正做到赏不避仇，罚不避亲。以为企业的决策和决策制定机构确定其稳固的权威性。（3）及时性要求。对于决策贯彻实施过程，特别努力和特别贡献的奖励和怠工不负责任的行为的惩罚，必须在应该受到奖励和惩罚的事情发生后尽可能短的时期内，兑现奖惩，以保证这种奖罚对人的意志行为诱导的激励作用。对于决策贯彻落实后总结性的奖惩兑现，也必须限定在一定的时间内完成，以避免让人们已经忘记了该奖该惩的行为时间之后，再重提奖惩问题。（4）公开性要求。奖惩的实施，必须公开进行，该奖该惩的让所有的人都有一个评价和判断，从而达到通过奖惩来诱导所有人的意志行为选择的目的。尤其要避免暗箱操作，使奖惩失去外部监督，把奖惩的实施变成拉帮结派，打击异己的行为，以分离企业组织。（5）人性化要求。尽管奖惩两个方面对于决策的贯彻的实施，是缺一不可的，但要避免因为过多的惩罚而导致发生对立对抗，人心涣散，必须把奖惩的重点放在奖上，以奖为主，以罚为辅，以通过奖励来诱导让人们自主进行意志行为选择调整，而只有当不以惩处就达不到纠偏目的的情况下，才根据事先的约定对具有典型性的事件责任人施予惩罚，以保证决策有效贯彻的同时，增加企业组织的凝聚力。六、行政运转服务子系统1、内容（1）对决策信息的上传下达提供支持，以保证企业组织的政令发布和决策贯彻落实反馈渠道畅通，使企业组织的各级各类决策信息能及时准确地下达，并及时准确地获得贯彻落实信息反馈。（2）对各个方面提出的决策议案做出计划和安排，并在限定的时间内，送达决策机构的组成人员，以组织讨论和决策。（3）采取一些强制性的行政措施，包括通报批评、警告、记过、解聘，以保证企业组织决策的全面、完整地贯彻落实。（4）为决策信息的形成提供服务，以保证决策机构制定决策的方便和有效性。2、标准要求（1）完整性要求。对于决策信息和决策贯彻信息，必须完整、准确地进行下达上传，不允许有截留和取舍，以保证决策制定人和决策执行人都能得到完整、准确的信息。（2）及时性要求。对不同性质、不同层次的决策，设定下达贯彻落实的时限，以保证相应的单位、部门和岗位角色能及时获得决策信息，并以最快的速度付诸实施；对决策的贯彻落实信息，确定反馈时间限制，以保证决策制定人能及时地获得决策贯彻信息；对于行政手段未能纠正的偏差，限时，比如在8小时内，向决策机构提出分