关于进一步规范行政公文处理及公文格式的通知

-1-  办发〔2007〕1号关于进一步规范行政公文处理及公文格式的通知各处级单位：依据国家公文标准（GB/T9704-1999），按照国防科工委关于公文处理的具体要求，在《北京理工大学行政公文处理办法》和《北京理工大学行政公文格式》（校办字〔2001〕26号）的基础上，进一步明确以下几个方面的问题，请学校各行政单位遵照执行。一、北京理工大学公文是学校在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是学校依法行政和进行-2-公务活动的重要工具。校长办公室是我校唯一的行政公文处理的管理机构，其他各行政处级单位要在校长办公室的指导下，做好行政公文的处理工作。二、向国防科工委报送的上行文，如“请示”、“报告”、“意见”等，一律使用“北京理工大学”文头，以“北理工XX〔YYYY〕ZZ号”编排发文字号。XX为我校部门代字，YYYY为年字，ZZ为文号（下同）。各行政处级单位向学校的上行文，使用“北京理工大学××处”文头，以“XX〔YYYY〕ZZ号”编排发文字号，且不得将“请示”、“报告”、“意见”同时使用。三、向非隶属关系单位发送的外行文，一般只使用“函”这一文种，如“关于××××的函”，不得使用“请示”、“报告”等文种，且使用“北京理工大学”或“北京理工大学校长办公室”文头，分别以“北理工XX函〔YYYY〕ZZ号”、“XX函〔YYYY〕ZZ号”编排发文字号。原则上不得以行政处级单位的名义向外行文。四、涉及全校重大事项向校内公布的下行文，如决定、规定、办法、意见等，使用“北京理工大学文件”文头，以“校XX发〔YYYY〕ZZ号”编排发文字号；涉及全校一般经常性工作向校内公布的下行文，如通知等，使用“北京理工大学校长办公室文件”文头，以“XX发〔YYYY〕ZZ号”编排发文字号。®®-3- 五、除校长办公室外，其他行政处级单位一律不得以“北京理工大学××处文件．．”文头行文。确因需要向全校公布事项或安排工作，应以“北京理工大学文件”或以“北京理工大学校长办公室文件”制定公文，且由校长办公室统一编号、制作、管理。六、各行政处级单位，依据部门职能向校内公布或安排一般经常性事务的内行文，属“函”的性质，使用“北京理工大学××处”文头，以“XX函〔YYYY〕ZZ号”编排发文字号，且不得使用“北京理工大学××处文件．．”文头。七、按照“文头”与“公章”一致的原则，以“北京理工大学”和“北京理工大学文件”文头行文的必须加盖“北京理工大学”公章，以“北京理工大学××处”文头行文的必须加盖“北京理工大学××处”公章。其中，公文落款只打印行文的年月日，不再打印行文的单位名称，且公章下部边沿压住行文年月。八、以“北京理工大学”和“北京理工大学文件”文头行文，应由主管校领导审批；以“北京理工大学××处”文头行文，应由本部门处长或主管处长审批。其中，上行文应由主要领导签发，并在公文中标明签发人姓名。九、上述规范与《北京理工大学行政公文处理办法》（下称《办法》）及《北京理工大学行政公文格式》（下称《格式》）冲突的，以-4上述规十法》、《理，由行负责附  4-规范为主十、本规、《格式》由此引发责。附件：123主，其它规范自20》要求的行发的工作延1．北京理2．北京理3．北京理它方面仍遵2007年1月行政处级延误或产理工大学理工大学理工大学遵照《办月1日起级单位的“产生的其学行政公文学行政公文学行政处级二办法》、《起施行，不“公文”其他方面问文处理办文格式级单位公二○○七年《格式》执不符合本”，将不予问题，由办法公文代字年一月四执行。本规范和《予以登记由行文单位字表四日和《办记、办位自-1-附件1北京理工大学行政公文处理办法 第一章总则 第一条为使我校行政公文(以下简称公文)处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发﹝2000﹞23号），制定本办法。第二条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。 第三条校长办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管学校行政公文处理工作，并指导各院(系)、部、处级单位行政公文处理工作。各处级单位必须确定一名专职或兼职人员负责本单位公文处理工作。 第二章公文种类 第四条我校公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （二）公告 适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。 （三）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （四）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，发布规章制度。 （五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （六）报告 -2-适用于向上级机关汇报工作，反映情况和问题，答复上级机关的询问或要求。 （七）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （八）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十一）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章行文规则 第五条行文应当确有必要，注重效用。 第六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第七条同级部门可以联合行文，行政部门与同级党（群）组织也可以联合行文。 第八条属于职能部门职权范围内的事务，应当由职能部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经学校审批的事项，经学校同意也可以由职能部门行文，文中应当注明经学校同意。 第九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。  第十条属于学校行政综合事务，按职能分工以校办名义行文。属于学校重大事项或向上级部门行文，一律以北京理工大学名义行文。 第十一条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项 第十二条除学校领导直接交办的事项外，不得直接向学校领导报送“请示”、“意见”和“报告”，应按归口管理原则进行办理。 第十三条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机-3-关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另上级机关。 第四章发文办理 第十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 第十五条草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的规定、制度等，要切实可行并加以说明。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外（如三心二意），应当使用阿拉伯数字。 第十六条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报学校协调或裁定。 第十七条校内各单位制发的上行文，由该单位主要负责人或主持工作的负责人-4-签发；各部处制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。 第十八条草拟、拟改、签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用铅笔、圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。 第十九条公文正式印制前，主办部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。  第五章收文办理 第二十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第二十一条收到下级机关上报的需要办理的公文，承办部门应当行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 第二十二条经审核，对符合本办法规定的公文，承办部门应当及提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，承办部门负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 第二十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜本单位办理的，应当及时退回交办的单位并说明理由。 第二十四条收到上级机关下发或交办的公文，由收文单位提出拟意见，送负责人批示后办理。 第二十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请学校协调或裁定。 -5-第二十六条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第二十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，各单位办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第二十八条学校上级机关下达的行政公文由校长办公室负责登记、呈报、传递、催办等。 第二十九条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。 个人不得保存应当归档的公文。 第三十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 第三十一条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 第三十二条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 第三十三条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第六章公文归档 第三十四条公文由各单位指定专人统一收发、审核、归档和销毁。 第三十五条各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。 第三十六条上级机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人批准，可以翻印，翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 第三十七条公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 第三十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 -6-第七章公文办理 第三十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第四十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经有关负责人批准，可以销毁。 第四十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。 第四十二条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关却定移交、清退。 第八章附则 第四十三条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。