石家庄盈鼎行政制度

1/36石家庄盈鼎气体有限公司公司﹝2012﹞1号文石家庄盈鼎气体有限公司关于印发《行政管理制度》、《车辆管理制度》、《私车公用制度》的通知公司各部门：为了规范公司内部行政管理，提高各环节工作效率，根据盈德气体的相关文件，结合本公司的实际情况，现制订并印发石家庄盈鼎气体有限公司《行政管理制度》、《车辆管理制度》、《私车公用制度》，自下发之日起请各部门遵照执行。2/36附件:1、《行政管理制度》；2、《车辆管理制度》；3、《私车公用制度》。二O一二年五月七日主题词：规范效率制度抄送：周怀祖，张滋生，张香全，石家庄盈鼎气体有限公司行政部2012年5月7日印发3/36附件：1石家庄盈鼎气体有限公司行政规章制度第一部分行政管理........................................................4第一章公文规范管理规程.................................................4第二章会议管理规程.....................................................5第三章印章、介绍信管理规程.............................................6第四章证照管理规程.....................................................6第五章档案管理规程.....................................................7第六章合同管理规程.....................................................9第七章保密管理规程.....................................................9第八章文明办公管理规程.................................................10第九章来宾接待及参观管理规程...........................................10第二部分后勤服务管理...................................................11第一章办公用低值易耗品管理规程.........................................11第二章文印管理规程.....................................................11第三章办公设备管理规程.................................................12第四章差旅费及通讯费报销办法管理规程....................................13第五章名片管理规程.....................................................14第六章水、电、气管理规程...............................................14第七章员工宿舍管理规程.................................................15第八章员工考勤管理制度.................................................15第九章员工工作就餐制度.................................................18第十章行政日常工作.....................................................194/36第一部分行政管理第一章公文规范管理规程目的规范公文处理程序，提高管理效率和办理速度，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。文件的管理规定一、文件管理内容主要包括：各种文件资料。二、属于秘密的文件、核稿人应该标明“秘密”字样，确定报送范围，秘密文件按保密规定，由专人负责印制、报送；三、文件由行政部专人负责报送，送件人应把文件标题、报送日期、部门等事项登记清楚，并由接件人签收；秘密文件由专人按核定的范围报送；经签发的文件原稿存档；四、外来的文件由行政部专人负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门（人），不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送；五、公文签收，除写明具体收件人外，均由行政部负责人拆封；六、行政部对上级来文应及时送交相关部门（人）传阅签字，并负责回收，分类登记编号、保管。须由公司承办或归档文件，也应分别交行政部办理正常手续；七、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时交文秘进行登记编号、保管，不得个人保存；八、凡正式文件均需行政部经理根据文件内容的性质，由行政部人员分送承办阅办，为避免文件积压误事，必须当天阅完签字，紧急文件要即阅即办；九、一般函、电由文秘直接处理；十、为加速文件运转，文秘应在当天或第二天将文件送至承办部门；十一、传阅文件应该严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容；十二、阅批文件一般不超过两天，阅后签名以示负责。5/36十三、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确因工作需要，要办理借阅、复印手续，以防止丢失泄密；十四、文件阅完后，应分别送交办行政部，切忌横传；十五、行政部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函、电应立即指定专人办理，不得将文件压放分散。文件的借阅和清退一、各部门因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须经行政部经理同意后方可借阅；二、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和文件上勾划等。行政人员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作，如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者。第二章会议管理规程目的规范会议管理，严格会议纪律，提高工作效率。规定一、公司根据工作需要召开周工作会、部门工作会及专题会议；二、参会人员必须在开会前作好开会的一切准备工作，确保会议的正常召开；三、参会人员必须按时到会、签到，不得无故迟到、早退、缺席；如遇特殊情况需提前说明；四、需发言的人员应作好发言准备，要求重点突出，条理清楚，减少重复；五、会议期间应保持肃静，不得交头接耳，不得随意走动，手机应关机或调为震动，不得随意会客或接听手机；六、参会人员应作好记录；七、各种会议应由专人负责会议记录、整理；6/36八、重要会议应形成会议纪要并下发；九、会议记录、会议纪要应严格按档案管理要求分类、登记、存档。第三章印章、介绍信管理规程目的规范印章、介绍信管理，杜绝由此引起的经济、法律或其它方面的纠纷。规定一、公司印章、介绍信由专人负责管理，并安全放置，不得托人代管，不得借与他人（特殊情况除外）；二、印章的刻制、介绍信的印制必须经分管副总经理批准，不得随意刻制、印制；三、公司印章使用必须登记（由专管人员存档备查），不得随意使用；四、开具的介绍信若没有在规定时间使用，应及时退回，不得留作它用；五、印章专管人员不得在空白信笺和空白介绍信上滥盖章；第四章证照管理规程目的强化证照的管理，杜绝由此引起的经济、法律或其它方面的纠纷。规定一、公司证照由专人负责管理，安全放置；建立证照、印件管理登记册，按时进行年审年检，不得延误时间；二、确定证照、印件保管人责任，保证证照的正常使用，防止证照、印件被滥用或盗用；三、工商营业执照、组织代码证、资质证、行驶证年审年检由行政部专人负责，税务登记证由财务部专人负责；四、如工作需要须借用证照者，必须按程序填写登记册并出具借条，经分管领导签字方能借用，使用完毕后及时归还。7/36第五章档案管理规程目的确保档案的完整、系统、准确、安全；科学地开发和利用公司档案信息。规定一、档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司利益，合法权益和保留历史真实面貌的一项重要工作；二、公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是公司经济和社会活动中形成的经过立卷、归档、集中保管的文字、图表和声像等记录形成的具用备考价值和保存价值的文件和材料的历史记录；三、档案实行集中统一管理，公司行政部为档案的管理部门由专人管理；各部门均应指派专人（兼职）档案员管理本部门的档案，同时定期上报所存档案细目，并向行政部档案室移交；四、每套档案材料以每一个专项（项目）的开始为起点。在形成积累过程中必须准确反映公司各项活动的真实内容和历史过程，遵循档案材料形成规律，保持文件之间的历史联系，档案材料应收集完整，内容可靠齐备；五、凡合作（协作）专题的档案，由主持部门保持，协作部门将承担其责任的档案副本送到主持部门；六、凡在生产、经营及其他有关活动中形成的具有保存价值的文件资料，须按要求在规定的时间内存档，任何个人或部门不得擅自处理；七、档案材料必须分类、清楚、装订整齐；八、为了便于保存和利用，所有文件统一用A4纸，书写整齐，图样清晰，禁止使用铅笔、和彩色笔书写。档案文件材料未经鉴定批准，任何人不得涂改、抽换、销毁；各类档案文件材料必须专柜，专架存放，注意防火、防潮、防鼠、防霉变；档案借阅必须履行借阅手续。九、档案的立卷及归档（一）档案材料的归档分类和归档时间要求1、文件档案材料由各部门指定人员负责做好收集、整理、立卷后，交档案室归档；2、商务档案材料由各部门指定人员负责收集、整理、立卷，在商务项目结束后，按专项项目向档案室归档；8/363、财务档案材料的收集、整理、立卷工作，按《会计法》要求，由财务部办理；（二）档案材料的归档次数一般文件材料一式一份，重要的利用频繁的文件材料一式二份；（三）档案材料的归档范围1、公司在经营管理、商务、基建、生产、科研、设备仪器、计划统计、物资供应、劳动工资、财务管理、教育培训、安全保卫等活动的历史记录；2、员工因公外出学习、参观、会议的资料及各种奖状、奖牌、证书、不得据为已有，应向档案室归档；3、公司新购设备、仪器或引进项目到货时，应将随机文件进行核对、登记、并将文件原件向档案室归档。（四）每次专题形式的具有保存价值的文字材料，立卷部门要加以整理，鉴定其质量，对不符合要求的做好补救工作；（五）档案组成，固定排列顺序，填写卷内目录，拟定标题，装订成册，根据要求划分密级和保管期限，加盖相应标记；（六）立卷部门在归档前填写案卷目录和清单，档案员根据目录和清单加以核对，方可归档。十、为保守机密，确保公司利益，根据档案的性质，作用以及对公司的安全和利益可能造成危害的不同程度来确定密级并定期调整。档案密级划分如下：1、绝密文件：主要包括重要会议纪要、决定、决议等，公司重要的经济合同、协议、资产凭证，公司重要商贸项目等；2、机密文件：主要包括公司章程，人事档案材料，各类案情，案件的调查材料及资料，各类分配方案，经营情况报表，固定资产投资计划和统计报表，公司重要经济技术情报，一定范围内公开的决定、决议；3、秘密文件：公司普遍性的规章制度、公司发展材料、公司总体规划和方案；4、普通文件：上列三种密级文件以外的文件为普通文件，不列入密级之中，但仍属“内部资料”，对内公开，对外仍需保密，应加强管理。十一、根据文件材料的科学，历史和现实的利用价值，确定其保管期限，公司档案的保管期限分为永久、定期、长期三类。1、永久：是具有长远利用价值的文件材料均列为永久保存；9/362、定期：在一定时期内具有利用价值的文件材料列为定期保存（分三、五年期）；3、长期：介于以上两种保密期限的文件材料，保存期限从长。十二、离职、调动档案管理员须办好档案移交手续后，方可办理离职、调动手续。第六章合同管理规程目的规范合同管理，杜绝由此引起的经济、法律或其它方面的纠纷。规定一、签约前必须详细了解对方的情况，要求对方出具相关证