《企业档案工作规范》解读

省档案局标准化建设处汪海峰2012年6月5日《企业档案工作规范》解读主要内容一、概述二、企业档案工作组织三、企业档案工作制度四、企业档案业务工作五、企业档案信息化建设六、企业档案工作设施设备1.企业档案2.企业档案工作3.企业档案工作基本要求1.组织系统建设2.企业管理职责3.企业部门职责4.企业档案部门职责5.档案人员要求1.工作规章2.管理制度3.业务规范1.企业档案工作与业务活动2.文件的形成、积累3.文件整理与归档4.档案收集工作5.档案整理工作6.档案保管工作7.档案鉴定工作8.档案统计工作9.档案利用工作1.档案信息化的目标与原则2.电子文件的归档3.传统载体档案数字化4.电子档案的保管5.档案网络化服务6.档案管理系统软件1.档案库房2.业务技术用房3.阅览及陈列室（展览室）4.档案装具5.保护设备6.技术设备一、概述（一）企业档案（二）企业档案工作（三）企业档案工作基本要求（一）企业档案1.档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。DA/T1—2000档案工作基本术语2.企业档案企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。DA/T42—2009企业档案工作规范企业档案构成经营管理生产管理行政管理党群管理产品生产科研开发项目建设设备仪器会计业务职工管理文书档案科技档案——会计档案——人事档案声像档案实物档案电子档案（二）企业档案工作《企业档案工作规范》3.2：企业履行档案管理职责的行为和活动。•由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而是从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。所以，《规范》中“企业档案工作”突出说明和强调的是企业依照《档案法》及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，企业各项活动中的对文件形成、积累、整理和归档责任，以及满足归档文件完整、准确、系统要求的全员责任。（三）企业档案工作基本要求1.企业档案的性质企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分2.企业档案工作的作用企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作3.企业档案工作管理体制企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准4.企业档案工作的目标，方法、技术和手段，任务企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务5.企业依法管理档案的责任企业应维护档案的完整、准确、系统与安全（总则）二、企业档案工作组织1.组织系统建设⑴档案工作领导⑵档案机构设置⑶档案人员配备⑷档案工作体系2.企业管理职责3.企业部门职责4.企业档案部门职责5.档案人员要求①为档案工作持续发展提供保障；②将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；③采取必要的措施确保档案的完整准确系统和安全；④在产权发生变动时做好档案的处置；⑤对档案管理奖成绩、惩损失。①部门或项目负责人的责任；②文件形成者的责任；③专兼职档案员的责任；④职能或承办部门的责任。应在三个层次确定档案工作负责人：①企业分管领导②各职能或承办部门、项目工作部门负责人③档案部门的负责人①企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；②规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；③有条件的大型企业应建立企业档案馆。①企业应配备专职档案人员；②企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；③企业应保持档案人员相对稳定。——增强全员档案意识和档案法制观念，明确岗位职责，落实责任，兑现奖惩。模式一企业分管领导或总工程师办公室负责人档案部门负责人企业内设职能部门负责人兼、专职档案员企业内设职能部门负责人兼、专职档案员企业××分公司负责人兼、专职档案员企业××分公司负责人档案部门模式二企业分管领导企业档案馆企业内设职能部门负责人兼、专职档案员企业内设职能部门负责人兼、专职档案员企业内设职能部门负责人兼、专职档案员企业××分公司负责人档案部门企业××分公司负责人档案部门企业××分公司负责人档案部门企业档案部门职责1.统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。2.负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3.指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。4.监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5.依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。三、企业档案工作制度1.工作规章2.管理制度3.业务规范企业档案工作岗位责任制企业档案工作规定档案工作责任追究制度档案管理应急预案文件归档制度档案保管制度档案鉴定销毁制度档案统计制度档案利用制度档案保密制度电子档案管理制度档案管理系统操作制度文件、档案整理规范档案分类方案文件归档范围和保管期限表特殊载体档案管理规范企业分管领导、办公室分管领导、档案部门负责人、各职能部门（项目）分管负责人、档案部门专职档案人员、各部门兼职档案人员、有关专业技术人员和管理人员职责以企业名义制定以主管档案工作的职能部门名义制定以档案部门名义制定企业档案工作规定（示例）第一章总则第二章档案管理体制与人员配备第三章企业文件材料形成、积累与归档要求第四章档案整理第五章档案保管保密第六章档案鉴定与销毁第七章档案统计第八章档案信息开发利用第九章档案现代化管理第十章资产与产权变动档案处置第十一章奖励与处分第十二章附则四、企业档案业务工作1.企业档案工作与业务活动2.文件的形成、积累3.文件整理与归档4.档案收集工作5.档案整理工作6.档案保管工作7.档案鉴定工作8.档案统计工作9.档案利用工作1.企业档案工作与业务活动●企业档案工作是企业各项业务活动的有机组成部分（1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。（2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。（3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。1.企业档案工作与业务活动“三纳入”企业档案工作应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。“四参加”企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。“四同时”企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。2.文件的形成、积累“文件的档案化管理”——前端控制从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。体现在两个方面：•文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式；•文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。档案字迹耐久性转移固定方式色素成分结膜吸收（渗透）粘附碳黑最耐久（墨、墨汁、黑色油墨）较耐久（碳黑墨水、激光打印字迹）不耐久（如：铅笔）颜料较耐久（彩色油墨、印泥）较耐久（蓝黑墨水、铁盐蓝图线条）染料不耐久（纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、重氮盐蓝图线条、喷墨打印字迹）3.文件整理与归档（1）文件整理①文件整理（立卷）的原则②文件整理的标准、规范要求•管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求；•科技文件的整理应该符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822的要求；•基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28的要求；•会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字〔1998〕32号文件的要求；3.文件整理与归档（1）文件整理②文件整理的标准、规范要求•职工文件的整理应该符合《企业职工档案管理工作规定》劳力字〔1992〕33号文件的要求；•照片文件的整理应该符合《照片档案管理规范》GB/T11821的要求；•录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求；•电子文件的整理应该符合《电子文件归档与管理规范》GB/T18894和《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32的要求；•计算机辅助设计文件的整理应该符合《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1的要求。3.文件整理与归档（2）文件归档范围◆归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销的各个阶段、各种载体形式的文件，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程。归档文件的主要来源：——本企业形成的文件；——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；——本企业执行、办理的外来文件。归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。3.文件整理与归档（2）文件归档范围附录A以生产型工业企业为蓝本制定，不作为企业档案的分类标准。各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本企业特点的文件材料。建筑安装企业，以工程项目为单位的成套性特点较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件一般都需要较长的保管期限。企业文件归档范围和保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知。企业文件归档范围和保管期限表应当及时进行修订。3.文件整理与归档（3）文件归档时间①定期归档——典型形式按年度归档按项目结束时间归档按工作阶段归档——管理类、科技类、会计类等文件适用②随时归档——补充形式临时归档即时归档——产品更新、项目改扩建、设备开箱等文件适用——需要严加控制的核心文件（企业核心档案资源）；机密性强的、特殊的科技文件；与企业利益密切相关的外来文件等。3.文件整理与归档（4）文件归档要求①应实行部门整理、立卷；②归档文件的质量；③归档原件；④非纸质文件和外文材料；⑤归档文件的份数；⑥合作项目文件；⑦填写《档案交接登记表》。档案交接登记表序号题名年度文号或图号页数保管期限备注移交时间：移交部门：移交人签名：接收人签名：4.档案收集工作两个要求：认真做好文件归档的交接工作；企业应该接收档案与收集资料的范围。•收集工作有两种形式：•一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；•二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。5.档案整理工作（1）区分全宗（2）分类方案制定（3）类别号设定（4）档案排列（5）档号编制（6）互见号填写（7）档案编目（8）建立全宗卷5.档案整理工作（1）区分全宗企业变动与全宗划分的几种情况：①一个企业分成两个或两个以上企业的情况（一分为二）②两个或两个以上的企业合并为一个企业的情况（合二为一）③由企业内部的一个组织机构改变成为一个独立的企业的情况（由内变外）④由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况（由外变内）⑤由于某种特殊原因，中断了一段时间的工作，以后又恢复了正常的活动的情况（中断）⑥仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发生改变、企业隶属关系发生改变等情况（更名）5.档案整理工作（2）分类方案分类方法：按职能分类按年度分类按保管期限分类按组织机构分类按问题分类按专业分类按型号分类按项目分类按特征分类按载体分类——一级类目（大类）设置管理类档案——科技类档案二级及其以下类目设置——会计档案——由编制说明、类目表、类别号三部分组成——产品、设备档案——科研、基建档案5.档案整理工作（3）类别号一级类目：党群工作类——A行政事务类——B经营管理类——C生产技术类——D地质勘探类——E基本建设类——F二级及以下类目：采用阿